Café
Kassensystem für Café & Specialty-Coffee
Ein Café ist heute selten nur ein Café. Es ist Frühstücks-Spot, To-Go-Coffee-Bar, Loyalty-Programm-Hub, Bohnen-Verkaufsstelle und am Wochenende oft Brunch-Restaurant. Die Anforderungen an die Kasse: schnell für To-Go-Bestellungen, smart bei Stammkunden, fair bei Trinkgeld an die Baristas, mit dem richtigen Steuersatz am Artikel.
Kurz beantwortet: Quill kostet für Cafés je nach Paket 45 bis 149 € netto im Monat, dazu die Cloud-TSE für 9 € netto im Monat (Software monatlich kündbar, Cloud-TSE mit 12 Monaten Mindestlaufzeit). Quill Tresen bringt Tischplan, Split pro Person, Bon-Routing und Trinkgeld, Quill Komplett zusätzlich Website-Baukasten und Onlineshop. Sunmi-Kassen mit Quill gibt es ab 349 € netto einmalig plus 29 € Freischaltung. Ein Angebot bekommen Sie per Rückruf.
Quill macht das. Eine Sunmi-Kasse am Tresen, Schnellzugriff für die Top-15-Getränke (Cappuccino, Flat White, Cortado, Cold Brew, Filter, Specialty-Variationen), Außer-Haus-Kennzeichnung für To-Go, Kundenbecher-Rabatt als Rabatt-Taste angelegt (klassisch 0,30-0,50 €), Treuepunkte für Stammgäste, zum Beispiel 1 Punkt je Euro, eingelöst als Rabatt - und Trinkgeld am Display für den Barista, der gerade dran ist. Welche Module das abdecken, zeigt die Funktionsübersicht.
Specialty-Coffee bringt Eigenheiten: häufiger Bohnen-Wechsel (Singles, Blends, Saison-Roastings), Bohnen-Verkauf an Privatkunden zum Mitnehmen (eigene Kategorie mit 7 % MwSt für Lebensmittel). Quill hat all das im Stamm und auf Schnellzugriff abgebildet - ohne dass Sie Excel-Listen pflegen.
Frühstückskarte am Wochenende ist die zweite Schicht: Tisch öffnen, Bestellungen splitten, Bondruck zur Küche, Trinkgeld pro Service-Mitarbeiter. Im Wochen-Schnitt ergibt das ein vielschichtiges Geschäft, das eine Kasse halten muss - und Quill hält es. Welches Sunmi-Terminal in den engen Café-Tresen passt, steht in der Hardware-Übersicht - oder Sie sehen den To-Go-Speed direkt in einer Live-Demo.
Tag im Leben
Ein Café-Tag mit Quill
07:00 Uhr - To-Go-Schicht startet. Erste Pendler kommen. Bestellung: „Großer Flat White zum Mitnehmen mit Hafermilch und einem Mandelhörnchen." Quill: Flat White (Schnellzugriff-Tab), Hafermilch-Aufschlag, Mandelhörnchen, „Außer-Haus" - der Bon markiert die Positionen mit (A), der Steuersatz kommt vom Artikel, 6,40 € total. Kunde nennt: „Habe meinen eigenen Becher dabei." Quill: Kundenbecher-Rabatt (-0,30 €), neuer Total 6,10 €. Kontaktlos, fertig in 8 Sekunden.
09:00 Uhr - Stammgäste. Die Kasse erkennt den gewählten Kunden, schreibt Treuepunkte gut und zieht beim Einlösen den Rabatt direkt vom Bon ab.
10:30 Uhr - Bohnen-Verkauf. Stammkunde will 250 g vom „Äthiopien Yirgacheffe" als ganze Bohne mit nach Hause. Eigene Kategorie „Bohnen-Verkauf", 7 % MwSt (Lebensmittel), Schnellzugriff. 12 € total, digitaler Beleg per QR-Code.
