Quill & DATEV - Steuerberater-Übergabe ohne Stress

Worum es geht

DATEV ist in Deutschland der dominierende Buchhaltungs-Standard - vor allem in der Steuerberater-Welt. Wenn Ihr Steuerberater DATEV nutzt (und das tun die meisten), möchten Sie Ihre Kassendaten so liefern, dass er sie ohne Nachbearbeitung importieren kann. Genau das macht der DATEV-Export von Quill.

Welche Formate Quill liefert

• DATEV-CSV (Format 1.0/2.0): Modern, standardisiert, mit allen Pflichtfeldern. Empfohlen für aktuelle DATEV-Versionen.
• DATEV-ASCII (klassisches Format): Für ältere DATEV-Setups und manche Spezialwünsche. Weniger Spalten, gleicher Buchungs-Inhalt.
• Beleg-PDFs (optional): Auf Wunsch werden Einzel-Belege als PDF mitgeliefert, wenn der Steuerberater einzelne Vorgänge nachvollziehen will.

Was im Export drin ist

Konten-Mapping nach SKR03 und SKR04

Quill liefert beide gängigen Kontenrahmen vorkonfiguriert. Beispiel SKR03:

• Erlöse 19 % USt → 8400
• Erlöse 7 % USt → 8300
• Erlöse 0 % USt → 8200
• Kassenbestand → 1000
• Geldtransit (Kartenzahlung) → 1360
• Sonstige Erträge (positive Differenzen) → 2719
• Sonstige Aufwendungen (negative Differenzen) → 4970

Bei SKR04 funktioniert das analog mit anderen Kontennummern. Im Admin-Cockpit pflegen Sie das individuelle Mapping Ihres Steuerberaters.

Debitoren / Kreditoren

Wenn Sie Rechnungs-Kunden haben (z. B. B2B mit Zahlungsziel), legt Quill für sie einen Debitor in Ihrem Buchhaltungskreis an. Konten-Nummern starten bei 10000 und folgen einer fortlaufenden Logik (per offset + ref). Für Lieferanten gilt das gleiche im Kreditoren-Bereich (ab 70000).

DATEV Unternehmen online

Wenn Sie „DATEV Unternehmen online" nutzen, können Sie den CSV-Export direkt dort hochladen. Ihr Steuerberater sieht die Daten in seinem DATEV-Mandanten und kann sie nach Prüfung übernehmen. Der Workflow ist:

1. Quill exportiert nach Monatsende (oder Quartal/Jahr).
2. Sie laden die CSV in DATEV Unternehmen online hoch.
3. Steuerberater prüft und übernimmt.
4. USt-Voranmeldung wird in DATEV gemacht.

Ohne DATEV Unternehmen online schicken Sie die CSV-Datei per Mail oder über Ihr Daten-Austauschsystem.

Was Sie dabei sparen

• Zeit: Statt manueller Buchungs-Erfassung 1-3 Stunden pro Monat.
• Steuerberater-Stunden: Der direkte CSV-Import spart Ihrem Steuerberater Buchungs-Erfassung. Manche bieten dafür Rabatte oder einen Festpreis.
• Fehler: Tippfehler bei manueller Eingabe entfallen.

Was Sie beachten sollten

• Kontenrahmen abstimmen: Fragen Sie Ihren Steuerberater vorab nach seinem SKR und nach Sonderkonten (z. B. eigene Erlös-Konten pro Geschäftsbereich).
• Erste Übergabe in Ruhe machen: Beim ersten Export setzen sich beide Seiten zusammen und prüfen das Ergebnis. Danach läuft es routiniert.
• Verfahrensdokumentation: Das DATEV-Mapping gehört in Ihre Verfahrensdokumentation (GoBD-Pflicht). Die Belege selbst signiert das TSE-Kassensystem revisionssicher.

Einrichtung

Wir machen die DATEV-Anbindung gemeinsam mit Ihnen und Ihrem Steuerberater. Typisch:

1. Telefon-Termin mit Ihrem Steuerberater (15 Minuten).
2. Konten-Mapping anlegen (im Admin-Cockpit, 15 Minuten).
3. Test-Export mit einem Tag oder einer Woche.
4. Ergebnis prüfen, ggf. Mapping anpassen.
5. Echtbetrieb mit monatlicher Übergabe.

Buchungsschlüssel-Logik im DATEV-Export

DATEV unterscheidet zwischen Konten-Buchung und Buchungsschlüssel-Logik. Quill nutzt für Erlös-Buchungen die Buchungsschlüssel:

• 1 Inland Erlös 19 % USt
• 2 Inland Erlös 7 % USt
• 3 Inland Erlös 0 % USt (steuerfrei)
• 9 Inland Erlös innergemeinschaftlich

Der Vorteil: Ihr Steuerberater muss die MwSt-Aufteilung nicht manuell vornehmen - DATEV liest den Schlüssel und rechnet automatisch.

EÜR vs. Bilanz - was ändert sich?

• EÜR (Einnahmen-Überschuss-Rechnung): einfache Variante für kleine Selbständige. Quill liefert die Erlöse, Sie machen keine separaten Bestandsbuchungen.
• Bilanz: für GmbHs, UGs und größere Unternehmen. Quill liefert die gleichen Buchungen - der Steuerberater macht die Jahresabschluss-Buchungen (Abschreibungen, Rückstellungen) zusätzlich.

Egal welcher Modus: das Konten-Mapping in Quill bleibt gleich.

Was Sie nicht selbst machen sollten

Klare Empfehlung: das Konten-Mapping initial nicht alleine festlegen - sprechen Sie vorher mit Ihrem Steuerberater. Falsche Konten in den ersten Monaten zu korrigieren ist mühsam (Storno-Buchungen, Umbuchungen), und manche Konten haben USt-Folgen, die nicht offensichtlich sind.

Bei Quill-Erstinstallationen ist die Konten-Abstimmung Teil des Onboarding - wir machen das mit Ihnen und Ihrem Steuerberater zusammen.

Internationale Buchhaltung

Wenn Sie in der EU außerhalb Deutschlands tätig sind (z. B. Filiale in Österreich, Online-Verkäufe in andere EU-Länder), unterstützt Quill grundsätzlich auch die UStG-Auslandsbuchungen. DATEV hat dafür separate Konten und Buchungsschlüssel. Bei mehrländischen Setups sprechen wir gemeinsam mit dem Steuerberater über die richtige Architektur.

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Alle Angaben Stand Mai 2026, ohne Gewähr. Genannte Drittanbieter-Funktionen können sich ändern - bitte vor Vertragsabschluss prüfen.