DSFinV-K-Export: Anleitung in 5 Schritten 2026

Bei der Betriebsprüfung verlangt das Finanzamt heute fast ohne Ausnahme einen DSFinV-K-Export. Das klingt nach Bürokratie-Monster, ist bei einer modernen Kasse aber ein Menüpunkt: Zeitraum wählen, Export starten, Datei herunterladen. Wir zeigen, was im Export drin ist, wie Sie ihn aus Quill ziehen, was der Prüfer typischerweise prüft - und welche Fehler Sie vermeiden sollten.

Was ist DSFinV-K?

Die Digitale Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme (DSFinV-K) ist seit 2020 verbindlich. Sie definiert ein einheitliches Datenformat, in dem alle elektronischen Kassen ihre Daten an das Finanzamt liefern müssen. Anzuwenden ist die Version 2.3 (für Aufzeichnungen ab dem 1. Juli 2022); die Version 2.4 enthält laut Bundeszentralamt für Steuern nur redaktionelle Änderungen.

Der Export ist ein TAR-Archiv mit 22 Dateien: 20 CSV-Dateien, die Beschreibungsdatei index.xml und eine DTD-Schema-Datei. Inhaltlich umfasst er:

• Stammdaten - Kassen, Mitarbeiter, MwSt-Sätze, Zahlungsarten, Artikel, Kategorien
• Bewegungsdaten - Vorgänge, Vorgangs-Zeilen, Belege, Beleg-Signaturen
• Zahlungsdaten - Zahlungsmittel, Bargeld-Differenzen
• TSE-Daten - Signaturen, Zertifikate, Zähler, Public Keys

Schritt-für-Schritt: DSFinV-K aus Quill exportieren

1. Export öffnen: Melden Sie sich in Quill an und öffnen Sie im Menü „Berichte → DSFinV-K-Export“.
2. Zeitraum wählen: Wählen Sie einen Monat, einen Datumsbereich oder den Vollexport aller Daten.
3. Export starten: Klicken Sie auf „Export starten“. Der Export läuft im Hintergrund, die Kasse bleibt nutzbar.
4. Archiv prüfen und herunterladen: Sobald der Export fertig ist, prüfen Sie ihn mit „Validieren“ auf Vollständigkeit und laden das TAR-Archiv herunter.
5. Archiv aufbewahren: Speichern Sie das Archiv selbst. Export-Aufträge löscht Quill nach 30 Tagen.

Die Datei heißt DSFinVK_[Zeitraum].tar. Wie lange der Export dauert, hängt von der Datenmenge ab; bei großen Zeiträumen können es einige Minuten sein. Das Archiv übergeben Sie dem Prüfer, etwa per USB-Stick, über einen sicheren Dateiversand oder vor Ort am Termin.

Die Datei ist sofort IDEA-kompatibel (IDEA ist die Prüfsoftware der deutschen Finanzverwaltung, vertrieben von der Audicon GmbH). Der Prüfer importiert das TAR und kann sofort prüfen. Einen Überblick über Format, Validierung und Pflichtdateien gibt die Produktseite DSFinV-K-Export in Quill.

Was im Export drin sein muss

Die 20 CSV-Dateien folgen einem festen Schema. Hier die wichtigsten und was sie enthalten:

Die restlichen 13 CSV-Dateien decken Betriebsstätte, Kasse und angeschlossene Terminals, Geschäftsvorfälle, Zahlarten, Umsatzsteuer je Vorgang und Position sowie Verweise zwischen Vorgängen ab; dazu kommen index.xml und die DTD.

Worauf der Prüfer schaut

Aus unseren Quill-Installationen und Gesprächen mit Steuerberatern wissen wir, was Prüfer typischerweise checken:

1. Lückenlose Belegnummern. Format YYYY-NNNNNN, keine Sprünge. Wenn Belege fehlen, will der Prüfer wissen, wo sie geblieben sind.
2. TSE-Zähler-Kontinuität. Pro Tag müssen TSE-Signaturen aufeinanderfolgend sein. Lücken signalisieren manipulierte Vorgänge.
3. MwSt-Aufteilung pro Beleg. 7 % vs 19 % vs 0 % muss konsistent zur Stammdaten-Pflege sein.
4. Storno-Spuren. Ein Storno ist ein eigener Vorgang mit Bezug zum Original-Beleg - nicht ein „verschwundener Beleg".
5. Bargeld-Differenzen plausibel. Z-Bon-Kassenstand vs. tatsächlicher Bargeld-Bestand muss zusammenpassen.
6. Zahlungsmittel-Verteilung. Plausibel zwischen Bar/Karte/Sonstiges.
7. Tagesabschluss-Konsistenz. Jeder Geschäftstag braucht einen Z-Bon. Tage ohne Z-Bon sind ein Red Flag.

