Quill für Hotel, Pension & Ferienwohnung

Tag im Leben

Kernfunktionen für Hotel

• Zimmerkonto-Posting (PMS-generisch). Verkäufe aus Restaurant, Bar, Frühstück, Roomservice, Mini-Shop können direkt aufs Zimmerkonto gebucht werden. Schnittstelle zu PMS (Apaleo, Mews, protel, Sihot etc.) als CSV-Export oder REST-Anbindung — kundenspezifisch im Onboarding eingerichtet.
• F&B-POS mit Tisch- und Bonplan. Restaurant- und Bar-Workflows: Tisch öffnen, Split-Rechnung, Trinkgeld, Kartenzahlung. Mehrere Bondrucker (Küche, Bar) getrennt nach Warengruppe.
• City-Tax und Touristen-Abgabe. City-Tax als eigene Position pro Übernachtung (Berlin 5 %, Hamburg 5 %, Köln 5 %, München 5 %, individuell konfigurierbar). Auf der Rechnung getrennt ausgewiesen, separate Sachkontenbuchung. Befreiungs-Workflow für Geschäftsreisende möglich.
• Frühstücksraum-Schnellzugriff. Continental, deutsch, vegan, à-la-carte-Extras (Champagner, Spiegelei, Müsli-Sonderwunsch) als Schnellzugriff. Eingabe in 5 Sekunden, Buchung direkt aufs Zimmerkonto via Zimmernummer-Eingabe.
• Roomservice-Workflow. Bestellung am Telefon oder Tablet aufnehmen, Bondruck zur Küche oder Bar, gleichzeitig Posting aufs Zimmerkonto. Service-Personal-Provision optional.
• Mini-Shop an der Rezeption. Souvenirs, Postkarten, Toilettenartikel als eigene Kategorie. Wahlweise direkt oder aufs Zimmerkonto. EAN-Scan, schnelle Top-Artikel.
• Trinkgeld-Modul für F&B-Schichten. Trinkgeld am Display, getrennt nach Schicht und Mitarbeiter. Provisions-Auswertung pro Servicekraft monatlich.
• Mehrere Outlets unter einem Hotel. Restaurant, Bar, Frühstücksraum, Mini-Shop, Roomservice als eigene Kostenstellen. Eigene Z-Bons, gemeinsame Auswertung im Cockpit.

Branchen-Herausforderungen

• PMS und F&B-Kasse müssen sich verstehen. Klassisch sind das zwei isolierte Systeme. Quill schließt die Lücke über CSV-/REST-Anbindung — wir richten die Schnittstelle kundenspezifisch im Onboarding ein.
• City-Tax korrekt ausweisen. In vielen Städten Pflicht, mit Befreiungs-Möglichkeiten für Geschäftsreisende. Wer das in Excel macht, hat irgendwann ein Problem mit der Stadtkasse-Außenprüfung. Quill macht es automatisch.
• Frühstücksraum-Geschwindigkeit. 7–9 Uhr Stoßzeit, 80 Gäste in 90 Minuten. Quill schafft das mit Schnellzugriff-Buttons und Zimmerkonto-Direkt-Posting (kein Bondruck nötig pro Frühstück).
• Late-Night-Sicherheit. Nachtportier ist allein an der Bar, Bargeld muss gezählt werden, Stornos müssen kontrolliert sein. Quill-Audit-Log und PIN-Schichten machen das transparent.
• Roomservice-Bondruck zur Küche. Wenn die Roomservice-Order in der Küche nicht ausgedruckt wird, fehlt das Essen. Quill druckt zwingend zur Küche, mit Quittungsbon beim Gast.
• F&B vs. Beherbergung steuerlich getrennt. Beherbergung 7 %, F&B oft 19 % (außer Hotelfrühstück, das ist 7 % im Paket). Quill kennt die Regeln, bucht automatisch korrekt.

Compliance & TSE

Hotel-Compliance ist eine Mischung aus Kassen- und Tourismus-Regulierung. Quill bedient die Kassen-Seite vollständig und macht die City-Tax auswertbar.