12:00 Uhr - Brunch-Service startet. Im Sitzbereich Tisch 3, 4 Personen. Bestellung: Pancakes, Avocado-Toast, 2 Cappuccino, 1 Saft, 1 Bowl. Quill öffnet Tisch 3, Bestellung wird gesplittet aufnehmbar. Bondruck zur Küche (Pancakes, Toast, Bowl) und zur Bar (Cappuccino, Saft). Speisen tragen 7 %, Getränke 19 % MwSt, jeweils vom Artikel.
14:00 Uhr - Tisch 3 will splitten. Jede Person zahlt eigene Position, Trinkgeld kommt pro Person extra. Quill split-tet in 3 Sekunden, 4 separate Bons, 4 separate Trinkgeld-Posten, alle dem Service-Mitarbeiter Eva zugeschrieben.
17:00 Uhr - Bohnen-Wechsel zur Abend-Service. Heute ab 17 Uhr läuft Cold Brew mit dem „Kolumbien Single Origin" statt mit dem Standard-Blend. Sie tauschen in Quill den Artikel - eine Eingabe.
20:00 Uhr, Tagesabschluss. Z-Bon, getrennt nach To-Go und Im-Haus, getrennt nach Bohnen-Verkauf, Getränken und Speisen. Trinkgeld-Auswertung pro Mitarbeiter (Eva, Markus, Janik). Cloud-Backup im Hintergrund. Den DSFinV-K-Export laden Sie unter Berichte als TAR-Datei herunter.
Kernfunktionen für Café
- To-Go-Workflow mit Außer-Haus-Kennzeichnung. To-Go-Vorgänge per Taste kennzeichnen: Der Bon markiert sie mit (A), der Bericht weist To-Go und Im-Haus getrennt aus. Der Steuersatz hängt am Artikel und ändert sich dadurch nicht.
- Kundenbecher-Rabatt als Rabatt-Taste. Als Rabatt-Taste angelegt (klassisch 0,30-0,50 €): ein Tipp beim Vorgang, transparent auf dem Bon ausgewiesen. Kompatibel mit Mehrweg-Pflicht für To-Go-Becher.
- Treuepunkte für Stammgäste. Treuepunkte am Kundenstamm: Punkte je Euro und Wert je Punkt stellen Sie selbst ein. Mehr zum Loyalty-Modul.
- Bohnen-Wechselsortiment. Singles, Blends, Saison-Roastings als eigene Artikel. Schnellzugriff für die aktuelle Auswahl, einfaches Tauschen bei Sortimentswechsel.
- Bohnen-Verkauf als eigene Kategorie. Verkauf von 250 g/500 g/1 kg ganzen Bohnen oder gemahlen. Eigene MwSt-Klasse (7 % Lebensmittel), Schnellzugriff, eigene Auswertung.
- Brunch-/Tisch-Workflow. Tisch öffnen, Bestellungen aufnehmen, splitten, Bondruck zur Küche und Bar getrennt. Klassischer Gastro-Workflow im Wochenend-Service.
- Trinkgeld am Display pro Barista. Beim Bezahlen Tipping-Stufen (5/10/15 % oder eigener Betrag). Quill schreibt das Trinkgeld dem Mitarbeiter zu, der den Vorgang bedient hat. Monats-Auswertung pro Barista für faire Verteilung.
- Frühstückskarte mit Allergen-Hinweisen. Pro Artikel Allergen-Tags, daraus eine druckbare Allergen-Karte. EU-1169/2011 erfüllt.
