Was ist eine elektronische Kasse rechtlich?
Das Gesetz spricht von einem elektronischen Aufzeichnungssystem (§ 146a AO). Gemeint sind nach § 1 KassenSichV „elektronische oder computergestützte Kassensysteme oder Registrierkassen“. Dazu gehören die klassische Registrierkasse, die PC-Kasse mit Touchscreen, die Kassen-App auf dem Tablet und die Cloud-Kasse im Browser. Auch EU-Taxameter und Wegstreckenzähler zählen dazu. Die Bauform spielt keine Rolle: Sobald ein Gerät Verkäufe elektronisch aufzeichnet, gelten die Pflichten unten.
Ausdrücklich keine elektronischen Aufzeichnungssysteme im Sinne der Verordnung sind unter anderem Waren- und Dienstleistungsautomaten, Geldautomaten, Fahrscheinautomaten, Parkscheinautomaten und Ladepunkte, Geld- und Warenspielgeräte sowie reine Buchhaltungsprogramme. Auch die offene Ladenkasse, also eine Geldkassette mit täglichem Kassenbericht, ist keine elektronische Kasse.
Arten elektronischer Kassen im Vergleich
| Art | So arbeitet sie | TSE meist als | Typisch für |
|---|---|---|---|
| Registrierkasse | Einzelgerät mit fester Software und Tastatur | Hardware-TSE im Gerät | kleine Geschäfte mit wenigen Artikeln |
| PC- bzw. POS-Kasse | Kassensoftware auf einem Touch-PC, Daten lokal oder auf einem Server im Haus | Hardware-TSE (USB, SD) | Gastronomie und Handel mit mehreren Stationen |
| Tablet- bzw. App-Kasse | App auf Tablet oder Handgerät, Daten meist beim Anbieter | Cloud-TSE | Café, Salon, mobiler Verkauf |
| Cloud-Kasse | Kasse im Browser, Software und Daten beim Anbieter | Cloud-TSE | Betriebe, die ohne eigene Technik auskommen wollen |
Rechtlich sind alle vier gleichgestellt. Unterschiede gibt es bei Anschaffung, Updates und Datensicherung. Wie die Cloud-Kasse im Alltag arbeitet, steht auf der Seite Cloud-Kassensystem.
Und die offene Ladenkasse? Sie ist keine dieser Arten: Das Bargeld liegt in einer Kassette oder Schublade, die Tageseinnahme ermitteln Sie über einen täglichen Kassenbericht aus dem gezählten Bargeld. Eine Registrierkasse zeichnet dagegen jeden Verkauf einzeln elektronisch auf und braucht deshalb TSE, Beleg und Kassenmeldung. Was heute für die offene Ladenkasse gilt und was der Entwurf ändert, steht auf der Seite offene Ladenkasse.
Pflichten einer elektronischen Kasse
- TSE (§ 146a Abs. 1 AO): Jeder Vorgang wird von einer BSI-zertifizierten Technischen Sicherheitseinrichtung signiert, als Hardware-Modul oder als Cloud-TSE.
- Belegausgabe (§ 146a Abs. 2 AO): Für jeden Verkauf gibt es einen Beleg, gedruckt oder elektronisch, mit den Pflichtangaben aus § 6 KassenSichV, darunter Signatur und Signaturzähler. Nach dem Regierungsentwurf vom 23. September 2026 ist eine digitale Belegbereitstellung ab 2028 statt der Pflicht zum Papierbon vorgesehen.
- Kassenmeldung (§ 146a Abs. 4 AO): Seit 2025 melden Sie Anschaffung und Außerbetriebnahme über „Mein ELSTER“; für neue Kassen gilt eine Frist von einem Monat. Angegeben werden unter anderem die Seriennummern von Kasse und TSE.
- Einzelaufzeichnung und GoBD: Jeder Verkauf wird einzeln, vollständig und unveränderbar aufgezeichnet. Korrekturen laufen als Storno mit Spur. Die Grundsätze stehen auf der Seite GoBD.
