Kassensystem für Fitnessstudio & Sportclub

Tag im Leben

Kernfunktionen für Fitnessstudio

• Tages- und Zeitkarten als Standard-Artikel. Tageskarte, 10er-Karte, 5er-Karte als Artikel im Stamm. Verkauf in Sekunden, Auswertung als eigene Kategorie. Quill druckt auf Wunsch einen Beleg mit Gültigkeitsdatum.
• Personal-Trainer-Slot-Verkauf. Sie verkaufen PT-Stunden als Paket, hinterlegen den zuständigen Trainer und schreiben die Sessions auf den Trainings-Kalender. Der Umsatz je Trainer steht im Monatsbericht.
• Tresen-Sortiment für Getränke und Supplements. EAN-Scanner, schnelle Top-Artikel als Schnellzugriff, MwSt-Klasse pro Artikel. Mitgliederrabatte über Kundengruppen.
• Self-Service-Kiosk mit eigener Rolle. Eigenes Sunmi-Terminal im Trainingsbereich, Kiosk-Modus mit fester Funktionsliste: kein Rabatt, kein Storno, keine Barbewegung, als Zahlart standardmäßig nur Karte. Mitglieder scannen und zahlen kontaktlos, ohne dass das Personal eingreifen muss. Erfordert PIN für administrative Aktionen.
• Bonpflicht für Einzelverkauf erfüllt. Jeder Einzelverkauf (Tageskarte, Getränk, PT-Stunde) bekommt einen TSE-signierten Bon. Der wiederkehrende Mitgliedsbeitrag selbst läuft NICHT über Quill, sondern über Ihre Mitgliederverwaltung - die Belegausgabepflicht greift dort nicht (SEPA-Lastschrift), aber bei jedem Einzelverkauf in Quill schon.
• Mitarbeiter-PIN und Schichten getrennt. Frontoffice-Trainer haben eigene PIN, eigene Schicht, eigene Auswertung. Auch nützlich, um PT- und Supplement-Verkäufe je Trainer zu beziffern.
• Trinkgeld-Modul am Display. Beim Bezahlen am Display: 5 % / 10 % / individuell. Das Trinkgeld wird dem Mitarbeiter zugeordnet, der den Vorgang kassiert hat; der Bericht zeigt die Summe je Bediener.

Branchen-Herausforderungen

• Wiederkehrend ≠ Einzelverkauf. Beitrag-Lastschriften laufen über Ihre Mitgliederverwaltung mit SEPA-Mandat. Quill ist für die Einzelverkäufe da. Das ist eine bewusste Trennung - wer beides in eine Software stopft, bekommt entweder eine schlechte Mitgliederverwaltung oder eine schlechte Kasse.
• Self-Service muss missbrauchssicher sein. Ein Terminal im Trainingsbereich ohne Aufsicht: Quill-Kiosk-Modus mit Whitelist verhindert, dass jemand Stornos, Bargeldauszahlungen oder Rabatte triggert. Admin braucht PIN.
• PT- und Supplement-Umsätze je Trainer. Wer hat wie viel PT verkauft? Wer hat wie viel Supplements verkauft? Quill zeigt das pro Mitarbeiter und Zeitraum, Excel-Listen werden überflüssig.
• Tresen darf nicht zur Bremse werden. Wenn der Trainer 30 Sekunden für jeden Iso-Drink braucht, leidet das ganze Studio. Quill schafft mit Schnellzugriff-Buttons typisch unter 8 Sekunden pro Vorgang.
• Schichten und Trinkgeld korrekt erfassen. Trinkgeld ist Lohnbestandteil oder durchlaufender Posten - je nach Ihrem Setup. Quill verbucht es korrekt, in beiden Varianten konfigurierbar.

Compliance & TSE

Im Fitnessstudio greift die Kassen-Compliance nur bei den Einzelverkäufen - Mitglieds-SEPA-Lastschriften sind außerhalb des Kassensystem-Rahmens. Quill bedient die Einzelverkaufs-Seite vollständig.

