Quill für Fitnessstudio & Sportclub

Tag im Leben

Kernfunktionen für Fitnessstudio

• Tages- und Zeitkarten als Standard-Artikel. Tageskarte, 10er-Karte, 5er-Karte als Artikel im Stamm. Verkauf in Sekunden, Auswertung als eigene Kategorie. Quill druckt auf Wunsch einen Beleg mit Gültigkeitsdatum.
• Personal-Trainer-Slot-Verkauf. Du verkaufst PT-Stunden als Paket, hinterlegst den zuständigen Trainer und schreibst die Sessions auf den Trainings-Kalender. Provisions-Auswertung pro Trainer auf Knopfdruck.
• Tresen-Sortiment für Getränke und Supplements. EAN-Scanner, schnelle Top-Artikel als Schnellzugriff, MwSt-Klasse pro Artikel. Mitgliederrabatte über Kundengruppen.
• Self-Service-Kiosk mit eigener Rolle. Eigenes Sunmi-Terminal im Trainingsbereich, Kiosk-Modus mit Whitelist (nur Getränke, kein Bargeld). Mitglieder scannen und zahlen kontaktlos, ohne dass das Personal eingreifen muss. Erfordert PIN für administrative Aktionen.
• Bonpflicht für Einzelverkauf erfüllt. Jeder Einzelverkauf (Tageskarte, Getränk, PT-Stunde) bekommt einen TSE-signierten Bon. Der wiederkehrende Mitgliedsbeitrag selbst läuft NICHT über Quill, sondern über Deine Mitgliederverwaltung — die Belegausgabepflicht greift dort nicht (SEPA-Lastschrift), aber bei jedem Einzelverkauf in Quill schon.
• Mitarbeiter-PIN und Schichten getrennt. Frontoffice-Trainer haben eigene PIN, eigene Schicht, eigene Auswertung. Auch nützlich für Provisions-Berechnung an PT- und Supplement-Verkäufen.
• Trinkgeld-Modul am Display. Beim Bezahlen am Display: 5 % / 10 % / individuell — Trinkgeld geht auf den Trainer der aktuellen Schicht oder direkt auf den Trainer, der bedient hat.
• Mehr-Standort-Sync für Studio-Ketten. Wenn Du mehrere Studios betreibst: Stammdaten, Personal, Auswertungen zentral. Eigene Z-Bons pro Studio, gemeinsame Übersicht im Cockpit.

Branchen-Herausforderungen

• Wiederkehrend ≠ Einzelverkauf. Beitrag-Lastschriften laufen über Deine Mitgliederverwaltung mit SEPA-Mandat. Quill ist für die Einzelverkäufe da. Das ist eine bewusste Trennung — wer beides in eine Software stopft, bekommt entweder eine schlechte Mitgliederverwaltung oder eine schlechte Kasse.
• Self-Service muss missbrauchssicher sein. Ein Terminal im Trainingsbereich ohne Aufsicht: Quill-Kiosk-Modus mit Whitelist verhindert, dass jemand Stornos, Bargeldauszahlungen oder Rabatte triggert. Admin braucht PIN.
• PT-Provisionen sauber berechnen. Wer hat wie viel PT verkauft? Wer hat wie viel Supplements verkauft? Quill zeigt das pro Mitarbeiter und Zeitraum — Excel-Listen werden überflüssig.
• Tresen darf nicht zur Bremse werden. Wenn der Trainer 30 Sekunden für jeden Iso-Drink braucht, leidet das ganze Studio. Quill schafft mit Schnellzugriff-Buttons typisch unter 8 Sekunden pro Vorgang.
• Schichten und Trinkgeld korrekt erfassen. Trinkgeld ist Lohnbestandteil oder durchlaufender Posten — je nach Deinem Setup. Quill verbucht es korrekt, in beiden Varianten konfigurierbar.

Compliance & TSE

Im Fitnessstudio greift die Kassen-Compliance nur bei den Einzelverkäufen — Mitglieds-SEPA-Lastschriften sind außerhalb des Kassensystem-Rahmens. Quill bedient die Einzelverkaufs-Seite vollständig.

