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GoBD

GoBD-konformes Kassensystem: Belege unveränderlich, Journal lückenlos.

Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung von Büchern in elektronischer Form) sind die Basis jeder Betriebsprüfung. Quill ist von der Architektur her GoBD-konform.

TSE Fiskaly Cloud DSFinV-K GoBD DSGVO · DE-Server
Persönlicher Support · Entwickelt in Göttingen

Stand: September 2026

Was bedeutet GoBD?

GoBD steht für „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff" - eine Verwaltungsvorschrift des Bundesfinanzministeriums. Sie legt fest, wie elektronische Aufzeichnungen (auch Kassendaten) geführt und aufbewahrt werden müssen, damit das Finanzamt sie anerkennt. Die Kernprinzipien: Unveränderbarkeit (nichts darf spurlos geändert oder gelöscht werden), Einzelaufzeichnung (jeder Geschäftsvorfall einzeln), Zeitgerechtheit (Bargeschäfte taggenau) und Nachvollziehbarkeit (ein sachverständiger Dritter muss alles prüfen können). Für Kassen heißt das praktisch: elektronisches Journal statt Excel, Storno nur als eigener Vorgang, Export fürs Finanzamt jederzeit möglich.

Echter Screenshot der Quill-Kasse (Demo-Daten): Tagesbericht vom 04.05.2026 mit Brutto-Umsatz 90,74 €, drei Belegen, null Stornos, MwSt-Aufteilung 19 % und 7 % und Zahlart Bar
Echter Screenshot aus Quill mit Demo-Daten: der Tagesbericht unter „Berichte“ mit Umsatz, Belegzahl, Stornos, MwSt-Aufteilung und Zahlarten. Von hier aus laufen Tagesabschluss und Exporte.

Was macht ein GoBD-Kassensystem aus?

Ein GoBD-Kassensystem ist eine elektronische Kasse, deren Aufzeichnungen das Finanzamt ohne Beanstandung anerkennt. Vier Merkmale müssen technisch erzwungen sein - nicht nur „versprochen":

  1. Unveränderbarkeit: Gebuchte Belege lassen sich nachträglich nicht ändern; Korrekturen laufen nur als eigener Storno-Vorgang mit Spur.
  2. Einzelaufzeichnung: Jeder Geschäftsvorfall wird einzeln erfasst - Artikel, Betrag, MwSt, Zahlart, Zeitpunkt -, keine Tagessummen-Buchung.
  3. Manipulationssicheres Journal: Append-only-Journal mit Hashkette plus TSE-Signatur, sodass jede Lücke oder Änderung forensisch erkennbar wäre.
  4. Auswertbarer Export: Alle Daten jederzeit maschinenlesbar exportierbar - als DSFinV-K-Paket für den Prüfer und als CSV/FiBu für die Kanzlei.

Wie Quill diese vier Punkte in der Architektur umsetzt, zeigen die folgenden Abschnitte im Detail.

Checkliste: diese sechs Fragen entscheiden bei der Anbieter-Auswahl

Die vier Merkmale oben beschreiben, was ein System technisch können muss. In der Praxis scheitert die Prüfung aber seltener an der Technik als an dem, was rundherum fehlt: ein Dokument, ein Protokoll, ein Export, den niemand je ausprobiert hat. Die folgenden sechs Fragen stellen Sie jedem Anbieter, bevor Sie unterschreiben. Lassen Sie sich die Antwort in der Demo zeigen, eine Zusage am Telefon reicht nicht.

