Registrierkassenpflicht 2027: 15 FAQ - wer betroffen ist

Rechtsstand 23.09.2026: Das Bundeskabinett hat am 23. September 2026 den Regierungsentwurf zur Kassenpflicht beschlossen („Zweites Kassengesetz“). Danach soll die Kassenpflicht ab dem 1. Januar 2028 für Betriebe mit mehr als 100.000 € Gesamtumsatz gelten. Ausgenommen sein soll, wer einen Barumsatz unter 12.000 € im Jahr hat; weitere Ausnahmen per Rechtsverordnung sind vorgesehen. Geplant ist außerdem eine digitale Belegbereitstellung ab 2028 statt der Pflicht zum Papierbon. Bundestag und Bundesrat müssen noch zustimmen, Einzelheiten können sich ändern. Einzelheiten wie Zähljahr, Fristen und Paragraphen stammen aus dem Referentenentwurf vom 7. August 2026 und können im Regierungsentwurf abweichen. Quellen: Meldung des Bundesfinanzministeriums vom 23.09.2026 (berichtet von heise online und PwC), Referentenentwurf „Gesetz zur Einführung einer Kassenpflicht …“ und Diskussionsentwurf der Kassenpflicht-Ausnahmeverordnung (beide auf bundesfinanzministerium.de), BFH-Beschluss vom 16.12.2016, X B 41/16.

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Die Registrierkassenpflicht ist eines der meistdiskutierten Compliance-Themen im deutschen Mittelstand. Seit dem 23. September 2026 liegt der Regierungsentwurf vor, die Gesetzgebung läuft: Bundestag und Bundesrat müssen noch zustimmen. Hier stehen die 15 häufigsten Fragen mit dem, was der Entwurf regelt und was wir aus der Praxis wissen. Alle Angaben Stand: 23. September 2026, ohne Gewähr. Bitte stimmen Sie Ihren Fall mit dem Steuerberater ab.

Worum es geht - die Kurzfassung

Bisher konnten Unternehmen mit überwiegend Bargeschäften wahlweise mit einer „offenen Ladenkasse" (handgeschriebene Aufzeichnungen) arbeiten - solange sie eine ordnungsgemäße Tageskasse mit Tagesabrechnung führten. Der Koalitionsvertrag 2025 von CDU/CSU und SPD hatte eine Pflicht zur elektronischen Kassen­führung ab 2027 angekündigt. Der Regierungsentwurf vom 23. September 2026 setzt sie für Betriebe mit mehr als 100.000 € Gesamtumsatz ab dem 1. Januar 2028 an, ausgenommen bei einem Barumsatz unter 12.000 € im Jahr (im Referentenentwurf vom 7. August 2026: § 146b Abs. 1 AO-E, Art. 97 § 101a Abs. 3 EGAO-E). Der Papierbon soll dann durch eine digitale Belegbereitstellung ersetzt werden. Häufig wird dafür fälschlich das Wachstumschancengesetz genannt; die Pflicht stammt aber aus dem Koalitionsvertrag.

15 Fragen zur Registrierkassenpflicht 2027

1. Wann genau tritt die Pflicht in Kraft?

Nach dem Regierungsentwurf vom 23. September 2026 zum 1. Januar 2028. Den Ausschlag gibt nach dem Referentenentwurf vom 7. August 2026 der Umsatz im Jahr 2027. Wer die Grenze erst später überschreitet, müsste die Kasse nach dem Referentenentwurf ab dem 1. April des Folgejahres einsetzen. Beschlossen ist das noch nicht, die Gesetzgebung läuft.

2. Wer ist betroffen?

Nach dem Regierungsentwurf Betriebe mit mehr als 100.000 € Umsatz im Jahr; der Referentenentwurf nennt Gewerbetreibende, Freiberufler sowie Land- und Forstwirte (§ 146b Abs. 1 AO-E). Gezählt wird der Gesamtumsatz, also auch Karten- und Überweisungsumsätze. Ausgenommen sein soll, wer einen Barumsatz unter 12.000 € im Jahr hat. Typische Branchen: Gastronomie, Bäckerei, Metzger, Imbiss, Kiosk, Friseur, Einzelhandel, Foodtruck, Marktstand.

3. Was ist mit kleinen Geschäften unter der Schwelle?

Voraussichtlich weiter freiwillig - aber sobald die Schwelle überschritten wird, gilt die Pflicht. Das Finanzamt prüft den Umsatz, nicht den „Wunsch des Unternehmers".

4. Gilt die Pflicht auch für Online-Händler?

Nein. Online-Verkäufe sind über das Buchhaltungssystem abgedeckt und unterliegen anderen Regelungen. Die Kassenpflicht betrifft Bargeschäfte vor Ort.