• TSE Fiskaly Cloud signiert jeden F&B- und Mini-Shop-Verkauf manipulationssicher (KassenSichV §1).
• DSFinV-K-Export mit getrennten Outlets (Restaurant, Bar, Frühstück, Roomservice, Mini-Shop). Außenprüfung bekommt eine saubere Mappe.
• City-Tax/Bettensteuer als eigene Position konfigurierbar, getrennte Sachkonten-Buchung. Befreiungs-Workflow dokumentiert.
• Belegausgabepflicht (§146a AO) bei jedem F&B- und Mini-Shop-Vorgang.
• Hotelfrühstück 7 % MwSt (im Übernachtungs-Paket) vs. à-la-carte-Frühstück 19 % — Quill kennt die Regeln und bucht automatisch.
• Beherbergungsumsatz 7 %, F&B-Umsatz 19 % sauber getrennt — der DATEV-Export hat passende Sachkonten.
• DSGVO: Gäste-Daten verschlüsselt, Audit-Log, Recht auf Vergessen.
• GoBD-konforme Buchführung mit lückenlosem Bon-Journal.

Detail-Infos: TSE · DSFinV-K · KassenSichV · GoBD

Hardware-Empfehlung

Für das Restaurant: Sunmi D3 Mini (399 €) als Tresen-Kasse + mobile Bedienung am Tisch über Sunmi V3h Mobile (449 €). Für die Bar: ein zweiter Sunmi D3 Mini oder Sunmi T3 Pro für hohe Frequenz. Frühstücksraum: ein Sunmi D3 Mini reicht, optional mit Bondruck zum Küchen-Buffet. Rezeption Mini-Shop: ein vorhandenes Tablet reicht oft, sonst Sunmi V3h Mobile. Karten­zahlung kontaktlos über Soft-POS am Display oder über ZVT-Terminal Deiner Hausbank — vendor-neutral. Hardware-Übersicht · Karten­zahlung.

Preisindikation

Kleines Hotel/Pension mit Restaurant + Bar: Komplett-Paket. Mehrere Outlets (z.B. Restaurant + Bar + Frühstücksraum + Roomservice): meist auch noch im Komplett-Paket abgedeckt. Hotelketten mit mehreren Standorten: Enterprise. Aktuelle Preise.

Branchenkontext & Praxis

Der Markt — Hotellerie im Spannungsfeld

Die deutsche Hotellerie kämpft mit steigenden Lohn-, Energie- und Lebensmittelkosten bei gleichzeitig drückender Plattform-Konkurrenz (Booking.com, Expedia mit hohen Kommissionen) und einem Gast, der mehr erwartet: kontaktloses Bezahlen, digitale Rechnung, schnellen Check-Out, transparente Aufschlüsselung von Übernachtung, F&B, City-Tax und Sonstigem. Wer hier mit veralteten Insellösungen arbeitet (PMS und Kasse getrennt, keine Schnittstelle, City-Tax in Excel berechnet), verliert Marge und Gäste-Vertrauen.

Quill ist die F&B- und Mini-Shop-Kasse, die nahtlos in die moderne PMS-Welt passt. Wir docken über CSV-/REST-Schnittstellen an Apaleo, Mews, protel, Sihot und andere PMS an, posten Verkäufe direkt aufs Zimmerkonto und liefern die saubere DSFinV-K-Mappe für die Außenprüfung. City-Tax ist eine eigene Position auf jedem Übernachtungs-Bon, der Befreiungs-Workflow für Geschäftsreisende ist dokumentiert.

Was Quill in der Hotellerie kann

Mehrere Outlets in einem Hotel (Restaurant, Bar, Frühstücksraum, Mini-Shop, Roomservice) als eigene Kostenstellen mit eigenen Z-Bons und konsolidierter Tagesauswertung. PMS-Schnittstelle für Zimmerkonto-Postings (kundenspezifisch eingerichtet). City-Tax-Konfiguration pro Stadt mit korrektem Steuersatz und Befreiungs-Workflow. F&B-MwSt-Regeln (Hotelfrühstück im Paket 7 %, à-la-carte-Frühstück 19 %, alkoholische Getränke 19 %, Speisen Im-Haus 19 %, Speisen Außer-Haus 7 %) als feste Regeln im System. Trinkgeld am Display für F&B-Servicekräfte. Nachtportier-Workflow mit eigener PIN und Audit-Log für späte Lobby-Bar-Verkäufe.

