DSFinV-K-Export: Schritt-für-Schritt-Anleitung für deine Kasse

Bei der Betriebsprüfung verlangt das Finanzamt heute fast ohne Ausnahme einen DSFinV-K-Export. Das klingt nach Bürokratie-Monster, ist aber bei einer modernen Kasse ein Knopfdruck. Wir zeigen, was im Export drin ist, wie du ihn aus Quill ziehst, was der Prüfer typischerweise prüft — und welche Fehler du vermeiden solltest.

Was ist DSFinV-K?

Die Digitale Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme (DSFinV-K) ist seit 2020 verbindlich. Sie definiert ein einheitliches Datenformat, in dem alle elektronischen Kassen ihre Daten an das Finanzamt liefern müssen. Aktueller Stand: Spezifikation 2.3, gültig seit 2024.

Der Export ist ein TAR-Archiv mit 22 CSV-Dateien plus einer DTD-Schema-Datei für die Validierung. Inhaltlich umfasst er:

• Stammdaten — Kassen, Mitarbeiter, MwSt-Sätze, Zahlungsarten, Artikel, Kategorien
• Bewegungsdaten — Vorgänge, Vorgangs-Zeilen, Belege, Beleg-Signaturen
• Zahlungsdaten — Zahlungsmittel, Bargeld-Differenzen
• TSE-Daten — Signaturen, Zertifikate, Zähler, Public Keys

Schritt-für-Schritt: DSFinV-K aus Quill exportieren

1. Einloggen ins Admin-Cockpit deiner Quill-Kasse.
2. Im Menü „Buchhaltung → DSFinV-K-Export" öffnen.
3. Zeitraum auswählen: Standard ist das letzte Geschäftsjahr, aber du kannst beliebige Zeiträume wählen — z. B. nur den vom Prüfer angeforderten Monat.
4. Optional: Filiale wählen, falls du mehrere Standorte hast. Pro Filiale ein eigener Export.
5. „Export starten" drücken. Quill arbeitet asynchron im Hintergrund — auch bei großen Datenmengen kein Browser-Timeout.
6. Warten: bei einem Jahr mit ~50.000 Belegen dauert es ca. 30–60 Sekunden. Bei größeren Volumen bis zu 5 Minuten.
7. TAR-Datei herunterladen. Dateiname-Schema: quill-dsfinvk-[FILIALE]-[ZEITRAUM]-[TIMESTAMP].tar.
8. An den Prüfer übergeben — per USB-Stick, sicherem Mail-Versand oder direkt vor Ort am Termin.

Die Datei ist sofort IDEA-kompatibel (IDEA ist die Prüfer-Software des Bundes-Steuerverbands). Der Prüfer importiert das TAR und kann sofort prüfen.

Was im Export drin sein muss

Die 22 CSV-Dateien folgen einem festen Schema. Hier die wichtigsten und was sie enthalten:

Datei	Inhalt
cashpointclosing.csv	Z-Bon-Daten pro Tag
transactions.csv	Einzelvorgänge
lines.csv	Vorgangs-Positionen
transactions_tse.csv	TSE-Signaturen pro Vorgang
vat.csv	MwSt-Sätze
tse.csv	TSE-Konfiguration und Zertifikate
cash_per_currency.csv	Bargeld-Bestände pro Währung

Die restlichen 15 Dateien decken Stammdaten, Zahlungsarten, Mitarbeiter und Bestände ab.

Worauf der Prüfer schaut

Aus 50+ Quill-Installationen und Gesprächen mit Steuerberatern wissen wir, was Prüfer typischerweise checken:

1. Lückenlose Belegnummern. Format YYYY-NNNNNN, keine Sprünge. Wenn Belege fehlen, will der Prüfer wissen, wo sie geblieben sind.
2. TSE-Zähler-Kontinuität. Pro Tag müssen TSE-Signaturen aufeinanderfolgend sein. Lücken signalisieren manipulierte Vorgänge.
3. MwSt-Aufteilung pro Beleg. 7 % vs 19 % vs 0 % muss konsistent zur Stammdaten-Pflege sein.
4. Storno-Spuren. Ein Storno ist ein eigener Vorgang mit Bezug zum Original-Beleg — nicht ein „verschwundener Beleg".
5. Bargeld-Differenzen plausibel. Z-Bon-Kassenstand vs. tatsächlicher Bargeld-Bestand muss zusammenpassen.
6. Zahlungsmittel-Verteilung. Plausibel zwischen Bar/Karte/Sonstiges.
7. Tagesabschluss-Konsistenz. Jeder Geschäftstag braucht einen Z-Bon. Tage ohne Z-Bon sind ein Red Flag.