5. Was ist mit reinen Karten-/EC-Geschäften?

Auch elektronische Geschäfte (Karten, Apple Pay) brauchen eine ordnungsgemäße Aufzeichnung. Eine moderne Kasse erfasst das automatisch - Karte und Bar separat im Z-Bon ausgewiesen.

6. Welche Mindest-Anforderungen muss meine Kasse erfüllen?

• BSI-zertifizierte TSE (Cloud oder Hardware)
• DSFinV-K-Export nach Spezifikation 2.3
• Belegausgabepflicht (Papierbon oder, mit Zustimmung des Kunden, per E-Mail oder QR-Code)
• Z-Bon (Tagesabschluss)
• GoBD-konforme Buchführung mit lückenloser Belegnummerierung
• 10-jährige Datenarchivierung

Was Fiskalisierung bedeutet und was eine elektronische Kasse rechtlich ausmacht, erklären unsere Überblicksseiten.

7. Reicht eine alte Kasse mit Stick-TSE?

Solange die TSE BSI-zertifiziert und gültig ist: ja, im Grundsatz. Aber: viele Stick-TSE aus 2020/2021 laufen 2026/2027 aus dem Zertifikat - und müssen erneuert werden. Bei der Gelegenheit ist die Migration auf eine Cloud-Kasse oft günstiger als der reine TSE-Tausch.

8. Was passiert, wenn ich die Pflicht ignoriere?

Bußgelder. Das Finanzamt schätzt im Zweifel den Umsatz hoch (Schätzungs­hinzurechnung), wodurch Steuern + Säumniszuschläge schnell teuer werden. Außerdem riskieren Sie eine außerordentliche Betriebsprüfung.

9. Gibt es Ausnahmen?

Ja. Nach dem Regierungsentwurf ist ausgenommen, wer einen Barumsatz unter 12.000 € im Jahr hat. Außerdem sind weitere Ausnahmen per Rechtsverordnung geplant. Der Diskussionsentwurf der Kassenpflicht-Ausnahmeverordnung (Stand 22.07.2026) nennt unter anderem:

• Vertrauenskassen ohne Verkaufspersonal, etwa am Hofstand
• Zahlungen außerhalb der Betriebsstätte
• temporäre oder mobile Verkaufsstellen wie Marktstände, mit täglicher Nacherfassung in einer elektronischen Kasse
• Taxameter und Wegstreckenzähler sowie Kreditinstitute, Versicherer und reine Plattform-Umsätze

Befreit ist dort nach dem Diskussionsentwurf nur der Kassiervorgang vor Ort, die ausgenommenen Umsätze zählen trotzdem zur 100.000 €-Grenze. Die Verordnung ist ein Entwurf und kann sich noch ändern.

10. Wann sollte ich umstellen?

Nach dem Referentenentwurf zählt Ihr Umsatz 2027, die Pflicht käme nach dem Regierungsentwurf zum 1. Januar 2028. Planen Sie den Umstieg so, dass die Kasse vor diesem Datum eingerichtet ist. Nach der Anschaffung melden Sie sie innerhalb eines Monats beim Finanzamt (§ 146a Abs. 4 AO). Wer früher umsteigt, hat mehr Zeit für Artikelstamm, Einweisung und einen Probelauf neben der alten Kasse.

11. Welche Übergangsfristen sind geplant?

Der Referentenentwurf vom 7. August 2026 enthält zwei Übergangsregeln, ob der Regierungsentwurf sie unverändert übernimmt, prüfen wir anhand der Drucksache: Wer die Grenze 2027 überschreitet, braucht die Kasse ab dem 1. Januar 2028 (Art. 97 § 101a Abs. 3 EGAO-E). Wer sie erst später zum ersten Mal überschreitet, hat bis zum 1. April des Folgejahres Zeit (§ 146b Abs. 3 AO-E). Ob das Bundesfinanzministerium darüber hinaus eine Nichtbeanstandungsfrist einräumt, ist offen. Verlassen Sie sich nicht darauf.

12. Muss ich eine Verfahrensdokumentation haben?

Ja, das verlangt die GoBD seit 2015. Eine Verfahrensdokumentation beschreibt, wie Ihre Kasse arbeitet - von der Bedienung bis zur Archivierung. Bei Quill erstellt das System die Verfahrensdokumentation Ihrer Kasse als PDF (Firma, TSE, Kassenkennung, Abläufe); Sie prüfen sie und ergänzen sie mit Ihrer Steuerberatung.

