Kurz beantwortet: Wer elektronisch kassiert, muss zu jedem Verkauf einen Beleg ausstellen und dem Kunden zur Verfügung stellen (§ 146a Abs. 2 Satz 1 AO). Papier ist dafür schon heute nicht zwingend: Mit Zustimmung des Kunden darf der Beleg elektronisch in einem standardisierten Datenformat ausgegeben werden (§ 6 Satz 5 KassenSichV). Nach dem Regierungsentwurf vom 23. September 2026 soll ab dem 1. Januar 2028 die Pflicht zum Papierbon ganz entfallen; Bundestag und Bundesrat müssen noch zustimmen, Einzelheiten können sich ändern.
Stand: 23. September 2026. Das Bundeskabinett hat am 23. September 2026 den Regierungsentwurf zur Kassenpflicht beschlossen: elektronische Kasse ab dem 1. Januar 2028 für Betriebe mit mehr als 100.000 € Gesamtumsatz, ausgenommen bei einem Barumsatz unter 12.000 € im Jahr, weitere Ausnahmen per Rechtsverordnung. Bundestag und Bundesrat müssen noch zustimmen, Einzelheiten können sich ändern. Dass es Papier auf Verlangen weiter geben soll, steht im Referentenentwurf vom 7. August 2026; ob der Regierungsentwurf das unverändert übernimmt, prüfen wir, sobald die Drucksache vorliegt.
Belegausgabepflicht heute: Beleg ja, Papier nicht zwingend
Seit 2020 gilt für jede elektronische Kasse die Belegausgabepflicht, umgangssprachlich auch Bonpflicht oder Belegerteilungspflicht. Nach § 146a Abs. 2 Satz 1 AO ist dem Kunden in unmittelbarem zeitlichem Zusammenhang mit dem Verkauf ein Beleg auszustellen und zur Verfügung zu stellen. Drei Punkte werden dabei oft falsch verstanden:
- Pflicht ist das Ausstellen und Anbieten. Eine Pflicht des Kunden, den Beleg mitzunehmen, steht nicht im Gesetz.
- Der Beleg muss nicht auf Papier sein. Nach § 6 Satz 5 KassenSichV kann er in Papierform oder mit Zustimmung des Belegempfängers elektronisch in einem standardisierten Datenformat ausgegeben werden. Ohne Zustimmung bleibt es beim Papierbeleg.
- Eine Befreiung ist die Ausnahme. Beim Verkauf von Waren an eine Vielzahl nicht bekannter Personen kann das Finanzamt nach Ermessen befreien, widerruflich (§ 146a Abs. 2 Satz 2 und 3 AO i. V. m. § 148 AO).
Wer eine offene Ladenkasse ohne elektronisches Gerät führt, fällt nicht unter die Belegausgabepflicht, muss seine Einnahmen aber täglich aufzeichnen. Was dort gilt und was sich mit der geplanten Kassenpflicht ändert, steht auf der Seite Offene Ladenkasse.
Welche Angaben auf jeden Kassenbeleg gehören
Ob Papier oder digital: Der Inhalt ist derselbe. § 6 Satz 1 KassenSichV nennt sieben Mindestangaben. Die rechte Spalte zeigt, wo sie auf dem digitalen Beleg von Quill stehen; geprüft an einem Testbeleg mit Musterdaten aus der aktuellen Quill-Version.
| Angabe | Fundstelle (KassenSichV) | Auf dem digitalen Quill-Beleg |
|---|---|---|
| Vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers | § 6 S. 1 Nr. 1 | Kopf mit Name, Straße, PLZ und Ort aus Ihren Stammdaten, dazu Steuernummer oder USt-IdNr. |
| Datum der Belegausstellung sowie Zeitpunkt von Vorgangsbeginn und Vorgangsbeendigung | § 6 S. 1 Nr. 2 | Datum im Belegkopf, Vorgangsbeginn und Vorgangsende im TSE-Block |
| Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Umfang und Art der sonstigen Leistung | § 6 S. 1 Nr. 3 | jede Position mit Menge, Einzelpreis und Zeilensumme |
| Transaktionsnummer | § 6 S. 1 Nr. 4 | Transaktionsnummer im TSE-Block |
| Entgelt und darauf entfallender Steuerbetrag in einer Summe sowie der anzuwendende Steuersatz (oder ein Hinweis auf die Steuerbefreiung) | § 6 S. 1 Nr. 5 | Summe sowie je Steuersatz Netto, Steuer und Brutto |
| Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungssystems sowie Seriennummer der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung | § 6 S. 1 Nr. 6 | TSE-Seriennummer vollständig und Kassen-Seriennummer |
| Prüfwert der Vorgangsbeendigung und fortlaufender Signaturzähler | § 6 S. 1 Nr. 7 | Signatur und Signaturzähler, dazu der TSE-QR-Code nach DSFinV-K |
Die Angaben müssen ohne Hilfsmittel lesbar oder aus einem QR-Code auslesbar sein, der dem Format der DSFinV-K entspricht (§ 6 Satz 2 und 3 KassenSichV). Fehlen die Daten der TSE, also Transaktionsnummer, Seriennummer, Signatur oder Signaturzähler, ist der Beleg unvollständig, auch wenn Artikel und Summe stimmen.