- DSFinV-K-Export: Bei Kassen-Nachschau und Außenprüfung liefert die Kasse ihre Daten im einheitlichen Format der Finanzverwaltung. Welche Dateien dazu gehören, erklärt die Seite DSFinV-K-Export.
- Aufbewahrung (§ 147 AO): Buchungsbelege acht Jahre, Bücher und Aufzeichnungen zehn Jahre; welche Frist für die Kassendaten gilt, klärt Ihre Steuerberatung, im Zweifel zehn Jahre. Die Daten müssen jederzeit lesbar und maschinell auswertbar sein.
Welche dieser Pflichten gemeinsam eine Kasse „finanzamtkonform“ machen, fasst die Seite KassenSichV zusammen. Den Hintergrund aller Regeln erklärt Fiskalisierung.
Eine elektronische Kasse ist heute nicht vorgeschrieben: Wer bar kassiert, darf weiter eine offene Ladenkasse führen. Nach dem Regierungsentwurf vom 23. September 2026 soll sich das für Betriebe mit mehr als 100.000 € Gesamtumsatz ändern; Bundestag und Bundesrat müssen noch zustimmen, Einzelheiten können sich ändern. Wen das betrifft, steht unter Registrierkassenpflicht ab 2028.
Was eine elektronische Kasse kostet
Bei Quill zahlen Sie die Software monatlich ab 29 € netto und die Cloud-TSE für 9 € netto im Monat, zusammen ab 38 €. Software monatlich kündbar, Cloud-TSE mit 12 Monaten Mindestlaufzeit. Ein Gerät kaufen Sie nur, wenn Sie keins haben: Sets mit vorinstalliertem Quill gibt es ab 349 € netto einmalig plus 29 € Freischaltung. Das Datenblatt für die ELSTER-Meldung stellt Quill zusammen, einreichen müssen Sie oder Ihre Steuerberatung.
| Quill Start, eine Kasse | mit Sunmi D3 Mini | mit eigenem Tablet oder PC |
|---|---|---|
| Einmalig (Gerät und Freischaltung) | 428 € | 0 € |
| Monatlich (Software und Cloud-TSE) | 38 € | 38 € |
| Gesamt über 36 Monate | 1.796 € | 1.368 € |
Alle Beträge netto. Mit eigenem Gerät ist kein Bondrucker eingerechnet. Andere Pakete, mehrere Kassen oder ein anderes Gerät rechnet der Gesamtkosten-Rechner.
Kaufen, mieten oder Cloud-Kasse?
Eine klassische Registrierkasse oder PC-Kasse kaufen Sie meist einmalig, Updates, TSE und Service kommen je nach Anbieter dazu. Bei einer Cloud-Kasse zahlen Sie die Software monatlich, Updates und Datensicherung laufen beim Anbieter. Quill ist eine Cloud-Kasse: Die Software zahlen Sie monatlich, eine Kauflizenz gibt es nicht, das Gerät kaufen Sie einmalig oder nutzen ein vorhandenes Tablet oder einen PC. Wie die Miete bei Quill funktioniert, steht unter Kassensystem mieten.
Checkliste: worauf Sie beim Kauf achten
- Zertifizierte TSE: Ist eine BSI-zertifizierte TSE dabei, als Hardware-Modul oder Cloud-TSE, und wer richtet sie ein?
- Beleg: Gibt die Kasse für jeden Verkauf einen Beleg mit allen Pflichtangaben aus, gedruckt oder elektronisch?
- DSFinV-K-Export: Erzeugt die Kasse den Export selbst, ohne Zusatzprogramm?
- Kassenmeldung: Bekommen Sie die Angaben zu Kasse und TSE für die Meldung über „Mein ELSTER“?
- Funktionen für Ihre Branche: Tischplan, Warenwirtschaft, Termine oder Pfand, je nachdem, was Ihr Betrieb braucht. Die Übersicht steht unter Branchen.
- Kartenzahlung: Läuft sie über ein ZVT-Terminal oder per SoftPOS direkt an der Kasse, und überträgt die Kasse den Betrag?
- Laufzeiten: Wie lange binden Software und TSE? Bei Quill gilt: Software monatlich kündbar, Cloud-TSE mit 12 Monaten Mindestlaufzeit.