• TSE Fiskaly Cloud signiert Tageskarten, PT-Verkäufe, Tresen-Verkäufe (KassenSichV §1).
• Belegausgabepflicht (§146a AO) bei jedem Einzelverkauf erfüllt - Druck oder QR-Beleg.
• DSFinV-K-Export mit getrennter Auswertung pro Verkaufstyp (Tageskarte, PT, Tresen) - die Außenprüfung bekommt eine saubere Mappe.
• DSGVO: Kunden-Stammdaten verschlüsselt, Audit-Log, Recht auf Vergessen über Anonymisierungs-Funktion.
• GoBD-konforme Buchführung mit revisionssicherer Speicherung.
• Trinkgeld-Buchung sauber konfigurierbar (durchlaufender Posten oder Lohnbestandteil) - im Onboarding mit Ihrem Steuerberater abstimmen.
• FiBu-Export mit getrennten Sachkonten für Tageskarten-Umsatz, PT-Umsatz, Tresen-Umsatz.

Detail-Infos: TSE · DSFinV-K · KassenSichV · GoBD

Wie TSE, Belegausgabe und DSFinV-K zusammenhängen, erklärt die Übersicht zur Fiskalisierung in Deutschland.

Hardware-Empfehlung

Für den Empfangs-Tresen: Sunmi T3 Pro mit Kundendisplay (15,6"-Display, 80-mm-Bondrucker integriert). Für den Self-Service-Bereich im Trainingsraum: ein zweites Sunmi D3 Mini (399 €) im Kiosk-Modus. Wenn Sie mobile Personal-Trainings außerhalb des Studios verkaufen: Sunmi V3h Mobile (349 €) mit Akku und Soft-POS. EAN-Scanner für Supplement-Verkauf: Honeywell Voyager. Karten­zahlung über Soft-POS am Display (kontaktlos für Iso-Drink-Geschwindigkeit) oder ZVT-Terminal Ihrer Hausbank - vendor-neutral. Vollständige Liste: Hardware-Übersicht · Karten­zahlung.

Fertig eingerichtet kommt das Gerät als Hardware-Bundle mit Quill vorinstalliert; alle Geräte stehen in der Hardware-Übersicht.

Was ein Kassensystem für Fitnessstudios kostet

Zwei Rechenbeispiele über 36 Monate, gerechnet wie im Gesamtkosten-Rechner: Software, Cloud-TSE, Gerät und Freischaltung, alle Beträge netto. Je Kasse ist eine Cloud-TSE eingerechnet.

Software monatlich kündbar, Cloud-TSE mit 12 Monaten Mindestlaufzeit. Die Konditionen für die Kartenzahlung stehen in Ihrem Angebot. Zusatzmodule außerhalb des Pakets sind nicht eingerechnet. Geräte gibt es auch zur Miete, den Mietpreis nennen wir im Angebot. Eigene Konfiguration berechnen

Branchenkontext & Praxis

Der Markt - Fitness-Branche im Umbau

Die deutsche Fitness-Branche ist post-Corona in einer Konsolidierungsphase. Discount-Studios (McFit, FitX, Clever Fit) dominieren das Volumen-Segment, während Premium-Studios (Bodystreet, Boutique-Studios mit Personal-Training-Schwerpunkt) sich über Service und Erlebnis differenzieren. Beide Segmente brauchen klare Trennung zwischen Mitgliedsbeitrag (wiederkehrend, läuft idealerweise voll automatisiert über Lastschrift) und Zusatzverkäufen (Tageskarten, Probemonate, PT, Supplements, Getränke). Genau diese Trennung ist Quills Stärke.

Was sich verändert hat: Mitglieder erwarten heute kontaktlose Zahlung, einen Self-Service-Tresen für schnelle Iso-Drinks, digitale Rechnungen per E-Mail und eine nachvollziehbare Umsatzbeteiligung (wer als Trainer PT verkauft, will wissen, wie viel er bekommt). Studios, die mit der Excel-Ära nicht mithalten können, verlieren in der Konkurrenz zu modernen Boutique-Studios.