Quill Tresen 45 €/Monat · Cloud-TSE 9 €/Monat · Gerät ab 349 € einmalig
Software monatlich kündbar, TSE-Laufzeit 12 Monate. Alle Preise netto. Software 14 Tage kostenlos testen
Welche Quill-Bausteine ein Café wirklich braucht
Nicht jedes Café braucht jeden Baustein. Diese Übersicht hilft beim Zuschnitt. Welche Bausteine in welchem Tarif stecken, steht in der Preisübersicht.
| Situation im Café | Baustein in Quill |
|---|---|
| Hafermilch, Extra-Shot, Sirup gegen Aufpreis | Optionale Artikel: Extras hängen am Getränk und stehen einzeln auf dem Bon |
| To-Go und Verzehr vor Ort | Außer-Haus-Schalter je Vorgang, der Bon markiert die Positionen mit (A). Der Steuersatz hängt am Artikel |
| Brunch am Wochenende mit Tischen | Tischverwaltung mit Stationsbon an Küche und Bar, getrennt zahlen je Gast |
| Stammgäste belohnen | Treuepunkte am Kundenstamm, Wert je Punkt frei einstellbar |
| Kuchen mit Allergenen | Allergen-Kennzeichnung nach LMIV am Artikel |
| Gutscheine zum Verschenken | Wertgutscheine und Rabatt-Codes |
| Trinkgeld | Trinkgeld-Buchung an der Kasse |
Was ein Café meist nicht braucht: eine volle Warenwirtschaft mit Lieferanten und Inventur. Bei einer überschaubaren Karte reicht die Artikelliste der Kasse.
Branchen-Herausforderungen
- To-Go-Speed in der Morgen-Rush. 8-9 Uhr ist Schlange auf der Straße. Quill schafft mit Schnellzugriff plus Soft-POS unter 10 Sekunden pro Vorgang. Ohne Quill: oft 20+ Sekunden, Schlange auf der Straße.
- Loyalty muss einfach sein. Plastikkarten gehen verloren, Apps installiert kaum jemand. In Quill hängen die Treuepunkte am Kundenstamm: Sie wählen den Gast an der Kasse aus, die Punkte werden gutgeschrieben.
- Trinkgeld pro Barista, nicht pro Schicht. Wenn drei Baristas in einer Schicht arbeiten, ist „Trinkgeld pauschal auf die Schicht" unfair. Quill schreibt das Trinkgeld pro Vorgang dem aktuellen Barista zu - das ist die saubere Lösung.
- Bohnen-Sortiment wechselt monatlich. Specialty-Coffee lebt vom Wechsel. Quill macht das Tauschen einfach (ein Klick pro Artikel).
- Brunch-Service ist anderes Tempo. Wochenende: Tisch-Service mit Bondruck zur Küche, Split-Rechnungen, vollständig anderer Workflow als To-Go. Quill schaltet zwischen beiden ohne Re-Konfiguration.
Compliance & TSE
Café-Compliance ist eine vereinfachte Gastro-Compliance: TSE, DSFinV-K, MwSt-Trennung, Allergen-Hinweise. Quill bedient alles.
- TSE Fiskaly Cloud signiert jeden Vorgang manipulationssicher (KassenSichV §1).
- DSFinV-K-Export mit Trennung nach Warengruppe (Bohnen-Verkauf, Getränke, Speisen); To-Go und Im-Haus stehen getrennt im Bericht. Saubere Außenprüfungs-Mappe.
- MwSt seit 2026: Seit 1. Januar 2026 gelten für Speisen 7 %, im Lokal wie zum Mitnehmen; Getränke 19 %. In Quill hängt der Steuersatz am Artikel; Außer-Haus-Verkäufe kennzeichnen Sie per Schalter, der Bon markiert sie mit (A). Sonderfälle wie Milchmischgetränke klären Sie mit Ihrer Steuerberatung.
- Belegausgabepflicht (§146a AO) erfüllt: Bon-Druck Standard, QR-Beleg optional.
- Mehrweg-Pflicht für To-Go-Becher (Verpackungsgesetz): Kundenbecher-Rabatt fördert Mehrweg, in Quill als Standard-Option hinterlegbar.
- EU-1169/2011 (Allergen-Hinweise): Pro Artikel Allergen-Tags, ausdruckbare Allergen-Karte.
- DSGVO bei Loyalty-Programmen: Kundendaten verschlüsselt, Audit-Log, Recht auf Vergessen.