• TSE Fiskaly Cloud signiert Tageskarten, PT-Verkäufe, Tresen-Verkäufe (KassenSichV §1).
• Belegausgabepflicht (§146a AO) bei jedem Einzelverkauf erfüllt — Druck oder QR-Beleg.
• DSFinV-K-Export mit getrennter Auswertung pro Verkaufstyp (Tageskarte, PT, Tresen) — die Außenprüfung bekommt eine saubere Mappe.
• DSGVO: Kunden-Stammdaten verschlüsselt, Audit-Log, Recht auf Vergessen über Anonymisierungs-Funktion.
• GoBD-konforme Buchführung mit revisionssicherer Speicherung.
• Trinkgeld-Buchung sauber konfigurierbar (durchlaufender Posten oder Lohnbestandteil) — im Onboarding mit Deinem Steuerberater abstimmen.
• DATEV-Export mit getrennten Sachkonten für Tageskarten-Umsatz, PT-Umsatz, Tresen-Umsatz.

Detail-Infos: TSE · DSFinV-K · KassenSichV · GoBD

Hardware-Empfehlung

Für den Empfangs-Tresen: Sunmi T3 Pro mit Kundendisplay (15,6"-Display, 80-mm-Bondrucker integriert). Für den Self-Service-Bereich im Trainingsraum: ein zweites Sunmi D3 Mini (399 €) im Kiosk-Modus. Wenn Du mobile Personal-Trainings außerhalb des Studios verkaufst: Sunmi V3h Mobile (449 €) mit Akku und Soft-POS. EAN-Scanner für Supplement-Verkauf: Honeywell Voyager. Karten­zahlung über Soft-POS am Display (kontaktlos für Iso-Drink-Geschwindigkeit) oder ZVT-Terminal Deiner Hausbank — vendor-neutral. Vollständige Liste: Hardware-Übersicht · Karten­zahlung.

Preisindikation

Einzelstudio mit Empfang und Tresen: Komplett-Paket. Mit Self-Service-Kiosk im Trainingsbereich kommt ein zweites Terminal dazu — weiterhin im Komplett-Paket abgedeckt. Studio-Ketten ab 2 Standorten: Enterprise mit Mehrstandort-Sync. Aktuelle Preise.

Branchenkontext & Praxis

Der Markt — Fitness-Branche im Umbau

Die deutsche Fitness-Branche ist post-Corona in einer Konsolidierungsphase. Discount-Studios (McFit, FitX, Clever Fit) dominieren das Volumen-Segment, während Premium-Studios (Bodystreet, Boutique-Studios mit Personal-Training-Schwerpunkt) sich über Service und Erlebnis differenzieren. Beide Segmente brauchen klare Trennung zwischen Mitgliedsbeitrag (wiederkehrend, läuft idealerweise voll automatisiert über Lastschrift) und Zusatzverkäufen (Tageskarten, Probemonate, PT, Supplements, Getränke). Genau diese Trennung ist Quills Stärke.

Was sich verändert hat: Mitglieder erwarten heute kontaktlose Zahlung, einen Self-Service-Tresen für schnelle Iso-Drinks, digitale Rechnungen per E-Mail und transparente Provisionsstrukturen (wer als Trainer PT verkauft, will wissen, wie viel er bekommt). Studios, die mit der Excel-Ära nicht mithalten können, verlieren in der Konkurrenz zu modernen Boutique-Studios.

Was Quill besonders gut macht

Self-Service-Kiosk im Trainingsbereich: ein zweites Sunmi-Terminal in Kiosk-Whitelist-Konfiguration. Mitglieder scannen Iso-Drink, halten Karte ans Display, fertig. Das entlastet den Empfang massiv — gerade in der Feierabend-Rush, wenn 30 Mitglieder gleichzeitig durchs Studio gehen. Trinkgeld-Modul am Display für PT-Sessions, Provisions-Auswertung pro Trainer (Monats-Reporting auf Knopfdruck). Tageskartenverkauf und Probemonate sauber als Einzelvorgänge mit Bon-Druck und Vertragsbedingungen-Hinweis. Mitarbeiter-PIN für Schicht-Trennung — nützlich für interne Buchführung und faire Trinkgeld-Verteilung.

