Terminbuchung + Kasse in einem
Im Salon sind Termin und Bezahlung zwei Hälften desselben Vorgangs, bei Quill laufen sie deshalb in einem System. Die öffentliche Buchungsseite unter Ihrer Domain nimmt den Termin an (Service, Mitarbeiterin, Zeitfenster, optional Stripe-Anzahlung), der Termin erscheint im Mitarbeiter-Kalender auf dem Kassen-Tablet, und beim Check-out wird die Anzahlung automatisch gegengerechnet. Kein Übertragen zwischen Buchungstool und Kasse, keine vergessenen Anzahlungen. Alle Details zum Modul: Terminbuchung mit Quill.
Kundenkartei im Salon: Notizen, Rezepturen, letzte Käufe
Früher stand die Farbrezeptur auf einer Karteikarte hinter dem Empfang. In Quill öffnen Sie die Karte der Kundin: Adresse und Kontaktdaten, Ihre Notizen, die letzten Käufe und offene Posten stehen auf einer Seite. Termin, Kundenkartei und Bon greifen auf dieselben Kundendaten zu, gepflegt wird also nichts doppelt.
Eine eigene Rezeptur-Maske mit Farbtabelle hat Quill nicht. In der Praxis reicht die Notiz: Farbe, Oxidant, Mischverhältnis und Einwirkzeit schreiben Sie in die Notizen oder legen dafür ein eigenes Feld an. Beim nächsten Färbetermin steht die Rezeptur dort, wo Sie sie abgelegt haben. Notizen je Kontakt, Anhänge und eigene Felder gehören zum CRM-Light, das ab Quill Markt (49 € netto im Monat) enthalten ist.
Für Stammkundinnen kommen Kundengruppen mit Stammrabatt, Treuepunkte pro Euro und Geburtstags-Aktionen dazu, der Rabatt wird an der Kasse automatisch abgezogen. Mehr dazu auf der Seite Kundenbindung mit Punkten und Stammkundenrabatt. Ein Hinweis zum Datenschutz: In die Kundenkartei gehört nur, was Sie für die Behandlung brauchen. Angaben zu Allergien oder Hautreaktionen gelten als Gesundheitsdaten nach Art. 9 DSGVO, dafür brauchen Sie in der Regel die ausdrückliche Einwilligung der Kundin.
Leistungen, Zeiten und Mitarbeiter abrechnen
Friseur-Umsatz besteht aus Dienstleistung plus Produktverkauf, und Quill hält beides getrennt: Service-Kategorien (Schnitt, Farbe, Pflege) und Produkt-Kategorien werden je Mitarbeiterin ausgewertet, inklusive Tagesumsatz aus Service + Verkauf am Schichtende. Jede Mitarbeiterin arbeitet mit eigener PIN und eigenem Ressourcen-Kalender mit individuellen Service-Zeiten und Pufferzeiten. Für die Kanzlei bleibt die Trennung im FiBu-Export erhalten. Eine eigene Provisionsabrechnung hat Quill nicht: Den Umsatz je Mitarbeiterin lesen Sie im Tages- und Monatsbericht ab und rechnen daraus Provision oder Umsatzbeteiligung.
Kassensystem für Kosmetik- und Nagelstudios
Im Kosmetik- oder Nagelstudio läuft der Tag wie im Salon über Termine, nur mit anderen Zeiten: Eine Maniküre ist schneller erledigt als eine Neumodellage, eine Gesichtsbehandlung belegt die Kabine länger als das Zupfen der Augenbrauen. In Quill hat deshalb jede Leistung eine eigene Dauer und einen eigenen Preis, und Sie legen fest, welche Mitarbeiterin oder welcher Raum sie anbietet. Mitarbeiterinnen und Räume, etwa die Behandlungskabine, haben eigene Kalender mit eigenen Öffnungszeiten und Pausen; online sieht die Kundin nur die freien Zeiten.
Zwischen zwei Terminen brauchen Sie Zeit, um Instrumente zu desinfizieren oder die Kabine vorzubereiten. Dafür stellen Sie Puffer vor und nach einem Termin ein, eine Mindestvorlaufzeit und ein Buchungshorizont in Tagen verhindern Buchungen, die Sie nicht schaffen. Für lange Behandlungen wie eine Neumodellage legen Sie je Leistung fest, ob eine Stripe-Anzahlung nötig ist: Der Termin ist dann erst nach der Zahlung bestätigt, und an der Kasse wird die Anzahlung automatisch gegengerechnet. Online-Buchung mit Mitarbeiter- und Raumkalendern und Stripe-Anzahlung ist ab Quill Online (89 € netto im Monat) enthalten. Wer mobil arbeitet, etwa mit Kosmetik oder Nageldesign beim Hausbesuch, kassiert mit dem Handgerät Sunmi V3h, das weiter unten beschrieben ist.
Pflegeprodukte, Gutscheine und Stammkundinnen
Behandlung und verkaufte Produkte, etwa Nagelöl oder eine Pflegecreme für zu Hause, stehen auf einem Bon; Quill wertet Dienstleistung und Verkauf getrennt aus, auch je Mitarbeiterin. Wertgutscheine sind in jedem Quill-Paket enthalten, beim Einlösen führt Quill den Restwert. In der Kundenkartei notieren Sie zum Beispiel die bevorzugte Behandlung, die verwendete Gel- oder Lackfarbe und die Nagelform, damit beim nächsten Termin jede Kollegin sieht, was zuletzt gemacht wurde. Notizen und eigene Felder gehören zum CRM-Light ab Quill Markt. Für Angaben zu Allergien oder Unverträglichkeiten gilt der Datenschutz-Hinweis oben zur Kundenkartei (Art. 9 DSGVO).
Kartenzahlung am Empfang, gerade bei höheren Beträgen
Bei einer Neumodellage oder einer Behandlung mit Pflegeprodukten zählt, dass die Zahlung am Empfang schnell und ohne Tippfehler läuft. An der Sunmi D3 mini oder der V3h hält die Kundin Karte, Handy oder Uhr an das Display (SoftPOS), der Betrag kommt direkt aus dem Bon, und eine geleistete Anzahlung ist schon abgezogen. Ein zweites Gerät, in das jemand den Betrag abtippt, brauchen Sie dafür nicht. Wer Karten stecken und die PIN eingeben lassen möchte, nimmt ein ZVT-Kartenterminal dazu, dem die Kasse den Betrag übergibt. Die Konditionen für die Kartenzahlung stehen in Ihrem Angebot. Mit Ihrem eigenen ZVT-Terminal gelten die Konditionen Ihres Zahlungsdienstleisters. Beide Wege im Überblick zeigt die Seite Kartenzahlung mit Quill. Für die geplante Kassenpflicht gilt im Kosmetik- und Nagelstudio dasselbe wie im Friseursalon, der Abschnitt dazu steht weiter unten.