Frage an den AnbieterWoran Sie die Antwort prüfenBei Quill
1. Bekomme ich eine Verfahrensdokumentation, die ich anpassen kann? Die GoBD verlangen die Verfahrensdokumentation vom Betrieb (Abschnitt 10.1). Ein PDF-Werbeblatt ist keine. Lassen Sie sich das Dokument vorab zeigen. Template als Markdown zum Anpassen, inklusive Berechtigungs-, Datensicherungs- und Notfall-Kapitel.
2. Kann ich den DSFinV-K-Export selbst auslösen, ohne ein Ticket zu schreiben? „Auf Anfrage" ist bei einer Kassen-Nachschau zu spät. Bitten Sie in der Demo um einen echten Export und öffnen Sie das Paket. Export selbst auslösbar, auch über den Login Ihres Steuerberaters, als TAR-Paket nach DSFinV-K (Schema 2.3), dazu CSV und FiBu-Stapel für die Kanzlei.
3. Wer darf stornieren, Preise ändern oder Berichte löschen, und wo wird das protokolliert? Fragen Sie nach dem Änderungsprotokoll, nicht nach der Rollenliste. Ohne Protokoll ist die Rollenliste nur eine Behauptung. Audit-Log per Datenbank-Trigger: wer hat wann welche Einstellung oder Stammdaten geändert. Storno ist ein eigener, journalisierter Vorgang.
4. Welche TSE steckt dahinter, wie lange läuft ihr Zertifikat, und wer meldet die Kasse dem Finanzamt? Die Mitteilungspflicht für elektronische Aufzeichnungssysteme steht in § 146a Abs. 4 AO. Zertifikate von Hardware-TSE sind befristet, das Ablaufdatum sollte der Anbieter kennen. BSI-zertifizierte Cloud-TSE (Fiskaly DE V2), ohne USB-Stick und ohne eigenes Zertifikats-Management. Für die Meldung liefern wir das ausgefüllte Datenblatt, abgeschickt wird sie von Ihnen oder der Kanzlei.
5. Sind Einlage, Entnahme, Kassendifferenz und Geldtransit eigene Vorgangsarten? Wenn diese vier Bewegungen nur als „Sonstiges" gebucht werden können, wird der Kassenbestand nicht kassensturzfähig. Einlagen, Entnahmen und Kassendifferenzen sind eigene Vorgänge auf eigenen Konten, getrennt vom Verkaufsumsatz, jeweils im Journal.
6. Komme ich nach einem Anbieterwechsel noch an Journal und Exporte? Die Aufbewahrungspflicht trifft Sie, nicht den Anbieter (§ 147 AO). Klären Sie Export-Format und Zugriff für die Zeit nach dem Vertrag. Vollständiger Export jederzeit selbst auslösbar, damit Sie die Daten vor einem Wechsel mitnehmen. Dazu tägliche Cloud-Backups auf Servern in Deutschland.

Welche technischen Merkmale hinter diesen Fragen stehen, steht kompakt in der Antwort auf „Welches Kassensystem ist GoBD-konform?" weiter unten.

Die zentralen GoBD-Prinzipien

  • Unveränderbarkeit: Einmal gebuchte Belege dürfen nicht geändert werden - Stornos sind eigene Vorgänge.
  • Vollständigkeit: Jeder Geschäftsvorfall muss erfasst und dokumentiert sein.
  • Nachvollziehbarkeit: Jede Veränderung muss protokolliert sein (Wer, Wann, Was).
  • Zeitgerechte Buchung: Belege werden zeitnah erfasst, nicht „später nachgepflegt".
  • Aufbewahrungspflicht: 10 Jahre, jederzeit lesbar und auswertbar.

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Wie Quill GoBD umsetzt

  • Belege immutable: status=closed|voided, keine UPDATEs auf Positionen - datenbank-erzwungen.
  • Storno = eigener Vorgang: mit Journal-Eintrag und Beleg, lückenlose Spur.
  • Append-only Journal: SHA256-Hashkette (prev_hash + hash), jede Änderung wäre forensisch erkennbar.
  • Fortlaufende Belegnummer: Format YYYY-NNNNNN, Lücken sind Pflicht-erkennbar.
  • MwSt-Aufteilung: Pro Beleg in tax_json, jederzeit rekonstruierbar.
  • Audit-Log: Wer hat wann was geändert (Settings, Stammdaten) - DB-Trigger erzwungen.
  • Backup & Aufbewahrung: Tägliche Cloud-Backups auf deutschen Servern, 10 Jahre dokumentiert.

Gibt es ein GoBD-Zertifikat?

