Quill für Café & Specialty-Coffee

Tag im Leben

Kernfunktionen für Café

• To-Go-Workflow mit MwSt-Umschaltung. To-Go = 7 %, Im-Haus = 19 % (außer Hot-Drinks, die sind immer 19 %, Heißgetränke à warm-zum-Verzehr). Quill macht die Regeln automatisch korrekt.
• Kundenbecher-Rabatt mit einem Klick. Hinterlegter Rabatt-Betrag (klassisch 0,30–0,50 €), ein Klick beim Vorgang, transparent auf dem Bon ausgewiesen. Kompatibel mit Mehrweg-Pflicht für To-Go-Becher.
• Loyalty-Stempelkarte digital. Jeder zehnte Kaffee gratis (oder Deine Variante). Kunde zeigt QR-Code im Handy, Quill stempelt, beim 10. Stempel automatisch 100 % Rabatt. Volle Kontrolle über Stempelmenge, Belohnung und Gültigkeit.
• Bohnen-Wechselsortiment. Singles, Blends, Saison-Roastings als eigene Artikel mit Tasting-Notes. Schnellzugriff für die aktuelle Auswahl, einfaches Tauschen bei Sortimentswechsel.
• Bohnen-Verkauf als eigene Kategorie. Verkauf von 250 g/500 g/1 kg ganzen Bohnen oder gemahlen. Eigene MwSt-Klasse (7 % Lebensmittel), Schnellzugriff, eigene Auswertung.
• Brunch-/Tisch-Workflow. Tisch öffnen, Bestellungen aufnehmen, splittten, Bondruck zur Küche und Bar getrennt. Klassischer Gastro-Workflow im Wochenend-Service.
• Trinkgeld am Display pro Barista. Beim Bezahlen Tipping-Stufen (5/10/15 % oder eigener Betrag). Quill schreibt das Trinkgeld dem Mitarbeiter zu, der den Vorgang bedient hat. Monats-Auswertung pro Barista für faire Verteilung.
• Frühstückskarte mit Allergen-Hinweisen. Pro Artikel Allergen-Tags, auf Knopfdruck Allergen-Karte ausdruckbar. EU-1169/2011 erfüllt.

Branchen-Herausforderungen

• To-Go-Speed in der Morgen-Rush. 8–9 Uhr ist Schlange auf der Straße. Quill schafft mit Schnellzugriff plus Soft-POS unter 10 Sekunden pro Vorgang. Ohne Quill: oft 20+ Sekunden, Schlange auf der Straße.
• Loyalty muss einfach sein. Plastikkarten verlieren Kunden, Apps installieren sie nicht. QR-Code im Handy ist die niedrigste Hürde. Quill nutzt das und macht keinen App-Store-Stress.
• Trinkgeld pro Barista, nicht pro Schicht. Wenn drei Baristas in einer Schicht arbeiten, ist „Trinkgeld pauschal auf die Schicht" unfair. Quill schreibt das Trinkgeld pro Vorgang dem aktuellen Barista zu — das ist die saubere Lösung.
• MwSt bei Kaffee ist tricky. Heißgetränk (Kaffee, Tee) ist „warm-zum-Verzehr" und damit eine Dienstleistung — auch To-Go gilt oft 19 %. Cold Brew oder Limonade To-Go: 7 %. Quill kennt die Regeln, bucht automatisch korrekt.
• Bohnen-Sortiment wechselt monatlich. Specialty-Coffee lebt vom Wechsel. Quill macht das Tauschen einfach (ein Klick pro Artikel), Tasting-Notes werden direkt auf den Bon übernommen.
• Brunch-Service ist anderes Tempo. Wochenende: Tisch-Service mit Bondruck zur Küche, Split-Rechnungen, vollständig anderer Workflow als To-Go. Quill schaltet zwischen beiden ohne Re-Konfiguration.

Compliance & TSE

Café-Compliance ist eine vereinfachte Gastro-Compliance: TSE, DSFinV-K, MwSt-Trennung, Allergen-Hinweise. Quill bedient alles.

