Was ist ein Cloud-Kassensystem?
Ein Cloud-Kassensystem, auch Online-Registrierkasse oder Cloud-Kasse genannt, ist eine elektronische Kasse, deren Software und Daten zentral beim Anbieter laufen. Das Gerät an der Theke zeigt die Kassenoberfläche im Browser oder in einer App. Buchungen gehen an den Server, werden dort gespeichert und gesichert. Rechtlich ist sie eine elektronische Kasse wie jede andere: Sie braucht eine zertifizierte TSE, gibt Belege aus, wird beim Finanzamt gemeldet und liefert den DSFinV-K-Export. Die Pflichten dazu stehen auf der Seite Elektronische Kasse, die Verordnung dahinter erklärt die Seite zur KassenSichV.
Bei Quill ist auch die TSE ein Cloud-Dienst: Die Cloud-TSE signiert jeden Vorgang im zertifizierten Rechenzentrum, ein USB-Stick an der Kasse entfällt.
Cloud-Kasse oder lokale Kasse: der Vergleich
| Merkmal | Cloud-Kassensystem | lokale Kasse (Software auf dem Kassenrechner) |
|---|---|---|
| Daten | auf Servern des Anbieters, täglich gesichert | auf dem Gerät, Sicherung organisieren Sie selbst |
| Updates | spielt der Anbieter ein, ohne Termin vor Ort | per Installation oder Servicetermin |
| TSE | meist Cloud-TSE, kein Modul am Gerät | meist Hardware-TSE als Stick oder Karte je Kasse |
| Zugriff auf Berichte | im Browser, auch vom Büro oder für die Steuerberatung | am Kassenrechner oder per Export |
| Gerät defekt | neues Gerät anmelden, Daten sind noch da | Daten nur so aktuell wie die letzte Sicherung |
| Kosten | monatliche Gebühr, geringe Anschaffung | höhere Anschaffung, oft Wartungsvertrag |
Wer Gesamtkosten und Ausfallszenarien genauer rechnen will, findet den ausführlichen Vergleich im Beitrag Cloud-Kasse vs. On-Premise.
Was ein Cloud-Kassensystem kostet
Bei Quill zahlen Sie die Software monatlich: Quill Start ab 29 € netto, höhere Stufen bis Quill Komplett für 149 €. Dazu kommt die gesetzlich vorgeschriebene Cloud-TSE für 9 € netto im Monat. Software monatlich kündbar, Cloud-TSE mit 12 Monaten Mindestlaufzeit. Ein Gerät brauchen Sie nur, wenn Sie kein passendes Tablet oder keinen PC haben: Fertige Sets mit vorinstalliertem Quill gibt es ab 349 € netto einmalig zuzüglich 29 € Freischaltung. Alle Stufen stehen auf der Preise-Seite.
Worauf Sie bei einem Cloud-Kassensystem achten sollten
- BSI-zertifizierte Cloud-TSE. Quill nutzt Fiskaly DE V2.
- Internetverbindung. Quill ist eine Cloud-Kasse und braucht eine Internetverbindung, zum Beispiel über WLAN oder, bei der Sunmi V3h, über 4G. Prüfen Sie vorher, wie stabil das Netz an Ihrem Standort ist.
- DSFinV-K und FiBu. Den Prüfexport und den Buchungsstapel für die Steuerberatung sollte die Kasse selbst erzeugen.
Datenschutz: wo die Daten liegen
Bei einer Cloud-Kasse liegen Umsätze, Kundendaten und Mitarbeiterkonten beim Anbieter. Drei Punkte sollten Sie deshalb vor dem Vertrag klären: Wo stehen die Server? Gibt es einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO? Und wie kommen Sie nach einer Kündigung an Ihre Daten? Quill läuft auf Servern in Deutschland. Einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO schließen wir mit Ihnen ab. Beim Ausstieg exportieren Sie Stammdaten, Belege und Journale als CSV bzw. DSFinV-K-Archiv.
Für wen ein Cloud-Kassensystem passt
- Passt gut: Läden, Cafés, Imbisse, Salons und Dienstleister, die keine Sicherung und keine Updates selbst verwalten wollen und ihre Zahlen auch außerhalb des Ladens sehen möchten.
- Passt gut: Gründer und Saisonbetriebe, weil die Anschaffung klein bleibt. Software monatlich kündbar, Cloud-TSE mit 12 Monaten Mindestlaufzeit.
- Vorher klären: mehrere Standorte. Bei Quill ist jeder Standort eine eigene Kasse mit eigenem Bestand. Einen gemeinsamen Bestand über mehrere Standorte sprechen Sie bitte vorab mit uns ab.
Cloud-Kasse ansehen, bevor Sie entscheiden: Wir zeigen Ihnen Quill im Browser mit Ihrer Branche und rufen Sie dafür zurück. Wir melden uns werktags, spätestens am nächsten Werktag (Servicezeiten Mo–Fr 9–18 Uhr).
Häufige Fragen zum Cloud-Kassensystem
Was ist ein Cloud-Kassensystem?
Ein Cloud-Kassensystem ist eine elektronische Kasse, deren Software und Daten zentral beim Anbieter laufen. Kassiert wird im Browser oder in einer App auf Tablet, Kassenterminal oder PC. Jede Buchung wird auf dem Server gespeichert und gesichert. Die gesetzlichen Pflichten sind dieselben wie bei jeder elektronischen Kasse: TSE, Belegausgabe, Kassenmeldung und DSFinV-K-Export.
Ist eine Cloud-Kasse erlaubt und finanzamtkonform?
Ja. Entscheidend sind nicht Speicherort oder Bauform, sondern die Pflichten nach § 146a AO und KassenSichV: eine BSI-zertifizierte TSE, eine Belegausgabe mit den Pflichtangaben, die Meldung der Kasse beim Finanzamt und die Aufbewahrung der Daten in auswertbarer Form.
Was kostet ein Cloud-Kassensystem?
Bei Quill ab 29 € netto im Monat für die Software plus 9 € für die Cloud-TSE. Software monatlich kündbar, Cloud-TSE mit 12 Monaten Mindestlaufzeit. Geräte gibt es als Set ab 349 € netto einmalig plus 29 € Freischaltung, vorhandene Tablets oder PCs lassen sich oft weiter nutzen.
Wo liegen die Daten einer Cloud-Kasse?
Auf den Servern des Anbieters. Quill läuft auf Servern in Deutschland und sichert täglich. Einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO schließen wir mit Ihnen ab. Den DSFinV-K-Export ziehen Sie jederzeit selbst, beim Ausstieg exportieren Sie Stammdaten, Belege und Journale als CSV bzw. DSFinV-K-Archiv.