„GoBD-zertifiziert" steht auf vielen Kassen-Websites. Ein amtliches Zertifikat dafür gibt es nicht. Die GoBD sagen es selbst: Weil sich IT-Systeme in unzähligen Varianten einrichten und kombinieren lassen, gibt die Finanzverwaltung keine allgemeine Aussage zur Konformität einer Hard- oder Software ab (Rz. 179). Positivtestate zur Ordnungsmäßigkeit einer Buchführung werden weder in der Außenprüfung noch als verbindliche Auskunft erteilt (Rz. 180). Zertifikate und Testate Dritter dürfen ein Auswahlkriterium sein, binden das Finanzamt aber nicht. Verantwortlich für die ordnungsmäßige Kassenführung bleibt der Betrieb (Rz. 181).

Für die Auswahl heißt das: Ein Siegel auf der Anbieter-Website sagt wenig. Wichtiger ist, ob Sie Ihre Kassenführung in der Prüfung erklären und belegen können. Dafür brauchen Sie:

  • Eine Verfahrensdokumentation, die zum Betrieb passt: Beschrieben ist, was wirklich läuft, inklusive Rechten, Datensicherung und Ausfall.
  • Einen Export, den Sie selbst schon einmal erzeugt haben: ein DSFinV-K-Paket, das Sie in der Nachschau liefern können, ohne es dort zum ersten Mal zu suchen.
  • Protokolle, die Änderungen zeigen: Journal mit Hashkette, TSE-Signatur je Beleg und ein Audit-Log für Einstellungen.

Eine Herstellerbescheinigung ist deshalb nicht wertlos: Sie dokumentiert, was der Anbieter zusagt, und gehört in die Unterlagen. Sie ersetzt aber weder die Verfahrensdokumentation noch den funktionierenden Export. In der Prüfung zählen Ihre Aufzeichnungen, nicht das Papier des Anbieters. Das gilt auch für unseres.

Foto, Ausschnitt: Testbon aus dem Drucker einer Sunmi V3h mit „Beleg gem. § 6 KassenSichV“, „*** DEMO *** keine gültige Rechnung“ und „Test-TSE / Fiskaly Demo-API“, darunter die Statuszeile der Quill-Kasse „TSE aktiv (Test)“
KassenSichV am BonAusschnitt aus einem unbearbeiteten Foto vom Mai 2026: Testbon einer Sunmi V3h mit Quill. Mit „Beleg gem. § 6 KassenSichV“ beginnt der Pflichtteil des Belegs. Die Kasse hing an der Test-TSE von Fiskaly, deshalb steht darunter „DEMO“. Im Echtbetrieb stehen an dieser Stelle Signaturzähler, Zeitstempel und Signatur der TSE.

GoBD, KassenSichV, TSE und DSFinV-K: wer regelt was

Vier Begriffe, die im Alltag durcheinandergehen, weil sie alle dasselbe Ziel haben: Kassendaten sollen später nachweisbar sein. Rechtlich sind es verschiedene Ebenen: Grundsätze, Verordnung, Bauteil und Datenformat. Die Tabelle sortiert sie.

WasRechtsquelleGilt fürNachweis in der Prüfung
GoBD Verwaltungsvorschrift des Bundesfinanzministeriums, BMF-Schreiben vom 28.11.2019, geändert am 11.03.2024 und am 14.07.2025; gesetzliche Basis u. a. §§ 145 bis 147 AO alle steuerlich relevanten elektronischen Aufzeichnungen, also auch jede Kasse, unabhängig von Branche und Umsatz Verfahrensdokumentation, nachvollziehbare Aufzeichnungen, Unveränderbarkeit (§ 146 Abs. 4 AO)
§ 146a AO und KassenSichV Abgabenordnung und Kassensicherungsverordnung Betriebe, die ein elektronisches Aufzeichnungssystem einsetzen TSE im Einsatz, Belegausgabe, Mitteilung der Kasse nach § 146a Abs. 4 AO
TSE technische Anforderung aus § 146a AO und KassenSichV, zertifiziert vom BSI jede einzelne Kasse im Betrieb Signatur, Signaturzähler und Zeitstempel auf dem Beleg, meist als QR-Code
DSFinV-K einheitliche digitale Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme Datenherausgabe bei Kassen-Nachschau (§ 146b Abs. 2 AO) und Außenprüfung (§ 147 Abs. 6 AO) vollständiges Exportpaket, maschinell auswertbar