Was sich nach dem Regierungsentwurf ab 2028 ändert
Das Bundeskabinett hat am 23. September 2026 den Regierungsentwurf für ein „Zweites Kassengesetz“ beschlossen. Für den Beleg bedeutet das: digitale Belegbereitstellung ab 2028 statt der Pflicht zum Papierbon. Wer einen Papierbeleg verlangt, soll ihn nach dem Referentenentwurf vom 7. August 2026 weiterhin bekommen. Gleichzeitig soll die elektronische Kasse für Betriebe mit mehr als 100.000 € Gesamtumsatz zur Pflicht werden.
| Thema | Heute (seit 2020) | Nach dem Regierungsentwurf ab 1. Januar 2028 |
|---|---|---|
| Beleg zu jedem Verkauf | Pflicht: ausstellen und zur Verfügung stellen | bleibt Pflicht, der Beleg wird digital bereitgestellt |
| Papierbon | übliche Form; digital nur mit Zustimmung des Kunden | nur noch auf Verlangen (Referentenentwurf vom 7. August 2026) |
| Elektronische Kasse | keine Pflicht; wer elektronisch kassiert, braucht eine TSE | Pflicht für Betriebe mit mehr als 100.000 € Gesamtumsatz, ausgenommen bei einem Barumsatz unter 12.000 € im Jahr |
Bundestag und Bundesrat müssen noch zustimmen, Einzelheiten können sich ändern. Wen die Kassenpflicht trifft und welche Ausnahmen geplant sind, erklärt die Seite Registrierkassenpflicht.
So funktioniert ein QR-Beleg an der Kasse
- Der Verkauf wird wie gewohnt gebucht und von der TSE signiert.
- Die Kasse zeigt auf dem Kundendisplay einen QR-Code, der auf genau diesen Beleg verweist.
- Der Kunde scannt ihn mit der Handykamera, öffnet den Beleg im Browser und speichert ihn als PDF.
- Will der Kunde Papier, drucken Sie den Bon nach.
Voraussetzung ist ein Display, das der Kunde sehen kann. Ohne Kundendisplay bleibt der gedruckte Bon der einfachere Weg. Worauf Sie bei der Auswahl der Kasse achten sollten:
- Der digitale Beleg enthält alle sieben Angaben aus der Tabelle oben, auch die TSE-Daten.
- Er liegt in einem Standardformat vor, das sich ohne besondere Software öffnen lässt, etwa als PDF.
- Der Link ist nicht erratbar und zeigt nur diesen einen Beleg.
- Der Kunde muss weder E-Mail-Adresse noch Kundenkonto angeben. Das spart Aufwand an der Kasse und beim Datenschutz.
- Papier auf Wunsch geht jederzeit.
So stellt Quill den Beleg digital bereit
In Quill schalten Sie den digitalen Beleg in den Einstellungen ein („Digitaler Beleg (QR auf dem Kundendisplay)“). Danach läuft jeder Verkauf so:
- QR-Code auf dem Kundendisplay: Nach dem Bezahlen zeigt das Display „Beleg aufs Handy“ mit einem QR-Code. Die Anzeige bleibt dafür rund 25 Sekunden stehen.
- Beleg ohne App und Anmeldung: Der Kunde öffnet seinen Beleg im Browser und lädt ihn als PDF. Der Link enthält einen zufälligen Schlüssel mit 48 Zeichen, zeigt nur diesen einen Beleg und ist für Suchmaschinen gesperrt.
- Alle Pflichtangaben: Name und Anschrift, Positionen, Steuer je Satz, Zahlart und der vollständige TSE-Block mit Transaktionsnummer, Signaturzähler, Vorgangsbeginn und -ende, Seriennummern, Signatur und TSE-QR-Code.
- Kein Papier, außer auf Wunsch: Der automatische Kundenbon entfällt. Braucht jemand Papier, druckt die Kasse den Bon mit dem Knopf „Bon trotzdem drucken“. Küchen- und Thekenbons druckt Quill unabhängig davon weiter.
Den QR-Code zeigen Kassen mit Kundendisplay, zum Beispiel die Sunmi T3 Pro mit 10,1-Zoll-Kundendisplay (749 € netto einmalig). Ist der Schalter aus, druckt Quill den Bon wie gewohnt. Die Signatur kommt aus der BSI-zertifizierten Cloud-TSE. Die Software kostet ab 29 € netto im Monat, die Cloud-TSE 9 € netto im Monat (Software monatlich kündbar, Cloud-TSE mit 12 Monaten Mindestlaufzeit). Alle Pakete stehen auf der Preisseite.
