Quill für Apotheke & Filialapotheken

Tag im Leben

Kernfunktionen für Apotheke

• Sortiments-Trennung mit eigenen Steuerklassen. Apothekenpflichtige Arzneimittel, freiverkäufliche OTC, Kosmetik, Medizinprodukte, Sondersortimente — jede Gruppe hat eigene MwSt-Sätze (7 % auf Arzneimittel, 19 % auf OTC/Kosmetik), eigene Berichte, eigene Margen. Auswertung mit einem Klick.
• Filialapotheken-Sync ohne Aufpreis. Stammdaten, Bestände, Z-Bons und Mitarbeiter zentral verwalten. Wenn ein Kunde in Filiale A nach einem Artikel fragt, der in Filiale B verfügbar ist, zeigt Quill das in Echtzeit. Reservierung filialübergreifend ist möglich.
• Parallel zur Apotheken-Software. Quill ersetzt keine ABDA-/IXOS-/Awinta-Lösung. Rezeptverarbeitung, ARZ-Abrechnung und ABDA-Daten bleiben dort. Quill kassiert OTC, Kosmetik und Sondersortimente — sauber getrennt und schneller als die meisten klassischen Kassenmodule.
• Pharma-Großhandels-Integration generisch. Wareneingang aus Phoenix-, Sanacorp- oder GEHE-Lieferungen über CSV-/REST-Schnittstellen automatisierbar (kundenindividuelle Anbindung im Onboarding). EAN-Scan beim Wareneingang, Differenzberichte automatisch.
• Stammkunden-Erkennung über Bonusprogramme. Optional Loyalty-Modul: Punkte sammeln für Kosmetik-Käufe, Bonus-Programme für Stammkunden, individuelle Rabatte für Heim- und Pflegekunden.
• Mitarbeiter-PIN und Schichten getrennt. Jeder PTA-, Apothekerin- oder Apotheker-Login mit eigener PIN. Pro Schicht eigene Auswertung, korrekt für die DSGVO-Trennung personenbezogener Verkaufsdaten und nützlich für die interne Personalsteuerung.
• Sondersortimente strukturiert. Verleih (Inhalationsgeräte, Milchpumpen), Sonderbestellungen, Hilfsmittel mit Krankenkassen-Zuzahlung — alles in eigenen Kategorien mit korrekter steuerlicher Behandlung.
• Notdienst-Workflow. Notdienst-Schichten als eigene Kassensession mit hinterlegbarer Notdienstgebühr. Für die Buchhaltung sauber trennbar, für Dich übersichtlich.

Branchen-Herausforderungen

• Mehrere Sortimente, mehrere Steuersätze. Wer das in Excel oder einer einfachen Kasse abbildet, verliert irgendwann den Überblick. Quill macht die Trennung automatisch — pro Artikel ist die MwSt-Klasse hinterlegt, die Auswertung gruppiert.
• Filialen wollen Echtzeit-Bestand sehen. In klassischen On-Prem-Kassen läuft der Bestand pro Filiale isoliert, der Sync erfolgt nur nachts. Quill als Cloud-Lösung zeigt Bestände filialübergreifend in Echtzeit — ohne dass Du teure VPN-Infrastruktur betreiben musst.
• Pharma-Großhandel-Abrechnung sauber zuordnen. Wareneingänge müssen mit Lieferschein und Rechnung abgeglichen werden. Quills Wareneingangs-Modul scannt EAN-Codes, gleicht gegen den Lieferschein ab und meldet Abweichungen sofort.
• Verkaufsabschluss am Handverkauf in Sekunden. Wenn ein Kunde am HV-Platz steht, darf die Bezahlung nicht 30 Sekunden dauern. Quill braucht typisch unter 10 Sekunden vom Scan bis zur fertigen Kontaktlos-Zahlung.
• Datenschutz für Stammkundendaten. Kundenkartei mit Bonusprogramm oder Heim-Belieferung muss DSGVO-konform sein. Quill speichert verschlüsselt, jeder Mitarbeiter-Zugriff wird protokolliert, Kundendaten lassen sich auf Wunsch komplett anonymisieren.
• Notdienst-Umsatz korrekt ausweisen. Bei Notdienst-Schichten fallen Notdienstgebühren an, die buchhalterisch eindeutig trennbar sein müssen. Quill kennt das — eigene Schichtsession, eigene Auswertung, eigene Position.

Compliance & TSE

Eine Apotheke unterliegt einer dichten Regulierungs-Landschaft. Quill kümmert sich um die Kassen-relevanten Anforderungen — die berufsrechtlichen Themen (ApBetrO, AMG, HWG, Preisbindung) liegen bei Dir und Deiner Apotheken-Software.