Merksatz für die Praxis: Die GoBD gelten immer, § 146a AO und die KassenSichV gelten, sobald elektronisch kassiert wird, die TSE ist das Bauteil dahinter und DSFinV-K ist die Sprache, in der die Daten das Haus verlassen. Wo die geplante Registrierkassenpflicht 2027 in dieses Gefüge passt, zeigt die Übersicht zur Fiskalisierung in Deutschland.

GoBD-Kassenbuch: was die Kasse dokumentieren muss

Ein klassisches, handgeschriebenes Kassenbuch ist bei einer elektronischen Kasse in der Regel überflüssig - vorausgesetzt, die Kasse liefert die Pflichtdaten selbst: täglicher Z-Bon mit Kassenstand und MwSt-Aufteilung, jede Bargeldbewegung als eigener Vorgang (auch Privateinlagen und -entnahmen), Kassendifferenzen erfasst und gegengezeichnet sowie der jederzeit mögliche DSFinV-K-Export als maschinenlesbare Gesamtaufzeichnung. Quill bucht Einlagen, Entnahmen und Differenzen auf eigene Konten - getrennt vom Verkaufsumsatz, revisionssicher im Journal. Wie das im Alltag aussieht, Bewegung für Bewegung, steht im Leitfaden Kassenbuch GoBD-konform führen.

Kassensturzfähigkeit: der Punkt, an dem die meisten Kassenbücher scheitern

Der Kern der Kassenführung ist die Kassensturzfähigkeit: Der rechnerische Kassenbestand aus den Aufzeichnungen und das tatsächlich in der Schublade liegende Bargeld müssen jederzeit vergleichbar sein. Genau daran scheitern nachträglich geführte Kassenbücher - wer abends aus dem Z-Bon eine Zahl abschreibt, kann den Tagesverlauf nicht mehr belegen. In Quill ist der Bestand kein Rechenergebnis, sondern eine fortgeschriebene Größe: Der Wechselgeldbestand wird beim Eröffnen der Kasse erfasst, jeder Bar-Vorgang verändert ihn, und beim Abschluss steht der gezählte Bestand dem rechnerischen Sollbestand gegenüber. Weicht etwas ab, wird die Differenz als eigener Vorgang gebucht statt stillschweigend geglättet.

Echter Screenshot der Quill-Kasse in der Bildschirmgröße einer Sunmi V3h (Demo-Daten): Warenkorb mit 2 × Pizza Margherita 19,80 €, 1 × Lasagne 12,90 €, 1 × Tiramisu 4,90 €, 2 × Espresso 5,00 €, Total 42,60 €
EinzelaufzeichnungEchter Screenshot aus Quill in der Bildschirmgröße einer Sunmi V3h, Demo-Daten. Jede Position steht einzeln im Warenkorb, mit Menge, Einzelpreis und Zeilensumme. So geht der Verkauf auch ins Journal: Position für Position, mit Zeitpunkt und Zahlart.

Diese sechs Bewegungen gehören ins Kassenbuch

  1. Bareinnahmen - jeder Verkauf einzeln, nicht als Tagessumme. Die Einzelaufzeichnung ist der Regelfall, Tagessummen sind die Ausnahme.
  2. Barausgaben - Wareneinkauf, Trinkgeld-Auszahlung, Portokasse; jeweils mit Beleg und Gegenkonto.
  3. Privateinlagen - Geld, das aus dem Privatvermögen in die Kasse kommt. Ohne diese Buchung entsteht rechnerisch eine unerklärte Einnahme.
  4. Privatentnahmen - Geld, das die Kasse für private Zwecke verlässt. Der häufigste Grund für Beanstandungen ist eine Kasse, die zwischendurch negativ wird.
  5. Kassendifferenzen - Über- und Fehlbeträge aus dem Zählprotokoll, erfasst und nicht verrechnet.
  6. Geldtransit - Einzahlung auf das Bankkonto oder Übergabe an den Tresor; im Kassenbuch ein Abgang, kein Aufwand.