Was Quill automatisch sicherstellt

• Belegnummer wird in Datenbank-Transaktion vergeben - keine Lücken möglich.
• TSE-Signatur ist Teil der Beleg-Speicherung - kein Beleg ohne Signatur (Details zur TSE-Anbindung von Quill).
• MwSt-Sätze pro Artikel hinterlegt, automatische Aufteilung im Beleg.
• Storno = eigener Vorgang mit Referenz zum Original-Vorgang.
• Z-Bon ist atomar (Datenbank-Transaktion) - kein doppelter Z-Bon möglich.
• Prüfung des fertigen Exports per Knopf „Validieren“: Sind alle Dateien da, stimmen die Spaltenköpfe?

Häufige Fehler, die Sie vermeiden sollten

• Z-Bon vergessen. Wer am Abend „nur abschließt" ohne Z-Bon, hat im Export Lücken. Bei Quill ist der Z-Bon ein eigener Workflow - vergessen Sie ihn nicht.
• Stammdaten nachträglich löschen. Alte Artikel oder Mitarbeiter dürfen nicht gelöscht werden, nur „deaktiviert". Sonst fehlen sie im Export für alte Vorgänge.
• MwSt-Wechsel ohne Datum. Wenn sich ein MwSt-Satz ändert (z. B. temporäre Senkung), muss das mit Gültigkeitsdatum dokumentiert sein.
• Verfahrensdokumentation fehlt. DSFinV-K-Export allein reicht nicht - Sie brauchen zusätzlich die schriftliche Verfahrensdokumentation nach GoBD.
• Export zu spät anfordern. Wenn der Prüfer kurzfristig kommt, brauchen Sie den Export in Stunden. Üben Sie das einmal - der erste Export sollte nicht der unter Druck sein.

Warum werden Sammelartikel wie „Speisen divers" nicht anerkannt?

Sammelbuchungen ohne Artikelbezug verstoßen gegen die Einzelaufzeichnungspflicht (§ 146 AO). Der Prüfer sieht im DSFinV-K-Export dann nur eine Position „Speisen divers" und kann Umsätze weder Warengruppen noch MwSt-Sätzen sicher zuordnen - das wird bei Prüfung und Kassennachschau als Mangel gewertet. Legen Sie stattdessen echte Artikel mit korrektem MwSt-Satz an; in Quill geht das auch per CSV-Import in der Artikelverwaltung.

Was tun, wenn der Export fehlerhaft ist?

Findet „Validieren“ eine fehlende Datei oder einen falschen Spaltenkopf, zeigt Quill das an. Hinweise des Exports selbst, etwa zu Belegen noch offener Vorgänge, die nicht im Archiv stecken, stehen direkt am Export-Auftrag. Sie können uns dann anrufen - typisch sind Stammdaten-Probleme. Bei anderen Anbietern kann ein fehlerhafter Export im Schadensfall „still" durchgehen - der Prüfer findet die Lücke erst beim Import in IDEA, und dann wird es unangenehm.

Was bei der Prüfer-Anwendung IDEA passiert

IDEA (Interactive Data Extraction and Analysis) ist die Standard-Software der deutschen Steuerprüfer. Der Prüfer importiert Ihr TAR-Archiv in IDEA. Was dann passiert:

• Schema-Validierung: IDEA prüft das TAR gegen die DSFinV-K-DTD-Datei. Wenn das Schema nicht passt, wird der Import abgelehnt - Sie müssten neu exportieren.
• Lückenprüfung: IDEA listet automatisch lückenhafte Belegnummern, TSE-Zähler und Z-Bon-Daten auf. Der Prüfer sieht das in Sekunden.
• Plausibilitätsprüfung: Tageserlöse pro Z-Bon werden mit den Einzel-Belegen abgeglichen. Differenzen werden angezeigt.
• Stichproben: der Prüfer wählt einzelne Tage oder Belege aus und schaut sich Details an - z. B. einen Stornovorgang oder eine Bargeld-Differenz.
• Vergleich mit FiBu/Buchführung: die Z-Bon-Summen werden mit dem FiBu-Buchungsjournal verglichen. Diskrepanzen sind Red Flags.

Damit die Z-Bon-Summen zur Buchführung passen, lohnt ein Blick auf die FiBu-Schnittstelle von Quill - sie übergibt die Kassenumsätze als Buchungsstapel an die Kanzlei.

Wenn das alles glatt läuft, ist der Prüfer in 30-60 Minuten durch. Wenn es Lücken oder Inkonsistenzen gibt, wird die Prüfung länger und teurer.

Verfahrensdokumentation - der vergessene Begleiter

Der DSFinV-K-Export allein reicht für die Betriebsprüfung nicht. Sie brauchen zusätzlich eine Verfahrensdokumentation nach GoBD. Das ist ein schriftliches Dokument (PDF), in dem beschrieben ist, wie Ihre Kasse arbeitet - von der Bedienung bis zur Archivierung. Pflichtbestandteile:

• Welche Kasse wird eingesetzt? (Hersteller, Version, TSE-Anbieter)
• Wer hat Zugriff und welche Berechtigungen?
• Wie wird der Z-Bon ausgelöst und wann?
• Wie werden Stornos behandelt?
• Wie wird die Bargeld-Differenz erfasst?
• Wie und wo werden die Daten archiviert?
• Wer ist der Verantwortliche?