Was Quill nicht macht: keine SEPA-Lastschriften für Mitgliedsbeiträge (das läuft über Deine Mitgliederverwaltung Magicline/Aidoo/Fitogram), keine Vertragsverlängerungen, keine Mitglieder-Akquise-Workflows. Wir konzentrieren uns auf die Kasse und die Schnittstelle zur Mitgliederverwaltung — CSV-Export pro Monat genügt in den meisten Fällen.

Klärungspunkte vor dem Wechsel

Welche Mitgliederverwaltungs-Software wird eingesetzt? Wie werden heute Probemonate, Tageskarten und PT-Pakete kassiert? Gibt es Provisionsmodelle für Trainer (% des persönlichen PT-Umsatzes oder Supplement-Verkaufs)? Soll Trinkgeld auf den Trainer der aktuellen Schicht laufen oder pro Vorgang einzeln zugeordnet werden? Wie viele Self-Service-Stationen sind sinnvoll (typisch eine pro 200–400 Quadratmeter Trainingsfläche)? Welche Tresen-Sortimente sind im Angebot (Iso, Riegel, Shaker, Supplements — mit jeweils eigener Kategorie und Auswertung)?

Drei typische Studio-Szenarien mit Quill

Boutique-Studio in der Innenstadt, 350 Mitglieder, PT-Schwerpunkt. Vorher: zwei verschiedene Systeme (Mitglieder-Verwaltung + alte Kasse), Trinkgelder wurden bar gezählt und in Excel verteilt, Provisions-Abrechnung war ein halber Tag Aufwand pro Monat. Mit Quill: ein Sunmi T3 Pro am Empfang, Mitarbeiter-PIN pro Trainer, Trinkgeld läuft am Display direkt auf den jeweiligen Trainer. Monatsauswertung „Trinkgeld + PT-Umsatz pro Trainer" mit zwei Klicks. Provisions-Abrechnung dauert 15 Minuten. Nebeneffekt: Transparenz für die Trainer steigt die Motivation.

Discount-Studio mit großer Trainingsfläche, ~1500 Mitglieder, hoher Iso-Drink-Verkauf. Self-Service-Kiosk im Trainingsbereich (ein Sunmi D3 Mini im Kiosk-Modus) entlastet den Empfang. 40 % aller Tresen-Vorgänge laufen über den Self-Service-Kiosk, das Empfangspersonal hat wieder Zeit für Beratung und Probetrainings statt für Iso-Drink-Kassierung. Auswertungen zeigen, welche Supplements am besten laufen, was den Einkauf optimiert.

Studio-Kette mit 4 Standorten in einer Stadt. Vorher: jede Filiale eigene Kasse, jede mit eigenen Aktionen und Preisen, Stammkunden konnten nicht zwischen Studios wechseln ohne Datenpfusch. Mit Quill: Mehrstandort-Sync, gemeinsamer Stammdaten-Pool, konsolidierte Tages- und Monatsauswertungen. Aktionen werden zentral gesteuert und gehen automatisch in allen Studios live. PT-Trainer, die in mehreren Studios arbeiten, haben dieselbe PIN und sehen ihre Gesamt-Provisions-Auswertung studio-übergreifend.

Onboarding-Pfad

Erstgespräch zur Bedarfsanalyse (60 Min telefonisch). Stammdaten-Aufnahme: Tageskarten-Tarife, PT-Pakete, Supplement-Sortiment, Mitarbeiter-Liste mit Rollen. Hardware-Lieferung in 5–7 Tagen (vorinstallierte Sunmi-Geräte). Schulung des Teams (1–2 Stunden vor Ort oder remote). Go-Live-Tag mit Begleitung, idealerweise an einem ruhigen Wochentag. Nach 2 Wochen: Feedback-Termin, Feinjustierung. Insgesamt typisch 3–4 Wochen vom Erstgespräch bis zum stabilen Betrieb.

Häufige Fragen