Zwei Fehler fallen in der Prüfung besonders schnell auf: ein negativer Kassenbestand (rechnerisch unmöglich - es wurde eine Einlage vergessen oder eine Einnahme nicht erfasst) und ein Kassenbuch, das erst Tage später gefüllt wurde. Die GoBD verlangen zeitgerechte Aufzeichnung; für Bargeschäfte heißt das taggenau. Quill schreibt jede Bewegung im Moment der Buchung in das append-only Journal, samt Zeitstempel, Mitarbeiter und TSE-Signatur - nachträgliches Verschieben ist technisch ausgeschlossen.

Wer kein Kassenbuch braucht - und wer doch

Wer seinen Gewinn per Einnahmen-Überschuss-Rechnung nach § 4 Abs. 3 EStG ermittelt, ist zur Kassenbuchführung nicht verpflichtet - die Aufzeichnungspflicht für Bareinnahmen und die Belegpflicht gelten trotzdem. Wer bilanziert, braucht die Kassenaufzeichnung als Teil der Buchführung. In beiden Fällen gilt: Sobald eine elektronische Kasse im Einsatz ist, greifen KassenSichV, Einzelaufzeichnung und DSFinV-K unabhängig von der Gewinnermittlungsart. Ob im konkreten Fall zusätzlich ein separates Kassenbuch geführt werden sollte, entscheidet Ihr Steuerberater - die Daten dafür laden Sie in Quill als CSV-Datei oder FiBu-Buchungsstapel herunter.

Kassen-Nachschau nach § 146b AO: Ablauf und Unterlagen

Die Kassen-Nachschau ist seit 2018 in § 146b AO geregelt und der Grund, warum Kassenführung keine Jahresaufgabe ist. Sie findet ohne vorherige Ankündigung und außerhalb einer Außenprüfung statt, während der üblichen Geschäfts- und Arbeitszeiten (§ 146b Abs. 1 AO). Wohnräume dürfen gegen den Willen des Inhabers nur zur Verhütung dringender Gefahren betreten werden. Auf Verlangen sind Aufzeichnungen, Bücher und die für die Kassenführung erheblichen Organisationsunterlagen vorzulegen, und bei elektronisch geführten Daten kann der Prüfer die Übermittlung über die einheitliche digitale Schnittstelle verlangen; die Kosten dafür trägt der Betrieb (§ 146b Abs. 2 AO). Für Kassen ist diese Schnittstelle der DSFinV-K-Export, dort steht auch, wie das Paket aufgebaut ist. Geben die Feststellungen Anlass dazu, kann ohne vorherige Prüfungsanordnung zu einer Außenprüfung übergegangen werden; darauf wird schriftlich hingewiesen (§ 146b Abs. 3 AO). Die Kurzdefinition steht auch im Kassen-Lexikon unter Kassennachschau (§ 146b AO).

Der Nachschau unterliegt nicht nur die Cloud-Kasse: Auch eine offene Ladenkasse kann Gegenstand der Nachschau sein, dort dann anhand von Zählprotokoll und Kassenbericht statt anhand von Journal und Signatur.

Was Sie in der Nachschau vorlegen sollten

Diese Unterlagen und Daten sollten Sie ohne lange Suche vorlegen können. Vorbereiten müssen Sie dafür nichts Besonderes, Sie sollten nur wissen, wo was steht:

  1. Kassensturz: gezähltes Bargeld gegen den rechnerischen Bestand. In Quill steht der Sollbestand im Kassenabschluss, jede Bar-Bewegung hat ihn fortgeschrieben.
  2. Einzelaufzeichnungen des Tages: jeder Vorgang mit Artikel, Betrag, Steuersatz, Zahlart und Uhrzeit, nicht nur die Tagessumme.
  3. Beleg mit Signatur: ein beliebiger Bon, auf dem Signaturwert, Zähler und Zeitstempel der TSE stehen.
  4. Datenexport: das DSFinV-K-Paket für den angefragten Zeitraum, aus der Kasse heraus erzeugt.
  5. Verfahrensdokumentation und Rechte: wer darf stornieren, wer Preise ändern, wie wird gesichert, und stimmt das mit der Praxis überein?