Was Quill besonders gut macht

Self-Service-Kiosk im Trainingsbereich: ein zweites Sunmi-Terminal in Kiosk-Konfiguration mit fester Funktionsliste. Am Selbstbedienungs-Kiosk buchen Mitglieder ihr Getränk selbst und zahlen mit Karte, der Empfang bleibt frei für Beratung. Trinkgeld für Personal Training wird beim Kassieren erfasst und am Kundendisplay angezeigt; Umsatz und Trinkgeld je Trainer stehen im Monatsbericht. Tageskartenverkauf und Probemonate laufen als Einzelvorgänge mit Bon-Druck und Hinweis auf die Vertragsbedingungen. Die Mitarbeiter-PIN trennt die Schichten, nützlich für die interne Buchführung und eine faire Trinkgeld-Verteilung.

Was Quill nicht macht: keine SEPA-Lastschriften für Mitgliedsbeiträge (das läuft über Ihre Mitgliederverwaltung Magicline/Aidoo/Fitogram), keine Vertragsverlängerungen, keine Mitglieder-Akquise-Workflows. Wir konzentrieren uns auf die Kasse und die Schnittstelle zur Mitgliederverwaltung - CSV-Export pro Monat genügt in den meisten Fällen.

Klärungspunkte vor dem Wechsel

Welche Mitgliederverwaltungs-Software wird eingesetzt? Wie werden heute Probemonate, Tageskarten und PT-Pakete kassiert? Gibt es Umsatzbeteiligungen für Trainer (% des persönlichen PT-Umsatzes oder Supplement-Verkaufs)? Wie soll Trinkgeld verteilt werden? Wie viele Self-Service-Stationen sind sinnvoll (typisch eine pro 200-400 Quadratmeter Trainingsfläche)? Welche Tresen-Sortimente sind im Angebot (Iso, Riegel, Shaker, Supplements - mit jeweils eigener Kategorie und Auswertung)?

Zwei Beispiel-Szenarien

Drei Beispielbetriebe, wie wir sie einrichten würden. Das sind keine Kundenberichte.

Boutique-Studio in der Innenstadt, 350 Mitglieder, PT-Schwerpunkt. Ausgangslage: zwei getrennte Systeme (Mitgliederverwaltung und alte Kasse), Trinkgelder werden bar gezählt und in Excel verteilt. Mit Quill: ein Sunmi T3 Pro am Empfang, Mitarbeiter-PIN je Trainer, Trinkgeld läuft beim Kassieren direkt auf den jeweiligen Trainer. Die Monatsauswertung „Trinkgeld und PT-Umsatz pro Trainer“ liegt zwei Klicks entfernt.

Discount-Studio mit großer Trainingsfläche und hohem Iso-Drink-Verkauf. Ein Selbstbedienungs-Kiosk im Trainingsbereich (ein Sunmi D3 Mini im Kiosk-Modus) entlastet den Empfang: Getränke kassieren die Mitglieder selbst, das Empfangspersonal hat Zeit für Beratung und Probetrainings. Die Auswertung zeigt, welche Supplements laufen, das erleichtert den Einkauf.

Onboarding-Pfad

Erstgespräch zur Bedarfsanalyse (60 Min telefonisch). Stammdaten-Aufnahme: Tageskarten-Tarife, PT-Pakete, Supplement-Sortiment, Mitarbeiter-Liste mit Rollen. Hardware-Lieferung in 3-5 Werktagen (vorinstallierte Sunmi-Geräte). Schulung des Teams (1-2 Stunden vor Ort oder remote). Go-Live-Tag mit Begleitung, idealerweise an einem ruhigen Wochentag. Nach 2 Wochen: Feedback-Termin, Feinjustierung. Insgesamt typisch 3-4 Wochen vom Erstgespräch bis zum stabilen Betrieb.