13. Wer hilft mir beim Setup?

Idealerweise Ihr Steuerberater + Ihr Kassen-Anbieter. Bei Quill machen wir die Einrichtung gemeinsam mit Ihnen, übernehmen die Stammdaten-Migration und stimmen die FiBu-Konten mit Ihrem Steuerberater ab.

14. Was kostet die Umstellung?

Bei Quill: Hardware ab 349 € + 29 €/Monat Software (alle Pakete auf der Seite Quill-Preise). Stammdaten-Migration in den meisten Fällen kostenlos. Schulung 1-2 Stunden pro Mitarbeiter. Siehe unsere ehrliche Kostenrechnung in Was kostet ein Kassensystem 2026?

15. Wo kann ich den finalen Gesetzestext nachlesen?

Einen finalen Gesetzestext gibt es noch nicht. Das Bundesfinanzministerium informiert auf bundesfinanzministerium.de über den Regierungsentwurf vom 23. September 2026; dort stehen auch der Referentenentwurf vom 7. August 2026 und der Diskussionsentwurf der Ausnahmeverordnung. Den Gesetzentwurf veröffentlicht der Bundestag als Drucksache, das beschlossene Gesetz erscheint im Bundesgesetzblatt. Wir aktualisieren diesen Beitrag, sobald Bundestag und Bundesrat entschieden haben.

Bonus: Was ist eine „offene Ladenkasse" überhaupt?

Eine offene Ladenkasse ist die historisch entstandene, nicht-elektronische Form der Tageskasse: eine Schubladenkasse, in die Geld rein und raus wandert. Die ordnungsgemäße Buchführung erfolgt über tägliche Aufzeichnungen. Wer eine offene Ladenkasse betreibt, muss jeden Tag einen Kassenbericht auf Grundlage des tatsächlich gezählten Bargelds schreiben, mit Aufzeichnung von Einnahmen, Ausgaben, Bargeldbestand und Differenzen. Wie Sie ihn richtig führen: Kassenbuch GoBD-konform führen. Ein Zählprotokoll mit der Stückzahl jeder Münze und jedes Scheins schreibt der Bundesfinanzhof nicht vor (Beschluss vom 16.12.2016, X B 41/16). Das ist ein erheblicher Aufwand, und nach dem Regierungsentwurf reicht die offene Ladenkasse ab 2028 für Betriebe über 100.000 € Gesamtumsatz nicht mehr, außer bei einem Barumsatz unter 12.000 € im Jahr. Was bis dahin gilt, steht auf der Seite Offene Ladenkasse.

Bonus: Was ist die Belegausgabepflicht?

Seit 2020 muss jeder Kassenbon ausgegeben werden - entweder als Papier oder, mit Zustimmung des Kunden, elektronisch, etwa per E-Mail oder per QR-Code. Diese Pflicht gilt auch heute. Nach dem Regierungsentwurf soll die Pflicht zum Papierbon zum 1. Januar 2028 entfallen und durch eine digitale Belegbereitstellung ersetzt werden; nach dem Referentenentwurf gibt es auf Verlangen weiter einen Papierbeleg. Bis dahin gilt sie unverändert, auch wenn Kunden „keinen Bon wollen“: Der Beleg muss trotzdem ausgestellt und zur Verfügung gestellt werden (§ 146a Abs. 2 Satz 1 AO). Ein Verstoß gegen die Belegausgabepflicht ist zwar nicht direkt bußgeldbewehrt, kann aber bei einer Kassen-Nachschau oder Betriebsprüfung Zweifel an der Ordnungsmäßigkeit der Kassenführung wecken – mit dem Risiko von Hinzuschätzungen.

In Quill ist das automatisch gelöst: Der Bon wird gedruckt oder als digitaler Kassenbon per QR-Code auf dem Kundendisplay bereitgestellt, dokumentiert in der Datenbank. Die Belegausgabe-Statistik steht im Z-Bon.

Bonus: Was ist das Mitteilungsverfahren nach § 146a AO?

Seit dem 1. Januar 2025 melden Unternehmen ihre elektronischen Kassen dem Finanzamt über ELSTER (§ 146a Abs. 4 AO), neu angeschaffte Kassen innerhalb eines Monats. Die Meldung enthält die Serien­nummer der TSE, den Hersteller des Kassensystems und das Aufstellungsdatum. Quill stellt Ihnen das Datenblatt fertig zur Verfügung - Sie übergeben es Ihrem Steuerberater, der die Meldung übernimmt. Mehr auf /tse-kassensystem.

Bonus: Bargeschäft vs. Karten­geschäft - wer entscheidet?