Kommt die Nachschau in den Feierabend oder mitten in den Mittagsservice, hilft die Arbeitsteilung: Der Prüfer sieht die Kasse, Sie rufen Ihren Steuerberater an. Nachträglich erstellte Aufzeichnungen helfen dabei nicht, sie widersprechen dem, was die GoBD unter zeitgerechter Erfassung verstehen. Wie das Kassenbuch dabei mitläuft, steht ausführlich im Leitfaden Kassenbuch GoBD-konform führen.

Verfahrensdokumentation: das verlangt der Prüfer

Die GoBD verlangt eine Verfahrensdokumentation für jedes Kassensystem - Quill liefert das Template als Markdown, das Sie an Ihr Geschäft anpassen können. Pflicht-Inhalte: Beschreibung des Systems, Berechtigungs-Konzept, Datensicherungs-Strategie, Verantwortlichkeiten, Notfall-Plan.

In der Prüfung schaut der Prüfer konkret darauf, ob die Dokumentation zum tatsächlichen Betrieb passt: Wer darf stornieren und Preise ändern (Berechtigungs-Konzept vs. gelebte Praxis)? Wie werden Ausfälle dokumentiert (TSE-Ausfall, Internet-Ausfall)? Ist die Datensicherung so beschrieben, wie sie wirklich läuft? Eine Muster-Dokumentation, die nie an den Betrieb angepasst wurde, fällt in der Betriebsprüfung schnell auf - planen Sie eine Stunde ein und aktualisieren Sie das Dokument bei jeder größeren Änderung.

Aufbewahrung und Datenzugriff: was wie lange liegen bleibt

Die Fristen stehen in § 147 Abs. 3 AO, und sie sind nicht einheitlich: Bücher, Aufzeichnungen, Inventare und Jahresabschlüsse sind zehn Jahre aufzubewahren, für Buchungsbelege nennt die Vorschrift inzwischen acht Jahre, für sonstige Unterlagen wie Geschäftsbriefe sechs. Das Kassenjournal zählt zu den Aufzeichnungen, dafür bleibt es bei zehn Jahren. Ob einzelne Kassenbelege wie Z-Bons als Buchungsbelege unter die Achtjahresfrist fallen und welche Übergangsregel für ältere Belege gilt, klärt Ihr Steuerberater.

Genauso wichtig ist die Form: Bei einer Außenprüfung kann die Finanzbehörde nach § 147 Abs. 6 AO in die gespeicherten Daten Einsicht nehmen, sie maschinell auswerten lassen oder in maschinell auswertbarem Format übermittelt bekommen. Eine ausgedruckte Bon-Rolle im Karton erfüllt das nicht. Für die Kasse bedeutet das:

  • Maschinell auswertbar: Journal und Einzeldaten bleiben als Daten erhalten, nicht als PDF-Bild.
  • Über den Anbieterwechsel hinaus: Die Pflicht trifft Ihren Betrieb. Klären Sie vor jedem Wechsel, wie Sie an die Altdaten kommen. Bei Quill lösen Sie dafür den vollständigen Export selbst aus.
  • Gesichert: Bei Quill laufen tägliche Cloud-Backups auf Servern in Deutschland. Beschreiben Sie das in der Verfahrensdokumentation, denn geprüft wird auch, wie die Daten gesichert werden.