- Trinkgeld korrekt verbucht (durchlaufender Posten oder Lohnbestandteil) - im Onboarding mit Ihrem Steuerberater abstimmen.
- GoBD-Konformität mit lückenlosem Bon-Journal.
Detail-Infos: TSE · DSFinV-K · KassenSichV · GoBD
Wie TSE, Belegausgabe und DSFinV-K zusammenhängen, erklärt die Übersicht zur Fiskalisierung in Deutschland.
Hardware-Empfehlung
Für den Tresen: Sunmi D3 Mini (399 €) als All-in-One mit Thermo-Bondrucker im Sockel, passt in den engsten Café-Tresen. Bei viel Brunch-Service zusätzlich Sunmi V3h Mobile (349 €) für mobile Bestellung am Tisch. Für einen zweiten Verkaufsplatz oder das Wochenende: zweiter D3 Mini parallel. Kartenzahlung über Soft-POS am Display (kontaktlos für Coffee-Speed) oder über ZVT-Terminal Ihrer Hausbank - vendor-neutral. Brother QL-Etikettendrucker für Bohnen-Verpackungs-Etiketten optional. Hardware-Übersicht · Kartenzahlung.
Fertig eingerichtet kommt das Gerät als Hardware-Bundle mit Quill vorinstalliert; alle Geräte stehen in der Hardware-Übersicht.
Was ein Kassensystem für Cafés kostet
Zwei Rechenbeispiele über 36 Monate, gerechnet wie im Gesamtkosten-Rechner: Software, Cloud-TSE, Gerät und Freischaltung, alle Beträge netto. Je Kasse ist eine Cloud-TSE eingerechnet.
Software monatlich kündbar, Cloud-TSE mit 12 Monaten Mindestlaufzeit. Die Konditionen für die Kartenzahlung stehen in Ihrem Angebot. Zusatzmodule außerhalb des Pakets sind nicht eingerechnet. Geräte gibt es auch zur Miete, den Mietpreis nennen wir im Angebot. Eigene Konfiguration berechnen
Branchenkontext & Praxis
Der Markt - Specialty Coffee als Wachstumssegment
Die deutsche Café-Landschaft ist im Umbau. Klassische Stadtteil-Cafés geraten unter Druck durch Ketten (Starbucks, Espresso House, Café+Co) und gleichzeitig durch eine wachsende Specialty-Coffee-Szene (Roasteries mit eigenem Café, Boutique-Coffee-Shops mit Brewing-Bar). Die Specialty-Szene definiert die Erwartung des Gastes neu: Herkunftsangaben auf der Karte, Single-Origin-Bohnen, Cold Brew, Filter, alternative Milch-Optionen als Standard. Wer mit klassischer Italo-Cappuccino-Karte arbeitet, verliert Boden.
Quill ist für genau diese moderne Café-Realität entworfen. Schnellzugriff-Tabs für die aktuellen Bohnen-Sortimente, Bohnen-Verkauf für zu Hause als eigene Kategorie mit 7 % MwSt, Treuepunkte am Kundenstamm (ohne App für den Gast), Kundenbecher-Rabatt als Rabatt-Taste und Trinkgeld am Display direkt auf den Barista.
Was Quill besonders gut macht
Bohnen-Wechselsortiment (Singles, Blends, Saison-Roastings als eigene Artikel, monatlicher Wechsel ist 5 Minuten Pflegeaufwand). To-Go-Workflow mit Außer-Haus-Kennzeichnung (der Steuersatz hängt am Artikel). Kundenbecher-Rabatt als Rabatt-Taste (0,30-0,50 € klassisch). Treuepunkte am Kundenstamm (Punkte je Euro und Wert je Punkt frei einstellbar). Brunch-Workflow am Wochenende mit Tisch-Service, Bondruck zur Küche und Split-Rechnungen. Trinkgeld pro Vorgang dem aktuellen Barista zugeschrieben - Monatsauswertung „Trinkgeld pro Barista" für faire Verteilung.