Quill erstellt die Verfahrensdokumentation Ihrer Kasse als PDF direkt aus dem System (Firma, TSE, Kassenkennung, Abläufe). Sie prüfen sie und ergänzen sie mit Ihrer Steuerberatung, etwa um Ihre Abläufe beim Kassensturz. Beim Erstgespräch erklären wir, was hineingehört.

Wenn Sie die Aufbewahrungspflicht verletzen

Steuerlich relevante Daten - und das schließt DSFinV-K-Exporte und TSE-Signaturen ein - sind 10 Jahre aufzubewahren (§ 147 AO). Bei Cloud-Kassen wie Quill ist das eingebaut: wir archivieren in der Cloud, Sie kommen jederzeit ran. Bei lokalen Kassen ist das oft eine Achillesferse - verlorene Festplatten, kaputte USB-Sticks, vergessene Backups. Im Schadensfall droht ein Bußgeld und/oder eine Schätzung des Finanzamts.

Wie oft sollten Sie den Export proben?

Wir empfehlen, den DSFinV-K-Export einmal pro Quartal zu erstellen - auch ohne Prüfer-Termin. Gründe:

• Sie üben den Workflow. Wenn der Prüfer da ist, brauchen Sie keine Anleitung.
• Sie erkennen Inkonsistenzen früh. Falls Stammdaten-Probleme da sind, können Sie sie zeitnah klären.
• Sie haben einen aktuellen Export griffbereit. Falls der Steuerberater Unterlagen anfordert.
• Ihr Steuerberater kann optional eine Plausibilitäts­prüfung mit IDEA machen, bevor das Finanzamt es tut.

Spezialfälle, die nicht offensichtlich sind

Bewirtungsbelege

Bewirtungsbelege (vor allem für Geschäfts­essen) sind eigene Belege mit zusätzlichen Pflichtangaben (Anlass, Teilnehmer, Tag). Im DSFinV-K sind sie als normale Vorgänge enthalten - die Pflichtangaben werden separat in der Buchhaltung erfasst. Quill bietet ein Bewirtungs­beleg-Feld im Beleg-Dialog, das Sie beim Druck nutzen können.

Gutschein-Verkauf vs. Gutschein-Einlösung

Ein verkaufter Gutschein ist kein umsatzsteuerlicher Erlös zum Zeitpunkt des Verkaufs (bei Zweck-gebundenen Gutscheinen). Erst die Einlösung ist umsatzsteuerlich relevant. Im DSFinV-K werden beide Vorgänge separat geführt - Verkauf als „Voucher Issue", Einlösung als „Voucher Redemption". Bei Quill ist das im Gutschein-Modul automatisch korrekt eingerichtet.

Trinkgeld

Trinkgeld an die Bedienung ist (steuerrechtlich) kein Umsatz des Unternehmens, sondern Lohnzuwendung an den Mitarbeiter. Im DSFinV-K wird es als separate Position erfasst - nicht als Erlös. Quill trennt das automatisch im Beleg und im Tagesabschluss.

Rabatte und Aktionspreise

Rabatte müssen im DSFinV-K klar erkennbar sein - als negative Beträge mit Rabatt-Code. Quill speichert pro Beleg-Zeile den ursprünglichen Preis und den gewährten Rabatt. So sieht der Prüfer in IDEA klar, wie viel Rabatt gewährt wurde.

Korrekturen am Beleg

Wenn ein Beleg fehlerhaft erstellt wurde (z. B. falscher Artikel), darf er nicht einfach „verschwinden". Er bleibt mit Storno-Eintrag in der Datenbank - der DSFinV-K-Export enthält dann beide Vorgänge (Original + Storno). So ist die Korrektur nachvollziehbar.

Was bei der Übergabe an den Prüfer schiefgehen kann

• Falsche Zeitperiode: Prüfer wollte 2023, Sie liefern 2024. Achten Sie auf die Anforderung.
• Format-Probleme: wenn der Prüfer einen Stick mit FAT32 schickt, sind manchmal Sonderzeichen in Dateinamen ein Problem. Wir nennen Dateien ASCII-rein.
• Verschlüsselung: bei sehr großen Exports per Mail ist die Datei oft >25 MB. Nutzen Sie SecureFile-Dienste statt unverschlüsselter Mail.

Fazit

Der DSFinV-K-Export ist nicht das Monster, als das er manchmal erscheint. Mit einer Kasse, die ihn ab Tag 1 sauber macht (statt erst beim Prüfer-Termin), ist die Betriebsprüfung ein 30-Minuten-Termin. Die gleiche Pflicht trifft übrigens auch mobile Betriebe - ein Kassensystem für Foodtruck oder Kassensystem für Imbiss muss den DSFinV-K-Export genauso liefern können. Probieren Sie den Export bei Quill einmal aus, bevor Sie ihn brauchen - am besten heute, zum Beispiel in einer kostenlosen Live-Demo.

Quellen

• Bundeszentralamt für Steuern: Digitale Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme (DSFinV-K)
• § 4 KassenSichV: Einheitliche digitale Schnittstelle
• § 146b AO: Kassen-Nachschau
• § 147 AO: Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen

Häufige Fragen