Wenn die Kassenführung nicht stimmt: Beweiskraft, Schätzung, Bußgeld

Buchführung und Aufzeichnungen, die den Vorschriften der §§ 140 bis 148 AO entsprechen, sind der Besteuerung zugrunde zu legen. Das ist die Beweiskraft aus § 158 Abs. 1 AO, und sie ist der eigentliche Wert einer sauberen Kassenführung. Diese Beweiskraft entfällt nach § 158 Abs. 2 AO, wenn Anlass besteht, die sachliche Richtigkeit zu beanstanden, oder wenn elektronische Daten nicht nach den Vorgaben der einheitlichen digitalen Schnittstellen bereitgestellt werden. Der Betrieb verliert dann nicht automatisch, aber er verliert die Vermutung, dass seine Zahlen stimmen.

Was dann folgen kann:

  • Schätzung: Kann die Finanzbehörde die Besteuerungsgrundlagen nicht ermitteln oder berechnen, hat sie sie zu schätzen (§ 162 Abs. 1 AO). Legt jemand angeforderte Aufzeichnungen nicht vor, nennt § 162 Abs. 2 AO das ausdrücklich als Schätzungsfall. Wie hoch eine Schätzung ausfällt, hängt vom Einzelfall ab.
  • Bußgeld: § 379 AO behandelt die Steuergefährdung als Ordnungswidrigkeit. Für Verstöße rund um elektronische Aufzeichnungssysteme nach § 146a AO und für unrichtige Aufzeichnungen sieht § 379 Abs. 6 AO eine Geldbuße von bis zu 25.000 Euro vor. Das ist der gesetzliche Höchstrahmen. Mehr zu den Bußgeldern im Kassenbereich steht auf der Seite zur KassenSichV.
  • Übergang zur Außenprüfung: Aus einer Kassen-Nachschau kann nach § 146b Abs. 3 AO ohne vorherige Prüfungsanordnung eine Außenprüfung werden.

Diese Seite ist keine Steuerberatung und kann sie nicht ersetzen; für Ihren Fall entscheidet Ihr Steuerberater. Was wir beitragen können, ist der technische Teil: eine Kasse, bei der Unveränderbarkeit, Journal, Signatur und Export nicht von der Disziplin am Abend abhängen, sondern vom System. Die Software kostet ab 29 € netto im Monat, die TSE 9 € netto im Monat. Passende Geräte mit vorinstalliertem Quill finden Sie bei den Hardware-Bundles.

Häufige Fragen zur GoBD

Ist eine Excel-Kasse GoBD-konform?

Nein. Excel-Tabellen sind nachträglich änderbar, ohne dass die Änderung protokolliert wird - das verletzt das GoBD-Prinzip der Unveränderbarkeit. Als Kassenaufzeichnung für Bargeschäfte ist Excel deshalb ungeeignet; bei einer Prüfung drohen Verwerfung der Buchführung und Hinzuschätzung. Elektronisch kassieren heißt: Kasse mit TSE und append-only Journal.

Welches Kassensystem ist GoBD-konform?

GoBD-konform ist ein Kassensystem, das Unveränderbarkeit, Einzelaufzeichnung, ein manipulationssicheres Journal und den DSFinV-K-Export technisch erzwingt - und mit einer BSI-zertifizierten TSE arbeitet. Quill erfüllt alle vier Merkmale ab Tag 1: append-only Journal mit SHA256-Hashkette, Storno nur als eigener Vorgang, lückenlose Belegnummern und der DSFinV-K-Export unter „Berichte → DSFinV-K-Export“. Fragen Sie beim Anbieter Ihrer Wahl immer nach Verfahrensdokumentation und DSFinV-K - ohne beides hilft die schönste Oberfläche in der Prüfung nichts.

Muss ich zusätzlich zur Kasse ein Kassenbuch führen?

Bei einer elektronischen Kasse decken Z-Bon, Journal und DSFinV-K-Export die Pflichtdaten in der Regel ab. Wichtig ist, dass auch Einlagen und Entnahmen als Vorgänge erfasst werden. Im Zweifel klären Sie den konkreten Umfang mit Ihrem Steuerberater.

Ändert die Registrierkassenpflicht 2027 etwas an den GoBD?

