Worum es geht
Wer parallel einen Shopify-Onlineshop und einen physischen Laden betreibt, hat ein typisches Problem: zwei Datenstände. Im Online-Lager stehen 5 Stück, im Laden sind aber schon 3 verkauft. Spätestens bei der Inventur ist das ein Albtraum. Quill löst das, indem die Kasse sich mit Shopify synchronisiert - bidirektional, in Echtzeit für Bestände, und mit ehrlichen Konflikt-Regeln.
Was wird synchronisiert
- Produkte: Titel, Beschreibung, SKU, Bilder. Anlegen können Sie wahlweise in Shopify oder Quill - die Sync-Richtung legen Sie im Setup fest.
- Varianten: Größe, Farbe, sonstige Merkmale. Quill unterstützt das gleiche Varianten-Modell wie Shopify, kein Daten-Verlust.
- Preise: mit korrekter MwSt-Aufteilung. Quill speichert intern netto, Shopify brutto - die Umrechnung übernehmen wir.
- Lagerbestand: Echtzeit. Jede Bewegung (Verkauf, Wareneingang, Korrektur) wird sofort an Shopify weitergegeben.
- Bilder: Hauptbild + bis zu 10 Zusatzbilder pro Produkt. Wir laden sie als Original-Auflösung hoch und überlassen Shopify die Skalierung.
Wie der Sync technisch funktioniert
Quill kommuniziert über die offizielle Shopify-Admin-API (REST und GraphQL). Bei der Einrichtung erstellen Sie in Shopify eine Custom-App mit den nötigen Scopes (Produkte, Bestand, Bestellungen) und geben Quill den Access-Token. Ab dann läuft alles automatisch.
- Bestand-Updates: sofort nach jedem Verkauf, per Shopify-Webhook + Quill-Push.
- Stammdaten-Sync: alle 5 Minuten oder manuell auf Knopfdruck.
- Bestellungs-Import: Shopify-Bestellung kann optional als Quill-Beleg verbucht werden (für einheitliche Z-Bons).
Konflikte und Race-Conditions
Wenn Online-Shop und Laden gleichzeitig das letzte Stück verkaufen, gibt es einen Konflikt. Quill löst das mit „first-write-wins": der zuerst registrierte Verkauf bekommt das Produkt, der zweite bekommt eine Hinweis-Meldung (im Laden direkt am Display, online als „nicht verfügbar"-E-Mail an den Kunden). In der Praxis passiert das sehr selten, aber wir sind ehrlich: ganz vermeiden lassen sich Race-Conditions nicht.
Onlineshop + Ladenkasse parallel betreiben
Ein typisches Setup: Sie verkaufen im Laden und über Shopify. Quill ist die zentrale Datenquelle für Stammdaten (Artikel, Preise, Bilder). Shopify ist die zentrale Datenquelle für Onlineshop-Bestellungen. Bestände sind in Quill geführt, mit Shopify als „Spiegel". So vermeiden Sie Doppelpflege und behalten die Übersicht.
Steuern und MwSt
Quill kennt deutsche MwSt-Sätze und teilt Online- und Filial-Verkäufe sauber auf. Jeder Verkauf wird über das TSE-Kassensystem signiert; bei einer Betriebsprüfung sind die Online-Belege im DSFinV-K-Export als eigene Vorgangsart enthalten - das Finanzamt sieht klar, was im Laden und was online umgesetzt wurde.
Migration von Stand-alone Shopify oder anderer Kasse
- Bestandsaufnahme Ihrer Shopify-Artikel (CSV-Export).
- Quill-Stammdaten anlegen oder synchronisieren (Initial-Import).
- Bestände prüfen und ggf. korrigieren - was im Shopify-Lager steht, wird in Quill als Anfangsbestand verbucht.
- Sync aktivieren und 1-2 Tage parallel laufen lassen für Test.
- Echtbetrieb starten.
Typische Migration: 1 Werktag für ein Sortiment unter 1.000 Artikeln. Bei größeren Sortimenten planen wir 2-3 Tage.
Was sich nicht ändert
Ihr Shopify-Theme, Ihre Online-Marketing-Tools (Klaviyo, Google Ads, Facebook), Ihre Versand-Dienste (DHL, Sendcloud) - alle laufen weiter wie gewohnt. Quill ist als Lager- und Kassen-System eingehängt, nicht als Ersatz für Ihren Shop.
Typisches Szenario: Bekleidungsladen mit Shopify und Quill
Typisches Szenario: Ein Bekleidungsladen betreibt rund 600 Produkte in Shopify und parallel eine alte Kasse ohne Online-Sync. Die Inventur dauert zwei Tage, Diskrepanzen zwischen Online-Lager und Laden sind chronisch. Nach einer Quill-Anbindung sähe das so aus:
- Bestand ist in Echtzeit synchron - Inventur ist nur noch eine Kontrollrunde, nicht mehr ein Komplett-Zählen.
- Neuartikel werden in Quill angelegt, Bilder in Shopify ergänzt - keine Doppel-Eingabe mehr.
- Saisonale Sale-Aktionen werden in Quill geplant und automatisch in Shopify übernommen.
- DSFinV-K-Export enthält Online- und Laden-Verkäufe sauber getrennt.
Sonderfälle und Limitationen
Wir sind ehrlich - nicht jedes Shopify-Setup funktioniert reibungslos:
- Shopify Markets (Multi-Currency): aktuell synchronisiert Quill nur die Standard-Währung. Multi-Currency-Bestände in unterschiedlichen Ländern sind als manuelle Konfiguration möglich, aber nicht im Standard-Sync.
- Subscription-Produkte (Shopify Subscriptions): wiederkehrende Aboartikel synchronisieren wir aktuell nicht - diese laufen weiter rein in Shopify.
- Custom Order-Workflows: wenn Sie sehr individuelle Order-Workflows in Shopify haben (z. B. mehrstufige Genehmigungen), prüfen wir vorab kostenlos, ob der Bestand-Sync dazu passt.
- Shopify B2B (Vertical): für reine B2B-Setups mit Zahlungszielen empfehlen wir die Kombination mit dem Quill-Debitoren-Modul.
Mehr zu Quill: Funktionen im Überblick · Preise und Tarife · passende Kassen-Hardware · kostenlose Demo buchen
Alle Angaben Stand Mai 2026, ohne Gewähr. Genannte Drittanbieter-Funktionen können sich ändern - bitte vor Vertragsabschluss prüfen.