Was Quill automatisch sicherstellt

• Belegnummer wird in Datenbank-Transaktion vergeben — keine Lücken möglich.
• TSE-Signatur ist Teil der Beleg-Speicherung — kein Beleg ohne Signatur.
• MwSt-Sätze pro Artikel hinterlegt, automatische Aufteilung im Beleg.
• Storno = eigener Vorgang mit Referenz zum Original-Vorgang.
• Z-Bon ist atomar (Datenbank-Transaktion) — kein doppelter Z-Bon möglich.
• Validierung gegen DSFinV-K-Schema 2.3 vor dem TAR-Bau.

Häufige Fehler, die du vermeiden solltest

• Z-Bon vergessen. Wer am Abend „nur abschließt" ohne Z-Bon, hat im Export Lücken. Bei Quill ist der Z-Bon ein eigener Workflow — vergiss ihn nicht.
• Stammdaten nachträglich löschen. Alte Artikel oder Mitarbeiter dürfen nicht gelöscht werden, nur „deaktiviert". Sonst fehlen sie im Export für alte Vorgänge.
• MwSt-Wechsel ohne Datum. Wenn sich ein MwSt-Satz ändert (z. B. temporäre Senkung), muss das mit Gültigkeitsdatum dokumentiert sein.
• Verfahrensdokumentation fehlt. DSFinV-K-Export allein reicht nicht — du brauchst zusätzlich die schriftliche Verfahrensdokumentation nach GoBD.
• Export zu spät anfordern. Wenn der Prüfer kurzfristig kommt, brauchst du den Export in Stunden. Übe das einmal — der erste Export sollte nicht der unter Druck sein.

Was tun, wenn der Export fehlerhaft ist?

Wenn Quill beim Validieren eine Inkonsistenz findet (z. B. fehlende TSE-Signatur), bricht der Export ab und meldet den Fehler. Du kannst uns dann anrufen — typisch sind Stammdaten-Probleme, die sich in 15 Minuten lösen lassen. Bei anderen Anbietern kann ein fehlerhafter Export im Schadensfall „still" durchgehen — der Prüfer findet die Lücke erst beim Import in IDEA, und dann wird es unangenehm.

Was bei der Prüfer-Anwendung IDEA passiert

IDEA (Interactive Data Extraction and Analysis) ist die Standard-Software der deutschen Steuerprüfer. Der Prüfer importiert dein TAR-Archiv in IDEA. Was dann passiert:

• Schema-Validierung: IDEA prüft das TAR gegen die DSFinV-K-DTD-Datei. Wenn das Schema nicht passt, wird der Import abgelehnt — du müsstest neu exportieren.
• Lückenprüfung: IDEA listet automatisch lückenhafte Belegnummern, TSE-Zähler und Z-Bon-Daten auf. Der Prüfer sieht das in Sekunden.
• Plausibilitätsprüfung: Tageserlöse pro Z-Bon werden mit den Einzel-Belegen abgeglichen. Differenzen werden angezeigt.
• Stichproben: der Prüfer wählt einzelne Tage oder Belege aus und schaut sich Details an — z. B. einen Stornovorgang oder eine Bargeld-Differenz.
• Vergleich mit DATEV/Buchführung: die Z-Bon-Summen werden mit dem DATEV-Buchungsjournal verglichen. Diskrepanzen sind Red Flags.

Wenn das alles glatt läuft, ist der Prüfer in 30–60 Minuten durch. Wenn es Lücken oder Inkonsistenzen gibt, wird die Prüfung länger und teurer.

Verfahrensdokumentation — der vergessene Begleiter

Der DSFinV-K-Export allein reicht für die Betriebsprüfung nicht. Du brauchst zusätzlich eine Verfahrensdokumentation nach GoBD. Das ist ein schriftliches Dokument (PDF), in dem beschrieben ist, wie deine Kasse arbeitet — von der Bedienung bis zur Archivierung. Pflichtbestandteile:

• Welche Kasse wird eingesetzt? (Hersteller, Version, TSE-Anbieter)
• Wer hat Zugriff und welche Berechtigungen?
• Wie wird der Z-Bon ausgelöst und wann?
• Wie werden Stornos behandelt?
• Wie wird die Bargeld-Differenz erfasst?
• Wie und wo werden die Daten archiviert?
• Wer ist der Verantwortliche?

Wir liefern bei Quill ein Verfahrensdoku-Template mit, das du an dein konkretes Setup anpasst. Beim Erstgespräch erklären wir, was hineingehört und was nicht.

Wenn du die Aufbewahrungspflicht verletzt

Steuerlich relevante Daten — und das schließt DSFinV-K-Exporte und TSE-Signaturen ein — sind 10 Jahre aufzubewahren (§ 147 AO). Bei Cloud-Kassen wie Quill ist das eingebaut: wir archivieren in der Cloud, du kommst jederzeit ran. Bei lokalen Kassen ist das oft eine Achillesferse — verlorene Festplatten, kaputte USB-Sticks, vergessene Backups. Im Schadensfall droht ein Bußgeld und/oder eine Schätzung des Finanzamts.