Was Quill nicht versucht: keine Brühanlagen-Steuerung, keine Rohbohnen-Bestellverwaltung (Coffee-Sourcing läuft in der Specialty-Roastery-Welt mit eigenen Tools), keine Brewing-Recipe-Verwaltung (das ist Barista-Handwerk auf der Maschine, nicht in der Kasse).
Klärungspunkte vor dem Wechsel
Welches Sortiment läuft heute (klassische Karte oder Specialty mit Wechsel-Bohnen)? Wie ist der Bohnen-Verkauf strukturiert (250g/500g/1kg, ganze Bohne oder gemahlen)? Welcher Kundenbecher-Rabatt gilt? Wie viele Treuepunkte soll es je Euro geben, und was ist ein Punkt wert? Wie wird Trinkgeld heute verteilt? Gibt es Wochenend-Brunch mit Tisch-Service? Welche Allergen-Tags müssen auf der Karte stehen?
Drei Beispiel-Szenarien
Drei Beispielbetriebe, wie wir sie einrichten würden. Das sind keine Kundenberichte.
Beispiel-Setup: Specialty-Coffee-Shop in der Innenstadt, 60 m² mit Brewing-Bar und kleinem Sitzbereich. Schwerpunkt: Filter, Cold Brew, Cappuccino, Flat White, alle mit Single-Origin-Bohnen, Sortiment wechselt monatlich. Mit Quill: ein Sunmi D3 Mini am Tresen, Schnellzugriff für aktuelle 6 Getränke. Bohnen-Verkauf für zu Hause als eigene Kategorie (250g und 500g, ganze Bohne und gemahlen). Treuepunkte für Stammgäste am Kundenstamm. Trinkgeld am Display wird dem Barista zugeordnet, der kassiert hat; der Bericht je Bediener macht die Verteilung transparent.
Stadtteil-Café mit Wochenend-Brunch. Werktags klassischer To-Go-Kaffee-Verkauf, Samstag/Sonntag Brunch mit Tisch-Service. Mit Quill: ein Sunmi D3 Mini für To-Go + Sunmi V3h Mobile für mobile Bestellung am Tisch im Brunch-Modus. Bondruck zur Küche getrennt von Bar-Bondruck. Brunch-Tisch öffnen, Bestellung aufnehmen, splitten, Trinkgeld am Display pro Person. Speisen tragen im Brunch wie im To-Go-Verkauf 7 % MwSt, Getränke 19 %.
Roastery mit eigenem Café-Bereich. Spezialität: hoher Bohnen-Verkauf-Anteil (40 % des Umsatzes), Café-Bereich ist quasi „Showroom" für die eigenen Roastings. Mit Quill: Bohnen-Verkauf hat eigenen Schnellzugriff mit 12-15 Sorten, je nach aktueller Roasting-Liste. Bohnen-Verkauf-Auswertung pro Roasting (welches verkauft sich gut, welches nicht) hilft beim nächsten Roasting-Plan. Kunden, die im Café einen Filter trinken und die Bohne dann kaufen, sehen die direkte Verbindung - und die Treuepunkte gelten für beide Bereiche.
Onboarding-Pfad
Erstgespräch zur Bedarfsanalyse: Sortiments-Struktur, Bohnen-Welt, To-Go vs. Im-Haus, Loyalty-Modell, Trinkgeld-Verteilung (60 Min telefonisch). Stammdaten-Aufnahme: Getränke, Bohnen, Speisen, Aktionen. Hardware-Lieferung in 3-5 Werktagen, vorinstalliert und konfiguriert. Schulung des Teams (1-1,5 h vor Ort), Schwerpunkte: Brunch-Workflow, Bohnen-Wechsel, Loyalty-Bedienung. Go-Live an einem ruhigen Wochentag mit telefonischer Begleitung. Nach 2 Wochen: Feedback und Feinjustierung der Schnellzugriff-Layouts. Insgesamt typisch 3 Wochen vom Erstgespräch bis zum stabilen Betrieb.