Für die 100.000 €-Grenze zählt nach dem Referentenentwurf der Gesamtumsatz, also Bar und Karte zusammen. Der Barumsatz entscheidet nach dem Regierungsentwurf über die Ausnahme: Wer einen Barumsatz unter 12.000 € im Jahr hat, soll keine elektronische Kasse brauchen. Auch wenn Sie nur Karten akzeptieren, brauchen Sie eine ordnungsgemäße Buchführung; ob Sie dann unter die Ausnahme fallen, klären Sie mit dem Steuerberater. Praktisch: wer Karten + Bar akzeptiert, braucht ohnehin eine moderne Kasse. Eine Karten-only-Geschichte funktioniert kassen­technisch nicht - denn Sie müssten Karten­quittungen separat buchen und aufbewahren.

Was Sie jetzt tun sollten

1. Status klären: Liegt Ihr Gesamtumsatz 2027 voraussichtlich über 100.000 €, und liegt Ihr Barumsatz über der Ausnahme-Grenze aus dem Regierungsentwurf? Fragen Sie Ihren Steuerberater.
2. Anbieter prüfen: 2-3 Demos vergleichen. Achten Sie auf Cloud-TSE, DSFinV-K, FiBu, Hardware-Neutralität. Eine kostenlose Quill-Demo können Sie direkt online buchen.
3. Hardware einplanen: so bestellen, dass vor dem Stichtag Zeit für Einrichtung und Probelauf bleibt.
4. Steuerberater einbinden: FiBu-Konten klären, Verfahrensdokumentation abstimmen.
5. Personal schulen: Spätestens 4 Wochen vor Stichtag.

Was der TSE-Stichtag 2020 für 2028 bedeutet

Schon 2020 gab es einen Stichtag: die Pflicht zur BSI-zertifizierten TSE. Daraus lässt sich ableiten, worauf Sie bei der Kassenpflicht achten sollten:

• Lieferzeiten einplanen: Wenn viele Betriebe gleichzeitig umstellen, kann die Lieferung von Hardware länger dauern.
• Einrichtung früh terminieren: Einrichtung, Datenübernahme und Probelauf brauchen Termine, die kurz vor einem Stichtag knapper werden.
• Überhastete Entscheidungen vermeiden: Wer unter Zeitdruck wählt, vergleicht weniger gründlich.
• Beanstandungs­fristen: das BMF hat damals eine Übergangsfrist gewährt. Für die Kassenpflicht ab 2028 ist das nicht zugesagt.

Fazit: Wer früh plant, hat Zeit für Vergleich, Einrichtung und Probelauf.

Praxis-Tipps aus unseren Quill-Umstellungen

• Migration im Sommerloch: Juli/August sind ruhigere Monate für die meisten Branchen (außer Gastro mit Außenbereich). Ideal für die Umstellung.
• Parallel-Betrieb: alte Kasse weiter, neue Kasse parallel hochfahren, eine Woche testen, dann erst echte Umschaltung.
• Personal früh einbeziehen: wer das Personal vorab einweist, hat am Einführungstag weniger Widerstand.
• Hardware doppelt: bei der ersten Installation gerne 1 Ersatz-Gerät einkalkulieren. Bei Defekt steht die Kasse nicht still.
• Steuerberater nicht erst nach der Installation einbinden: ihn vorab fragen, welche FiBu-Konten genutzt werden sollen, spart Nacharbeit.

Fazit

Nach dem Regierungsentwurf käme die Pflicht zum 1. Januar 2028, nach dem Referentenentwurf entscheidet Ihr Umsatz 2027. Beschlossen ist das noch nicht, die Richtung ist aber seit dem Koalitionsvertrag 2025 dieselbe. Wer jetzt plant, kann Angebote in Ruhe vergleichen und die neue Kasse vor dem Stichtag einführen. Wir beraten kostenlos: 0551 27 07 01 39.

Quellen

• Bundesfinanzministerium, Meldung vom 23.09.2026 zum Kabinettsbeschluss
• heise online, 23.09.2026: Bundeskabinett beschließt Ende der Kassenbon-Pflicht
• PwC Steuern & Recht, 25.09.2026: Gesetzentwurf zur Einführung einer Kassenpflicht vom Bundeskabinett beschlossen
• Bundesfinanzministerium, Referentenentwurf vom 7. August 2026 und Diskussionsentwurf der Ausnahmeverordnung
• § 146a AO: Ordnungsvorschrift für die Buchführung und für Aufzeichnungen mittels elektronischer Aufzeichnungssysteme
• § 146 AO: Ordnungsvorschriften für die Buchführung und für Aufzeichnungen