Digitaler Beleg an Ihrer Kasse? Wir rufen Sie zurück, zeigen Ihnen den QR-Beleg und stellen Kasse, Kundendisplay und Cloud-TSE für Ihren Betrieb zusammen.
Häufige Fragen zum digitalen Kassenbon
Wird die Bonpflicht 2028 abgeschafft?
Nicht ganz. Nach dem Regierungsentwurf vom 23. September 2026 soll ab dem 1. Januar 2028 die Pflicht zum Papierbon entfallen. Einen Beleg muss es weiterhin geben, er wird dann digital bereitgestellt. Wer Papier verlangt, soll es nach dem Referentenentwurf vom 7. August 2026 weiterhin bekommen. Bundestag und Bundesrat müssen noch zustimmen, Einzelheiten können sich ändern.
Darf ich schon heute nur digitale Belege ausgeben?
Ja, wenn der Kunde zustimmt. Nach § 6 Satz 5 KassenSichV kann ein Beleg in Papierform oder mit Zustimmung des Belegempfängers elektronisch in einem standardisierten Datenformat ausgegeben werden. Stimmt der Kunde nicht zu, bekommt er den Beleg auf Papier.
Muss der Kunde den Kassenbon mitnehmen?
Das Gesetz verpflichtet den Unternehmer, den Beleg auszustellen und dem Kunden zur Verfügung zu stellen (§ 146a Abs. 2 Satz 1 AO). Eine Pflicht des Kunden, ihn mitzunehmen, enthält die Vorschrift nicht. Beim digitalen Beleg entsteht gar kein Papier, das liegen bleiben könnte.
Was muss auf einem digitalen Kassenbeleg stehen?
Dasselbe wie auf dem Papierbon, denn § 6 Satz 1 KassenSichV unterscheidet nicht nach der Form: Name und Anschrift des Unternehmens, Datum sowie Beginn und Ende des Vorgangs, Menge und Art der Ware oder Leistung, Transaktionsnummer, Betrag mit Steuerbetrag und Steuersatz, Seriennummer der Kasse und der TSE sowie Prüfwert (Signatur) und Signaturzähler der TSE.
Gilt die Belegausgabepflicht auch für die offene Ladenkasse?
Nein. § 146a Abs. 2 Satz 1 AO knüpft an Geschäftsvorfälle an, die mit einem elektronischen Aufzeichnungssystem erfasst werden. Wer ohne elektronische Kasse arbeitet, muss seine Einnahmen trotzdem täglich nachvollziehbar aufzeichnen; was dort gilt, steht auf der Seite Offene Ladenkasse.
Kann ich mich von der Belegausgabepflicht befreien lassen?
Beim Verkauf von Waren an eine Vielzahl nicht bekannter Personen können die Finanzbehörden nach § 148 AO aus Zumutbarkeitsgründen nach pflichtgemäßem Ermessen von der Belegausgabepflicht befreien; die Befreiung kann widerrufen werden (§ 146a Abs. 2 Satz 2 und 3 AO). Ob das für Ihren Betrieb in Frage kommt, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung.
Was steht im QR-Code auf dem Kassenbon?
Der QR-Code macht die Pflichtangaben maschinell auslesbar und folgt dem Format der DSFinV-K (§ 6 Satz 2 und 3 KassenSichV). Er enthält unter anderem Kassen-Seriennummer, Transaktionsnummer, Signaturzähler, Vorgangsbeginn und Vorgangsende, den Signaturalgorithmus und die Signatur der TSE. So lässt sich prüfen, ob der Beleg zu den Daten der TSE passt.
Wie bekommt der Kunde bei Quill den digitalen Beleg?
Über einen QR-Code auf dem Kundendisplay der Kasse. Der Kunde scannt ihn mit der Handykamera, öffnet den Beleg im Browser ohne App und ohne Anmeldung und lädt ihn als PDF. Möchte er Papier, drucken Sie den Bon mit dem Knopf „Bon trotzdem drucken“. Den digitalen Beleg schalten Sie in den Einstellungen ein.
Quellen (Stand 01.10.2026)
- § 146a AO: Ordnungsvorschrift für die Buchführung und für Aufzeichnungen mittels elektronischer Aufzeichnungssysteme
- § 148 AO: Bewilligung von Erleichterungen
- § 6 KassenSichV: Anforderungen an den Beleg
- § 146 AO: Ordnungsvorschriften für die Buchführung und für Aufzeichnungen
- Bundesfinanzministerium, Meldung vom 23.09.2026 zum Kabinettsbeschluss
- heise online, 23.09.2026: Bundeskabinett beschließt Ende der Kassenbon-Pflicht
- PwC Steuern & Recht, 25.09.2026: Gesetzentwurf zur Einführung einer Kassenpflicht vom Bundeskabinett beschlossen
- Bundesfinanzministerium, Referentenentwurf vom 7. August 2026 und Diskussionsentwurf der Ausnahmeverordnung
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