• TSE Fiskaly Cloud signiert jeden Vorgang manipulationssicher (KassenSichV §1).
• DSFinV-K-Export mit Trennung To-Go vs. Im-Haus vs. Bohnen-Verkauf. Saubere Außenprüfungs-Mappe.
• MwSt-Regeln korrekt: Heißgetränke immer 19 % (warm-zum-Verzehr-Dienstleistung), kalte Getränke und Speisen je nach To-Go/Im-Haus 7 %/19 %, Bohnen-Verkauf als Lebensmittel 7 %.
• Belegausgabepflicht (§146a AO) erfüllt: Bon-Druck Standard, QR-Beleg optional.
• Mehrweg-Pflicht für To-Go-Becher (Verpackungsgesetz): Kundenbecher-Rabatt fördert Mehrweg, in Quill als Standard-Option hinterlegbar.
• EU-1169/2011 (Allergen-Hinweise): Pro Artikel Allergen-Tags, ausdruckbare Allergen-Karte.
• DSGVO bei Loyalty-Programmen: Kundendaten verschlüsselt, Audit-Log, Recht auf Vergessen.
• Trinkgeld korrekt verbucht (durchlaufender Posten oder Lohnbestandteil) — im Onboarding mit Deinem Steuerberater abstimmen.
• GoBD-Konformität mit lückenlosem Bon-Journal.

Detail-Infos: TSE · DSFinV-K · KassenSichV · GoBD

Hardware-Empfehlung

Für den Tresen: Sunmi D3 Mini (399 €) als All-in-One mit integriertem 80-mm-Bondrucker — passt in den engsten Café-Tresen. Bei viel Brunch-Service zusätzlich Sunmi V3h Mobile (449 €) für mobile Bestellung am Tisch. Für einen zweiten Verkaufsplatz oder das Wochenende: zweiter D3 Mini parallel. Karten­zahlung über Soft-POS am Display (kontaktlos für Coffee-Speed) oder über ZVT-Terminal Deiner Hausbank — vendor-neutral. Brother QL-Etikettendrucker für Bohnen-Verpackungs-Etiketten optional. Hardware-Übersicht · Karten­zahlung.

Preisindikation

Einzelnes Café: Komplett-Paket. Loyalty-Modul ist im Komplett-Paket bereits inklusive. Café-Kette mit 2–5 Standorten: Enterprise mit Mehrstandort-Sync. Aktuelle Preise.

Branchenkontext & Praxis

Der Markt — Specialty Coffee als Wachstumssegment

Die deutsche Café-Landschaft ist im Umbau. Klassische Stadtteil-Cafés geraten unter Druck durch Ketten (Starbucks, Espresso House, Café+Co) und gleichzeitig durch eine wachsende Specialty-Coffee-Szene (Roasteries mit eigenem Café, Boutique-Coffee-Shops mit Brewing-Bar). Die Specialty-Szene wächst zweistellig pro Jahr und definiert die Erwartung des Gastes neu: Tasting-Notes auf der Karte, Single-Origin-Bohnen, Cold Brew, Filter, alternative Milch-Optionen als Standard. Wer mit klassischer Italo-Cappuccino-Karte arbeitet, verliert Boden.

Quill ist für genau diese moderne Café-Realität entworfen. Schnellzugriff-Tabs für die aktuellen Bohnen-Sortimente, Tasting-Notes auf dem Bon, Bohnen-Verkauf für zu Hause als eigene Kategorie mit 7 % MwSt, Loyalty-Stempelkarte digital (kein App-Store-Stress, einfach QR-Code im Handy), Kundenbecher-Rabatt mit einem Klick und Trinkgeld am Display direkt auf den Barista.

Was Quill besonders gut macht

Bohnen-Wechselsortiment mit Tasting-Notes (Singles, Blends, Saison-Roastings als eigene Artikel, monatlicher Wechsel ist 5 Minuten Pflegeaufwand). To-Go-Workflow mit MwSt-Umschaltung (Heißgetränke immer 19 % als „warm-zum-Verzehr"-Dienstleistung, kalte Getränke und Speisen To-Go 7 %, Im-Haus 19 %). Kundenbecher-Rabatt hinterlegt (0,30–0,50 € klassisch). Loyalty-Stempelkarte digital (jeder 10. Kaffee gratis, automatisch). Brunch-Workflow am Wochenende mit Tisch-Service, Bondruck zur Küche und Split-Rechnungen. Trinkgeld pro Vorgang dem aktuellen Barista zugeschrieben — Monatsauswertung „Trinkgeld pro Barista" für faire Verteilung.