• TSE Fiskaly Cloud signiert jeden Quill-Vorgang manipulationssicher (KassenSichV §1). Die Signatur erfolgt sofort, im Offline-Fall mit garantierter Nachsignatur beim Reconnect.
• DSFinV-K-Export mit getrennter Auswertung pro Sortiments-Klasse — die Außenprüfung bekommt einen Export, der direkt einlesbar ist.
• Preisbindung Arzneimittel: Apothekenpflichtige Arzneimittel haben in Quill ein Preisbindungs-Flag — der Preis lässt sich am HV-Platz nicht spontan rabattieren. Sondersortimente und OTC bleiben frei rabattierbar.
• Belegausgabepflicht (§146a AO): Bon-Druck Standard, optional QR-Beleg oder E-Mail-Beleg. Kunde kann ablehnen, das wird dokumentiert.
• DSGVO: Kundenkartei-Felder sind verschlüsselt, Mitarbeiter-Zugriffe werden im Audit-Log protokolliert. Kundendaten können komplett anonymisiert werden (Recht auf Vergessen).
• GoBD-Konformität: Lückenlose Belegnummerierung, revisionssichere Speicherung, Verfahrensdokumentation auf Knopfdruck (Standard-Dokument im Admin-Bereich).
• Schnittstellen zu DATEV: Export der Buchungssätze mit getrennten Sachkonten je Sortiments-Klasse — Dein Steuerberater bekommt eine saubere Mappe.

Detail-Infos: TSE · DSFinV-K · KassenSichV · GoBD

Hardware-Empfehlung

Für Apotheken empfehlen wir den Sunmi T3 Pro als Hauptkasse am HV-Platz — großes 15,6"-Display, robust für 12-Stunden-Schichten, integrierter 80-mm-Bondrucker. Für den zweiten Handverkaufsplatz oder die Beratungsecke ein Sunmi D3 Mini (399 €) als All-in-One-Lösung. Beim Wareneingang im Lager hilft ein zusätzlicher Honeywell-EAN-Scanner. Karten­zahlung über Soft-POS am Display (kein Extra-Terminal nötig) oder über ein klassisches ZVT-Terminal Deiner Hausbank — Quill ist vendor-neutral. Vorhandene Hardware (eigene Tablets, vorhandene Bondrucker, bestehende EC-Terminals) prüfen wir kostenfrei auf Kompatibilität. Vollständige Liste: Hardware-Übersicht.

Preisindikation

Für eine Einzelapotheke ist das Komplett-Paket typisch — alle Module inklusive, ein Standort. Bei Filialapotheken wechseln viele in die Enterprise-Stufe mit Mehrstandort-Sync, gemeinsamen Stammdaten und konsolidierter Tagesauswertung. Aktuelle Preise · Karten­zahlungs-Optionen.

Branchenkontext & Praxis

Der Markt — warum Apotheken jetzt umrüsten

Die deutsche Apotheken-Landschaft hat sich in den letzten Jahren strukturell verändert. Mit dem E-Rezept ist die Rezeptverarbeitung digital geworden, das Apothekensterben hat sich beschleunigt (Stand 2024 unter 18.000 Apotheken), und der Wettbewerb mit Versandapotheken (DocMorris, Shop Apotheke, Aponeo) drückt auf die OTC-Marge. Was bleibt, ist die Beratung vor Ort — und das Sondersortiment, an dem klassische Versandapotheken noch nicht konkurrieren können (Kosmetik, individuelle Beratung bei Hautproblemen, regionale Heilmittel, Schnellservice bei Selbstmedikation).

Diese Verschiebung hat Konsequenzen für die Kasse. Wer früher 70 % seines Umsatzes mit Rezept-OTC machte und 30 % mit Direktverkauf, hat heute oft das umgekehrte Verhältnis. Das bedeutet: die Kasse muss in der OTC-, Kosmetik-, Sondersortiments-Welt überzeugen. Sie muss schnelle Bedienung am HV-Platz erlauben, Stammkunden mit Boni binden, saisonale Aktionen abbilden und die Auswertungen pro Sortiments-Klasse liefern, damit Du als Inhaber siehst, wo Du Geld verdienst.

Quill ist genau für diese moderne Apotheke gebaut. Wir sehen Apotheker:innen, die zusätzlich Beauty-Beratung anbieten, kleine Workshops zu Naturheilkunde machen, Heim-Belieferung organisieren, Pflegekassen-Hilfsmittel verleihen — und für all das eine Kasse brauchen, die mitwächst. Wir sehen auch Apotheken, die heute noch mit einer 10 Jahre alten On-Prem-Kasse arbeiten und wissen, dass sie umstellen müssen, aber Angst vor dem Wechsel haben. Unser Onboarding ist genau darauf zugeschnitten: Wir übernehmen Stammdaten aus Deinem alten System (CSV-Export reicht meist), bilden Deine Kategorien nach und schalten parallel zur alten Kasse einen Test-Modus, in dem Dein Team Quill kennenlernt. Erst wenn das sitzt, ziehen wir um.