- Internet: Quill ist eine Cloud-Kasse und braucht eine Internetverbindung, zum Beispiel über WLAN oder, bei der Sunmi V3h, über 4G. Ohne Verbindung kann Quill keine Vorgänge buchen.
- Daten beim Wechsel: Können Sie Belege, Journal und DSFinV-K-Archiv vollständig exportieren? Die Aufbewahrungspflicht läuft nach einem Wechsel weiter.
Geräte für ein elektronisches Kassensystem
Quill läuft im Browser auf Tablet, PC oder Kassenterminal. Fertig eingerichtet mit Quill liefern wir diese Sunmi-Geräte:
- Sunmi D3 Mini (All-in-One Tresen-Kasse): 399 € netto einmalig plus 29 € Freischaltung.
- Sunmi V3h (Mobil kassieren, überall): 349 € netto einmalig plus 29 € Freischaltung.
- Sunmi V3 Mix (Tablet-Kasse mit abnehmbarem Display): 499 € netto einmalig (Aktionspreis, regulär 849 €) plus 29 € Freischaltung.
Dazu passen ein Bondrucker für Tablet und PC und ein ZVT-Kartenterminal. Alle Geräte im Vergleich zeigt die Seite Hardware-Bundles.
Häufige Fragen zur elektronischen Kasse
Was ist eine elektronische Kasse rechtlich?
Ein elektronisches Aufzeichnungssystem nach § 146a AO. Nach § 1 KassenSichV sind das elektronische oder computergestützte Kassensysteme und Registrierkassen, also auch Tablet-, App- und Cloud-Kassen. Waren- und Dienstleistungsautomaten, Geldautomaten und reine Buchhaltungsprogramme gehören nicht dazu.
Welche Pflichten hat man mit einer elektronischen Kasse?
Eine BSI-zertifizierte TSE, die Ausgabe eines Belegs für jeden Verkauf, die Meldung der Kasse über „Mein ELSTER“, die einzelne und unveränderbare Aufzeichnung jedes Vorgangs, den DSFinV-K-Export auf Verlangen und die Aufbewahrung der Daten.
Muss ich eine elektronische Kasse beim Finanzamt melden?
Ja. Seit 2025 melden Sie Anschaffung und Außerbetriebnahme über „Mein ELSTER“; für neue Kassen gilt eine Frist von einem Monat. Das gilt auch für gemietete Geräte. Die Meldung macht der Betrieb, nicht der Kassenanbieter.
Wie lange muss ich die Daten einer elektronischen Kasse aufbewahren?
Buchungsbelege acht Jahre, Bücher und Aufzeichnungen zehn Jahre; welche Frist für die Kassendaten gilt, klärt Ihre Steuerberatung, im Zweifel zehn Jahre (§ 147 Abs. 3 AO). Die Daten müssen lesbar und maschinell auswertbar bleiben, auch nach einem Kassenwechsel. Sichern Sie deshalb vor einer Kündigung einen vollständigen Export.
Was kostet ein elektronisches Kassensystem?
Bei Quill ab 29 € netto im Monat für die Software plus 9 € für die Cloud-TSE. Mit Quill Start, einer Kasse und einer Sunmi D3 Mini zahlen Sie einmalig 428 € und über 36 Monate zusammen 1.796 € netto. Software monatlich kündbar, Cloud-TSE mit 12 Monaten Mindestlaufzeit.
Welches Gerät brauche ich für ein elektronisches Kassensystem?
Für eine Cloud-Kasse wie Quill reichen ein Tablet, ein PC oder ein Kassenterminal mit Browser und Internetverbindung. Fertig eingerichtete Sunmi-Geräte mit Quill gibt es ab 349 € netto einmalig plus 29 € Freischaltung, Bondrucker und ZVT-Terminal kommen bei Bedarf dazu.
Branchen, in denen wir elektronische Kassen aufsetzen
Gastronomie · Bäckerei · Friseur & Beauty · Einzelhandel · Kiosk · Imbiss · Foodtruck · Getränkemarkt