Wie oft solltest du den Export proben?

Wir empfehlen, den DSFinV-K-Export einmal pro Quartal zu erstellen — auch ohne Prüfer-Termin. Gründe:

• Du übst den Workflow. Wenn der Prüfer da ist, brauchst du keine Anleitung.
• Du erkennst Inkonsistenzen früh. Falls Stammdaten-Probleme da sind, kannst du sie zeitnah klären.
• Du hast einen aktuellen Export griffbereit. Falls der Steuerberater Unterlagen anfordert.
• Dein Steuerberater kann optional eine Plausibilitäts­prüfung mit IDEA machen, bevor das Finanzamt es tut.

Spezialfälle, die nicht offensichtlich sind

Bewirtungsbelege

Bewirtungsbelege (vor allem für Geschäfts­essen) sind eigene Belege mit zusätzlichen Pflichtangaben (Anlass, Teilnehmer, Tag). Im DSFinV-K sind sie als normale Vorgänge enthalten — die Pflichtangaben werden separat in der Buchhaltung erfasst. Quill bietet ein Bewirtungs­beleg-Feld im Beleg-Dialog, das du beim Druck nutzen kannst.

Gutschein-Verkauf vs. Gutschein-Einlösung

Ein verkaufter Gutschein ist kein umsatzsteuerlicher Erlös zum Zeitpunkt des Verkaufs (bei Zweck-gebundenen Gutscheinen). Erst die Einlösung ist umsatzsteuerlich relevant. Im DSFinV-K werden beide Vorgänge separat geführt — Verkauf als „Voucher Issue", Einlösung als „Voucher Redemption". Bei Quill ist das im Gutschein-Modul automatisch korrekt eingerichtet.

Trinkgeld

Trinkgeld an die Bedienung ist (steuerrechtlich) kein Umsatz des Unternehmens, sondern Lohnzuwendung an den Mitarbeiter. Im DSFinV-K wird es als separate Position erfasst — nicht als Erlös. Quill trennt das automatisch im Beleg und im Tagesabschluss.

Rabatte und Aktionspreise

Rabatte müssen im DSFinV-K klar erkennbar sein — als negative Beträge mit Rabatt-Code. Quill speichert pro Beleg-Zeile den ursprünglichen Preis und den gewährten Rabatt. So sieht der Prüfer in IDEA klar, wie viel Rabatt gewährt wurde.

Korrekturen am Beleg

Wenn ein Beleg fehlerhaft erstellt wurde (z. B. falscher Artikel), darf er nicht einfach „verschwinden". Er bleibt mit Storno-Eintrag in der Datenbank — der DSFinV-K-Export enthält dann beide Vorgänge (Original + Storno). So ist die Korrektur nachvollziehbar.

Was bei der Übergabe an den Prüfer schiefgehen kann

• Falsche Zeitperiode: Prüfer wollte 2023, du lieferst 2024. Achte auf die Anforderung.
• Falsche Filiale: bei Multi-Standort ist der Export pro Filiale notwendig. Frag den Prüfer, ob er einen Gesamt-Export oder pro Standort will.
• Format-Probleme: wenn der Prüfer einen Stick mit FAT32 schickt, sind manchmal Sonderzeichen in Dateinamen ein Problem. Wir nennen Dateien ASCII-rein.
• Verschlüsselung: bei sehr großen Exports per Mail ist die Datei oft >25 MB. Nutze SecureFile-Dienste statt unverschlüsselter Mail.

Fazit

Der DSFinV-K-Export ist nicht das Monster, als das er manchmal erscheint. Mit einer Kasse, die ihn ab Tag 1 sauber macht (statt erst beim Prüfer-Termin), ist die Betriebsprüfung ein 30-Minuten-Termin. Probiere den Export bei Quill einmal aus, bevor du ihn brauchst — am besten heute.

Häufige Fragen

Wie lange dauert ein DSFinV-K-Export?

Bei ~50.000 Belegen pro Jahr etwa 30–60 Sekunden in Quill. Bei größeren Volumen bis zu 5 Minuten. Asynchron im Hintergrund — kein Browser-Timeout.

Muss ich den Export selbst machen oder macht das mein Steuerberater?

Üblicherweise machst du den Export, dein Steuerberater bekommt das TAR oder übergibt es selbst an den Prüfer. Wir liefern bei Quill den Guide für deinen Steuerberater mit.

Was ist mit Daten vor der TSE-Pflicht (vor 2020)?

Die musst du anders archivieren — z. B. als PDF-Z-Bons in deiner Buchhaltung. DSFinV-K gilt ab dem Zeitpunkt der TSE-Pflicht.

Kann ich den Export auch ohne Internet machen?

Nein — der Export wird serverseitig in der Cloud erstellt. Aber: das dauert Sekunden, die meisten Internet-Ausfälle sind kürzer als die Export-Dauer.