Was Quill nicht ist: kein Property Management System. Reservierung, Zimmerverfügbarkeit, Channel-Manager, Yield-Management bleiben in Deinem PMS — und das ist gut so.

Was vor dem Wechsel klären

Welches PMS nutzt Ihr und welche Schnittstellen bietet es (REST-API, CSV-Export, Posting-Schnittstelle)? Welche City-Tax-Regeln greifen am Standort? Welche F&B-Outlets sollen abgebildet werden? Wie ist die Bondrucker-Infrastruktur (separat für Küche, Bar, Service)? Wie ist die heutige Trinkgeld-Verteilung (pro Schicht, pro Person, pro Outlet)? Gibt es Saisonalitäten (Tourismus-Saison, Hochzeits-Saison, Konferenz-Saison), die abgebildet werden müssen?

Drei typische Hotel-Szenarien mit Quill

Stadtmittel-Hotel mit Restaurant und Bar, 40 Zimmer, eigener Frühstücksraum. Vorher: PMS Apaleo, alte Kasse für Restaurant, separate Excel-Liste für Mini-Shop. F&B-Verkäufe wurden vom Service notiert und am Ende der Schicht in die alte Kasse eingetippt — mit entsprechenden Fehlern. Mit Quill: Sunmi D3 Mini am Restaurant-Tresen + ein zweites D3 Mini in der Bar + ein Sunmi V3h Mobile für mobile Bestellung am Tisch. Schnittstelle zu Apaleo ist eingerichtet, Zimmer-Postings laufen in Echtzeit, City-Tax wird automatisch berechnet. Nach drei Monaten: F&B-Umsatz +12 %, weil Service die Up-Sells direkt am Tisch kassieren kann, statt erst auf dem Weg zur Kasse zu „vergessen".

Pension mit 12 Zimmern, Familienbetrieb, Frühstück im eigenen Raum, kein Restaurant. Vorher: kein digitales System, Frühstück wurde pauschal pro Gast berechnet, Mini-Shop-Verkäufe wurden auf Papier notiert. Mit Quill: ein Sunmi D3 Mini am Frühstücks-Buffet und an der Rezeption. Frühstück läuft als Position direkt auf das Zimmerkonto, à-la-carte-Extras (Champagner, Spiegelei) als Zusatzpositionen. Mini-Shop läuft entweder direkt oder aufs Zimmer. PMS hat dieser Familienbetrieb nicht — Quill hat ein einfaches Übernachtungs-Modul für genau diesen Fall, das die Übernachtungsabrechnung als eigene Kategorie führt (ohne Vollwertigkeits-Anspruch eines PMS).

Ferienwohnungs-Verbund mit 8 Wohnungen, kein Hotel-Standard-Service. Schwerpunkt: Endreinigung, Bettwäsche-Service, evtl. Frühstückskorb gegen Aufpreis. Mit Quill: jede Wohnung ist ein „Zimmer", Buchung läuft über externe Plattform (Booking.com, Airbnb, eigene Website), Quill macht den Check-In-Prozess vor Ort mit Beleg über Zusatzleistungen (Bettwäsche-Set, Frühstückskorb, Touristenkarte). City-Tax wird automatisch berechnet, Beleg per E-Mail oder QR.

Migration und Onboarding

Hotels haben oft mehrere Outlets — die Migration läuft daher in Wellen: erst Restaurant-Kasse, dann Bar, dann Frühstücksraum, dann Mini-Shop. Pro Outlet typisch 1 Woche Test-Modus plus Schulung. Schnittstelle zum PMS wird parallel eingerichtet (typisch 2–3 Wochen je nach PMS und gewünschten Posting-Regeln). Insgesamt 6–8 Wochen vom Erstgespräch bis zum stabilen Vollbetrieb. Wir empfehlen, mit einem Outlet zu starten, dort 2 Wochen Erfahrung zu sammeln und dann die nächsten auszurollen.

Häufige Fragen