Sondersortimente, die Quill besonders gut abbildet

Kosmetik (Eigenmarken, La-Roche-Posay, Vichy, Avène — jeweils mit korrekter EAN und MwSt-Klasse 19 %). Medizinprodukte (Verbandsmaterial, Inhalationsgeräte, Blutdruckmessgeräte — je nach Klassifizierung 7 % oder 19 %). Verleih (Milchpumpen, Inhalationsgeräte mit Kautionsmechanismus). Heim-Belieferung als interner Standort mit eigenem Lager-Bewegungsjournal. Hilfsmittel mit Kassenzuzahlung (separate Kategorie für Hilfsmittelverordnungen, die NICHT übers Rechenzentrum laufen). Kosmetik-Aktionen und Frühjahrs-/Sommer-/Winter-Sortimente mit Zeitfenster. Naturheilkunde-Produkte (homöopathische Mittel, Pflanzenheilkunde — wahlweise als eigene Kategorie).

Was vor dem Wechsel auf Quill zu klären ist

Eine saubere Inventur als Startbasis (am Wochenende vor Go-Live). Klarheit, welche Artikel von Phoenix/Sanacorp regelmäßig kommen (damit die Wareneingangs-Routine sauber automatisiert werden kann). Eine Liste der Kundenkategorien (Heim-Belieferung, Pflegedienste, Privatkunden, B2B-Geschäfte) mit den jeweiligen Rabattregeln. Eine Abstimmung mit dem Steuerberater zu Sachkonten-Mapping (welche DATEV-Konten sollen für OTC, Kosmetik, Medizinprodukte, Sondersortimente verwendet werden). Und natürlich: Hardware-Inventur (welche Tablets, Drucker, Scanner sind vorhanden, was muss neu gekauft werden).

Drei typische Apotheken-Szenarien mit Quill

Einzelapotheke in der Innenstadt, 8 Mitarbeiter:innen, ~250 Kunden täglich. Setup: zwei Sunmi T3 Pro Hauptkassen am HV-Platz, ein Sunmi D3 Mini in der Beratungsecke für Kosmetik. Beim Onboarding wurden Stammdaten aus dem Lauer-Fischer-Datenstamm via CSV übernommen, Kategorien an die OTC-/Kosmetik-/Medizinprodukt-Struktur angepasst. Drei Wochen Parallelbetrieb, dann Komplett-Umstieg. Sieben Monate später: durchschnittlicher Vorgang am HV-Platz 8 Sekunden (vorher 14), Kosmetik-Umsatz +18 % (transparente Auswertung zeigt, wo Beratungs-Up-Sell läuft), Stammkundenkartei verdoppelt durch das integrierte Loyalty-Modul.

Filialapotheken-Verbund mit 4 Standorten in einer Stadt. Vorher: jede Filiale eigene Kasse, eigene Stammdaten, jede Nacht ein CSV-Export für die Zentrale. Probleme: Stammdaten waren zwischen Filialen abweichend (Kosmetik-Aktion lief in Filiale A 2 Wochen, in Filiale B 4 Wochen — niemand wusste warum). Mit Quill: ein zentraler Stammdaten-Pool, jede Filiale hat eigenes Verkaufsteam und eigenen Z-Bon, aber dieselben Artikel, Preise und Aktionen. Filialleiter sehen im Cockpit, was bei den Kolleg:innen gerade läuft. Nebeneffekt: Personal-Aushilfen in einer Filiale brauchen keine Einarbeitung — die Oberfläche ist überall gleich.

Apotheke mit Heim-Belieferung und Pflegekassen-Hilfsmittel-Verleih. Spezialität: 30 % des Umsatzes läuft über Heim-Belieferung (Pflegeheime, ambulante Pflegedienste). Klassisch war das Excel-Listen und manuelle Erstellung von Sammelrechnungen einmal pro Woche. Mit Quill: Heim ist eine eigene Kundenkategorie, jede Lieferung wird als „Verkauf gegen Rechnung" gebucht (statt Sofort-Bezahlung), wöchentliche Sammelrechnung pro Heim automatisch generiert. Verleih läuft über eine eigene Verleih-Kategorie mit Kaution. Auswertung pro Heim, pro Pflegedienst, pro Monat — auf Knopfdruck.

Migrations-Schritte aus der Praxis

Schritt 1: Erstgespräch (60 Min telefonisch), Bedarfsanalyse, Hardware-Empfehlung. Schritt 2: Stammdaten-Übernahme. Du exportierst aus Deiner aktuellen Kasse einen CSV mit Artikel, Preis, MwSt-Klasse, EAN. Wir importieren, prüfen, ergänzen Kategorien. Schritt 3: Test-Modus parallel zur alten Kasse, dauert typisch 2–4 Wochen. Schritt 4: Schulungs-Termin (60–90 Min auf Wunsch vor Ort oder remote), das ganze Team läuft den Workflow einmal durch. Schritt 5: Go-Live an einem ruhigen Montag, wir sind erreichbar für Rückfragen. Schritt 6: Nach-Termin nach 2 Wochen, was läuft, was hakt, Feinjustierung.

Häufige Fragen