Worum es geht
FiBu ist in Deutschland der dominierende Buchhaltungs-Standard - vor allem in der Steuerberater-Welt. Wenn Ihr Steuerberater FiBu nutzt (und das tun die meisten), möchten Sie Ihre Kassendaten so liefern, dass er sie ohne Nachbearbeitung importieren kann. Genau das macht der FiBu-Export von Quill.
Welche Formate Quill liefert
- FiBu-CSV (Format 1.0/2.0): Modern, standardisiert, mit allen Pflichtfeldern. Empfohlen für aktuelle FiBu-Versionen.
- FiBu-ASCII (klassisches Format): Für ältere FiBu-Setups und manche Spezialwünsche. Weniger Spalten, gleicher Buchungs-Inhalt.
- Beleg-PDFs (optional): Auf Wunsch werden Einzel-Belege als PDF mitgeliefert, wenn der Steuerberater einzelne Vorgänge nachvollziehen will.
Was im Export drin ist
| Spalte | Inhalt |
|---|---|
| Umsatz | Betrag inkl. MwSt |
| Soll/Haben | Buchungs-Richtung |
| Konto | Erlös-Konto, Kassenbestand, Geldtransit |
| Gegenkonto | Je nach Buchungs-Logik |
| Buchungsschlüssel | 1 (USt 19 %), 2 (USt 7 %), 3 (steuerfrei) etc. |
| Belegdatum | Z-Bon-Datum oder Vorgangs-Datum |
| Belegfeld 1/2 | Beleg-Nummer / Z-Bon-Nummer |
| Buchungstext | „Tagesumsatz [Datum]" oder ähnlich |
Konten-Mapping nach SKR03 und SKR04
Quill liefert beide gängigen Kontenrahmen vorkonfiguriert. Beispiel SKR03:
- Erlöse 19 % USt →
8400 - Erlöse 7 % USt →
8300 - Erlöse 0 % USt →
8200 - Kassenbestand →
1000 - Geldtransit (Kartenzahlung) →
1360 - Sonstige Erträge (positive Differenzen) →
2719 - Sonstige Aufwendungen (negative Differenzen) →
4970
Bei SKR04 funktioniert das analog mit anderen Kontennummern. Im Admin-Cockpit pflegen Sie das individuelle Mapping Ihres Steuerberaters.
Debitoren / Kreditoren
Wenn Sie Rechnungs-Kunden haben (z. B. B2B mit Zahlungsziel), legt Quill für sie einen Debitor in Ihrem Buchhaltungskreis an. Konten-Nummern starten bei 10000 und folgen einer fortlaufenden Logik (per offset + ref). Für Lieferanten gilt das gleiche im Kreditoren-Bereich (ab 70000).
Übergabe über das Portal Ihres Steuerberaters
Wenn Ihre Kanzlei ein Buchhaltungs-Portal nutzt, können Sie den CSV-Export direkt dort hochladen. Ihr Steuerberater sieht die Daten in seinem Mandanten und kann sie nach Prüfung übernehmen. Der Workflow ist:
- Quill exportiert nach Monatsende (oder Quartal/Jahr).
- Sie laden die CSV im Portal Ihrer Kanzlei hoch.
- Steuerberater prüft und übernimmt.
- USt-Voranmeldung wird in FiBu gemacht.
Ohne Portal schicken Sie die CSV-Datei einfach per Mail oder über Ihr Daten-Austauschsystem.
Was Sie dabei sparen
- Zeit: Statt manueller Buchungs-Erfassung 1-3 Stunden pro Monat.
- Steuerberater-Stunden: Der direkte CSV-Import spart Ihrem Steuerberater Buchungs-Erfassung. Manche bieten dafür Rabatte oder einen Festpreis.
- Fehler: Tippfehler bei manueller Eingabe entfallen.
Was Sie beachten sollten
- Kontenrahmen abstimmen: Fragen Sie Ihren Steuerberater vorab nach seinem SKR und nach Sonderkonten (z. B. eigene Erlös-Konten pro Geschäftsbereich).
- Erste Übergabe in Ruhe machen: Beim ersten Export setzen sich beide Seiten zusammen und prüfen das Ergebnis. Danach läuft es routiniert.
- Verfahrensdokumentation: Das FiBu-Zuordnung gehört in Ihre Verfahrensdokumentation (GoBD-Pflicht). Die Belege selbst signiert das TSE-Kassensystem revisionssicher.
Einrichtung
Wir machen die FiBu-Anbindung gemeinsam mit Ihnen und Ihrem Steuerberater. Typisch:
- Telefon-Termin mit Ihrem Steuerberater (15 Minuten).
- Konten-Mapping anlegen (im Admin-Cockpit, 15 Minuten).
- Test-Export mit einem Tag oder einer Woche.
- Ergebnis prüfen, ggf. Mapping anpassen.
- Echtbetrieb mit monatlicher Übergabe.
Buchungsschlüssel-Logik im FiBu-Export
FiBu unterscheidet zwischen Konten-Buchung und Buchungsschlüssel-Logik. Quill nutzt für Erlös-Buchungen die Buchungsschlüssel:
1Inland Erlös 19 % USt2Inland Erlös 7 % USt3Inland Erlös 0 % USt (steuerfrei)9Inland Erlös innergemeinschaftlich
Der Vorteil: Ihr Steuerberater muss die MwSt-Aufteilung nicht manuell vornehmen - FiBu liest den Schlüssel und rechnet automatisch.
EÜR vs. Bilanz - was ändert sich?
- EÜR (Einnahmen-Überschuss-Rechnung): einfache Variante für kleine Selbständige. Quill liefert die Erlöse, Sie machen keine separaten Bestandsbuchungen.
- Bilanz: für GmbHs, UGs und größere Unternehmen. Quill liefert die gleichen Buchungen - der Steuerberater macht die Jahresabschluss-Buchungen (Abschreibungen, Rückstellungen) zusätzlich.
Egal welcher Modus: das Konten-Mapping in Quill bleibt gleich.
Was Sie nicht selbst machen sollten
Klare Empfehlung: das Konten-Mapping initial nicht alleine festlegen - sprechen Sie vorher mit Ihrem Steuerberater. Falsche Konten in den ersten Monaten zu korrigieren ist mühsam (Storno-Buchungen, Umbuchungen), und manche Konten haben USt-Folgen, die nicht offensichtlich sind.
Bei Quill-Erstinstallationen ist die Konten-Abstimmung Teil des Onboarding - wir machen das mit Ihnen und Ihrem Steuerberater zusammen.
Internationale Buchhaltung
Wenn Sie in der EU außerhalb Deutschlands tätig sind (z. B. Filiale in Österreich, Online-Verkäufe in andere EU-Länder), unterstützt Quill grundsätzlich auch die UStG-Auslandsbuchungen. FiBu hat dafür separate Konten und Buchungsschlüssel. Bei mehrländischen Setups sprechen wir gemeinsam mit dem Steuerberater über die richtige Architektur.
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Alle Angaben Stand Mai 2026, ohne Gewähr. Genannte Drittanbieter-Funktionen können sich ändern - bitte vor Vertragsabschluss prüfen.