Häufige Fragen
Wie belohne ich Stammgäste?
Mit Treuepunkten am Kundenstamm: Voreingestellt ist 1 Punkt je Euro Umsatz und 1 Cent Rabatt je Punkt, beide Werte ändern Sie in den Einstellungen. An der Kasse wählen Sie den Gast aus, die Punkte werden gutgeschrieben und beim Einlösen direkt vom Bon abgezogen. Eine App braucht Ihr Gast nicht.
Welche MwSt gilt im Café seit 2026?
Seit 1. Januar 2026 gelten für Speisen 7 %, im Lokal wie zum Mitnehmen; Getränke 19 %. In Quill hängt der Steuersatz am Artikel; Außer-Haus-Verkäufe kennzeichnen Sie per Schalter, der Bon markiert sie mit (A). Sonderfälle wie Milchmischgetränke klären Sie mit Ihrer Steuerberatung.
Kundenbecher-Rabatt - wie hoch?
Hinterlegbar pro Café (klassisch 0,30-0,50 €). Ein Klick beim Vorgang, transparent auf dem Bon ausgewiesen. Erfüllt die Anreiz-Komponente der Mehrweg-Pflicht aus dem Verpackungsgesetz.
Können wir Bohnen-Verkauf für zu Hause anbieten?
Ja. Eigene Kategorie „Bohnen-Verkauf" mit 7 % MwSt (Lebensmittel). Verkaufseinheiten 250g/500g/1kg konfigurierbar, ganze Bohne oder gemahlen wählbar. Eigene Auswertung für die Buchhaltung.
Wie schnell ist die Morgen-Rush bei euch?
Mit Schnellzugriff-Tabs (Cappuccino, Flat White, Cortado, Filter, Cold Brew als Direkt-Buttons) plus Soft-POS-Kontaktlos: 6-10 Sekunden pro Vorgang. Bei zwei Sunmi-Terminals parallel ist 120+ Vorgänge/Stunde realistisch.
Trinkgeld am Display - wer bekommt das?
Der Mitarbeiter, der den Vorgang bedient hat (eingeloggt per PIN). Auswertung „Trinkgeld pro Barista" monatlich, faire Basis für Verteilung oder Auszahlung. Buchhalterisch als durchlaufender Posten oder Lohnbestandteil - mit Steuerberater abstimmen.
Können wir Wochenend-Brunch mit Tisch-Service abbilden?
Ja. Im Brunch-Modus laufen Tisch-Workflows: Tisch öffnen, Bestellung aufnehmen, Bondruck zur Küche, Split-Rechnung, Trinkgeld pro Person. Klassischer Gastro-Workflow, ohne dass der To-Go-Speed darunter leidet.
Bohnen-Wechselsortiment - wie aufwendig ist das?
In Quill ein Klick pro Artikel: alten Single deaktivieren, neuen aktivieren. Monatlicher Sortiments-Wechsel ist 5 Minuten Pflegeaufwand.
Was kostet ein Kassensystem für ein Café?
Mit Quill Tresen, einer Kasse und einer Sunmi D3 Mini zahlen Sie einmalig 428 € (Gerät 399 € plus 29 € Freischaltung) und 54 € im Monat für Software und Cloud-TSE, über 36 Monate zusammen 2.372 € netto. Software monatlich kündbar, Cloud-TSE mit 12 Monaten Mindestlaufzeit. Die Konditionen für die Kartenzahlung stehen in Ihrem Angebot. Andere Pakete, mehrere Kassen oder ein eigenes Gerät rechnet der Gesamtkosten-Rechner auf der Preisseite.
Bereit für Ihre Café-Kasse?
Name und Telefon genügen. Wir klären Ihre Abläufe und empfehlen die passende Hardware. Wir melden uns werktags, spätestens am nächsten Werktag (Servicezeiten Mo–Fr 9–18 Uhr).
Telefon 0551 27 07 01 39 · WhatsApp · Mo–Fr 9–18 Uhr