Was Quill nicht versucht: keine Brühanlagen-Steuerung, keine Rohbohnen-Bestellverwaltung (Coffee-Sourcing läuft in der Specialty-Roastery-Welt mit eigenen Tools), keine Brewing-Recipe-Verwaltung (das ist Barista-Handwerk auf der Maschine, nicht in der Kasse).

Klärungspunkte vor dem Wechsel

Welches Sortiment läuft heute (klassische Karte oder Specialty mit Wechsel-Bohnen)? Wie ist der Bohnen-Verkauf strukturiert (250g/500g/1kg, ganze Bohne oder gemahlen)? Welcher Kundenbecher-Rabatt gilt? Wie soll das Loyalty-Programm aussehen (jeder 10. gratis, oder Variante)? Wie wird Trinkgeld heute verteilt? Gibt es Wochenend-Brunch mit Tisch-Service? Welche Allergen-Tags müssen auf der Karte stehen?

Drei typische Café-Szenarien mit Quill

Specialty-Coffee-Shop in der Innenstadt, 60 m² mit Brewing-Bar und kleinem Sitzbereich. Schwerpunkt: Filter, Cold Brew, Cappuccino, Flat White, alle mit Single-Origin-Bohnen, Sortiment wechselt monatlich. Mit Quill: ein Sunmi D3 Mini am Tresen, Schnellzugriff für aktuelle 6 Getränke. Tasting-Notes laufen auf dem Bon mit. Bohnen-Verkauf für zu Hause als eigene Kategorie (250g und 500g, ganze Bohne und gemahlen). Loyalty-Stempelkarte: jeder 10. Kaffee gratis — 35 % der Gäste sind Stammkunden mit aktivem Stempelpass. Trinkgeld am Display geht direkt auf den Barista, monatliches Trinkgeld-Reporting macht das transparent für alle.

Stadtteil-Café mit Wochenend-Brunch. Werktags klassischer To-Go-Kaffee-Verkauf, Samstag/Sonntag Brunch mit Tisch-Service. Mit Quill: ein Sunmi D3 Mini für To-Go + Sunmi V3h Mobile für mobile Bestellung am Tisch im Brunch-Modus. Bondruck zur Küche getrennt von Bar-Bondruck. Brunch-Tisch öffnen, Bestellung aufnehmen, splitten, Trinkgeld am Display pro Person. Im Brunch-Modus 19 % MwSt auf Im-Haus-Speisen, im To-Go-Modus 7 % auf kalte Speisen und Bohnen-Verkauf.

Roastery mit eigenem Café-Bereich. Spezialität: hoher Bohnen-Verkauf-Anteil (40 % des Umsatzes), Café-Bereich ist quasi „Showroom" für die eigenen Roastings. Mit Quill: Bohnen-Verkauf hat eigenen Schnellzugriff mit 12–15 Sorten, je nach aktueller Roasting-Liste. Bohnen-Verkauf-Auswertung pro Roasting (welches verkauft sich gut, welches nicht) hilft beim nächsten Roasting-Plan. Kunden, die im Café einen Filter trinken und die Bohne dann kaufen, sehen die direkte Verbindung — und die Quill-Loyalty-Karte umfasst beide Bereiche.

Onboarding-Pfad

Erstgespräch zur Bedarfsanalyse: Sortiments-Struktur, Bohnen-Welt, To-Go vs. Im-Haus, Loyalty-Modell, Trinkgeld-Verteilung (60 Min telefonisch). Stammdaten-Aufnahme: Getränke, Bohnen, Speisen, Aktionen. Hardware-Lieferung in 5–7 Tagen, vorinstalliert und konfiguriert. Schulung des Teams (1–1,5 h vor Ort), Schwerpunkte: Brunch-Workflow, Bohnen-Wechsel, Loyalty-Bedienung. Go-Live an einem ruhigen Wochentag mit telefonischer Begleitung. Nach 2 Wochen: Feedback und Feinjustierung der Schnellzugriff-Layouts. Insgesamt typisch 3 Wochen vom Erstgespräch bis zum stabilen Betrieb.

Häufige Fragen