Nein - die GoBD gelten unabhängig davon weiter. Die geplante Registrierkassenpflicht 2027 weitet nur den Kreis der Betriebe aus, die eine elektronische Kasse (und damit GoBD-konforme Kassenführung) brauchen. Wie die GoBD als Fundament in das Gesamtsystem der Fiskalisierung in Deutschland eingebettet sind, erklärt die Übersichtsseite.

Reicht eine Herstellerbescheinigung als Nachweis der GoBD-Konformität?

Nein, als Nachweis reicht sie nicht. Die GoBD halten ausdrücklich fest, dass die Finanzverwaltung keine allgemeine Aussage zur Konformität einer Software trifft und dass Zertifikate oder Testate Dritter das Finanzamt nicht binden (Rz. 179 bis 181). Verantwortlich für die ordnungsmäßige Kassenführung bleibt Ihr Betrieb. Eine Herstellerbescheinigung ist trotzdem sinnvoll: Sie dokumentiert die Zusagen des Anbieters und gehört zu Ihren Unterlagen. Entscheidend sind in der Prüfung aber Ihre Verfahrensdokumentation, Ihre Protokolle und ein Export, der wirklich funktioniert.

Ist eine Kasse mit TSE automatisch GoBD-konform?

Nein. Die TSE signiert jeden Vorgang und erfüllt damit einen Teil der Anforderungen aus § 146a AO und der Kassensicherungsverordnung. Die GoBD verlangen darüber hinaus Einzelaufzeichnung, Unveränderbarkeit nach § 146 Abs. 4 AO, zeitgerechte Erfassung, eine Verfahrensdokumentation und die maschinell auswertbare Aufbewahrung. Eine Kasse mit TSE, aber ohne Änderungsprotokoll, ohne dokumentierte Rechte und ohne funktionierenden Export ist deshalb noch nicht GoBD-konform.

Wie lange müssen Kassendaten aufbewahrt werden?

Nach § 147 Abs. 3 AO gelten zehn Jahre für Bücher, Aufzeichnungen, Inventare und Jahresabschlüsse, acht Jahre für Buchungsbelege und sechs Jahre für sonstige Unterlagen. Das Kassenjournal zählt zu den Aufzeichnungen, dafür bleibt es bei zehn Jahren. Aufbewahren heißt dabei maschinell auswertbar: Bei einer Außenprüfung kann die Finanzbehörde nach § 147 Abs. 6 AO Einsicht nehmen, Daten auswerten lassen oder eine Übermittlung in auswertbarem Format verlangen. Ob einzelne Kassenbelege wie Z-Bons unter die Achtjahresfrist fallen und welche Frist in Ihrem Fall greift, klärt Ihr Steuerberater.

Was passiert bei einer Kassen-Nachschau?

Die Kassen-Nachschau nach § 146b AO findet ohne vorherige Ankündigung während der üblichen Geschäfts- und Arbeitszeiten statt. Die Amtsträger können Aufzeichnungen, Bücher und die für die Kassenführung erheblichen Organisationsunterlagen einsehen; bei elektronischen Daten dürfen sie die Übermittlung über die einheitliche digitale Schnittstelle verlangen, deren Kosten der Betrieb trägt. Typischerweise geht es um Kassensturz, Einzelaufzeichnungen, einen Beleg mit TSE-Signatur, den Datenexport und die Verfahrensdokumentation. Geben die Feststellungen Anlass dazu, kann nach § 146b Abs. 3 AO ohne vorherige Prüfungsanordnung zu einer Außenprüfung übergegangen werden.

Ist meine alte Registrierkasse noch GoBD-konform?

Das hängt davon ab, ob sie jeden Vorgang einzeln und unveränderbar aufzeichnet, mit einer zertifizierten TSE signiert und die Daten maschinell auswertbar herausgibt. Ältere Registrierkassen ohne TSE-Nachrüstung und ohne Datenexport erfüllen das nicht mehr. Prüfen lassen sich zwei Punkte sofort: Steht auf dem Bon eine Signatur mit Zähler und Zeitstempel, und lässt sich ein Datenexport für einen beliebigen Tag erzeugen? Fehlt einer der beiden, sprechen Sie mit Ihrem Steuerberater über den Umstieg.

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